11.Список. Сортировка данных. Понятие о списке (базе данных )

Электронную таблица Excel можно использовать для организации работы с небольшими базами данных. В этом случае электронная таблица называется списком или базой данных Excel (список – база данных, которая находится на листе).

В связи с этим существует специальная терминология.

Строка списка – запись базы данных.

Столбец списка – поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей, как и с базой данных, называют ее именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, который занимает только одну строку. Данные всегда располагаются начиная со следующей строки после области имен полей. (шапка таблицы) Весь блок ячеек с данными называется областью данных.

Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных.

Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).

Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита, но обязательное требуется размещение в одной ячейке.

Для размещения имени поля в одной ячейке, необходимо:

выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей.

список необходимо выровнять в ячейке по вертикали – по центру и по горизонтали – по значению

установить значок на "переносить по словам".

В Excel со списками можно выполнить любые из нижеперечисленных ниже операций.

Заполнить список данными – фильтровать списки в соответствии с определенными критериями

Сортировать данные в списке

Вычислить промежуточные итоги на основе требований функций

Создавать итоговые сводные таблицы на основе информации из списка

Сортировка списка – изменение порядка следования записей в списке. Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется с установлением любых параметров.

(Данные-сортировка и фильтр-сортировка от А до Я)

Цель – упорядочивание данных. Сортировка осуществляется в списке, т.к. многие оперативные группировки данных можно использовать только после проведения операции сортировки. В Excel предусмотрена многоуровневая сортировка.

3 уровня:

сначала осуществляется сортировка в столбце первого уровня

затем сортируются одинаковые записи первого столбца по столбцу второго уровня

сортируются одинаковые записи второго столбца по столбцу третьего уровня.

Также устанавливается порядок сортировки в столбцах (по возрастанию и по убыванию). Можно также задавать дополнительные свойства сортировки в кнопке "параметры".

12.Использование команды итоги для организации списков.

Эта команда помогает упорядочить список по средствам группировки записей с выводом промежуточных итогов или др.вспомогательной информации. Она применяется для вывода итоговой суммы в верхнем или нижней части списка и облегчает суммирование числовых столбцов.

Удобный способ быстрого обобщения и анализа данных в электронной таблице. Для того, чтобы имелась возможность автоматически подводить общие и промежуточные итоги, данные в таблице должны быть организованы в виде списка или базы данных. Если данные в таблице организованы неправильно, то Excel может не понять структуру таблицы и не выполнить операции подведения итогов. Перед вычислением общих и промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итоги. Для того, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

При подведении итогов Excel автоматически создает формулу, добавляет строку или строки для записи промежуточных итогов и представляет адреса ячеек данных. Для одной и той же группы данных можно одновременно вычислить промежуточные итоги с помощью нескольких функций, а также вычислить "вложенные" (многоуровневые) итоги.

Значение общих и промежуточных итогов пересчитывается автоматически при каждом изменении деталей данных.