Банковская документация и документооборот.

Каждая банковская операция осуществляется на основании документа, который по ней оформлен. По экономическому содержанию проводимых операций банковские документы можно подразделить на три группы: кассовые, мемориальные, внебалансовые.

Кассовыми называются документы, которые оформляются по операциям с наличными деньгами. Кассовые документы делятся на 2 группы: приходные и расходные. Приходные – те, на основании которых деньги поступают в кассу. Расходные – те, на основании которых деньги из кассы выдают. К приходным кассовым документам относят – приходный кассовый ордер, объявление на взнос наличными (при приеме наличных денег на счет юридического лица). К расходным кассовым документам относят – расходный кассовый ордер, денежный чек (выдача денег со счета юридического агами, документами, т.е. по операциям, которые лица).

Мемориальные – документы по безналичным или внутренним операциям банка. К мемориальным документам относят мемориальный ордер (на зачисление и на списание), платежные поручения, аккредитив и т.д.

Внебалансовые – документы, которые оформляют по операциям с ценностями, с ценными бумагами, документами, т.е. по операциям, которые учитываются на внебалансовых счетах. Внебалансовый ордер – приходный и расходный.

Любой документ содержит данные без которых документ теряет силу. Эти данные называют реквизиты документов. Любой банковский документ содержит как минимум 5 обязательных реквизитов.

Обязательные реквизиты:

• Дата

• Подпись ответственного лица

• Сумма

• Содержание операции

• Наименование банка (штамп)

В зависимости от вида операции к обязательным добавляют дополнительные реквизиты.

Хранение банковских документов.

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные, клиента банка. Ответственность возлагается на руководителя или главного бухгалтера банка. Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. При хранении документов должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. База данных лицевых счетов ведется обязательным дублированием, как минимум на 2 различных носителях и должна обеспечивать сохранение информации в течение установленного срока. Электронные документы хранятся в виде базы данных в электронном виде с возможностью выведения документов на бумагу. Бумажные документы хранятся подлинными за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Правила ведения архивов регулируется действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России.

Все документы оформляются на бланках строго установленного образца. Бланки делятся на 2 типа ли на 2 группы: простые бланки и бланки строгой отчетности. Простые бланки могут быть изготовлены типографическим способом или могут быть изготовлены с помощью принтера ПК. Простые бланки расходуются бесконтрольно. Бланки строгой отчетности расходуются под контролем. Каждый бланк имеет условную стоимость 1 рубль. Ценные бланки изготавливаются в специальных типографиях; содержат отдельные элементы средств защиты (типографский номер и серию, водяные знаки, микро-рисунки). К бланкам строгой отчетности относят сберкнижки, денежные чеки, квитанции и т.д.

Хранение банковских документов должно обеспечить безопасность хранения, недоступность для посторонних лиц и определенную систему хранения документов.