3Вопрос: « Этапы процесса контроля и его эффективность».

В процессе контроля есть три чётко различимых этапа. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер:

I этап: Установление стандартов. Стандарты – это конкретные цели, достижение которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организаций. Цели, которые используют в качестве стандартов для контроля, характеризуются наличием временных рамок (в которых должна быть выполнена работа) и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

II этап: Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют стандартам. При этом он принимает важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – самый трудный и самый дорогой элемент контроля. После вынесения оценки процесс контроля переходит на завершающий этап.

III этап: Менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения:

1. ничего не предпринимать, то есть если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Однако в управлении нельзя рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже более совершенные методы должны подвергаться изменениям;

2. устранить отклонения. Осуществление корректировки может быть достигнуто путём изменения внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов;

3. пересмотр стандартов (в сторону повышения или понижения). Сами стандарты могут оказаться нереальными, так как они основываются на планах. А планы – это лишь прогнозы будущего. Также необходимость пересмотра стандартов может служить симптомом проблем, возникших либо в процессе контроля, либо в процессе планирования.

Контроль является эффективным (обеспечивает достижение целей организации), если он имеет: 1) стратегический характер, то есть отражает общие приоритеты организации и поддерживает их; 2) нацелен на достижение конкретных результатов; 3) соответствует контролируемому виду деятельности; 4) своевременен; 5) гибок; 6) прост; 7) экономичен.

Билет № 21.

1Вопрос: « Сущность, особенности и виды контроля».

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Контроль является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. Американский ученый-экономист Питер Драккер писал, что контроль и определение направления – это синонимы. А мы бы добавили (В. Орлов), контроль – это наиболее эффективное средство превращения реального в идеальное.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Положительная сторона контроля состоит во всемерной поддержке всего того, что является успешным для деятельности организации.

Выделим ряд особенностей контроля:

1. Контроль может осуществляться для себя и для кого-либо. Контроль не может оставаться исключительно прерогативой менеджера, назначенного "контролером", и его помощником. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Отсутствие контроля – свидетельство тяготения к либерально-попустительскому стилю управления.

2. Контроль должен отражать динамику развития подконтрольных процессов и объектов. Контроль над исполнением управленческих решений – это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, чтобы вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение случайных негативных ситуаций, которые постоянно возникают в работе.

3. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Это означает не контроль над каждым движением подчиненного, а всестороннюю осведомленность о текущих делах.

4. Для целесообразности внедрения системы контроля он должен быть: стратегически направленным; ориентированным на результаты; своевременным; гибким; экономичным и простым.

5. Для повышения эффективности деятельности организации, многие компании стремятся внедрить систему опережающего контроля, что подразумевает проведение контрольных мероприятий на промежуточных фазах. Однако это увеличивает объем контроля, негативные последствия которого были отмечены выше. Поэтому в реальной деятельности организации нередко проводят контроль не промежуточных, а итоговых значений.

6. В отличие от предприятий производственной сферы, для непроизводственных организаций характерно то, что результаты деятельности работников фирмы сложно поддаются экономической оценке, а порой даже не могут быть выражены в виде материальных носителей информации (отчеты, прогнозы), то есть для организаций непроизводственной сферы результаты могут быть оценены лишь качественными признаками.

Виды:

Предварительный контроль. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются установление и реализация политики, определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Текущий контроль. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволят исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее запланированного периода времени. При этом сравниваются фактически полученные результаты с требуемыми.