Журнал регистрации входящей почты

Дата, вх. №	Дата, исх. №	Корреспондент	Краткое содержание	Срок испол-нения	Отметка об исполнении
12.05.06 № 65	29.03.06 № 121-14	ЗАО «Турсервис»	Ответ на запрос	3.05.06	Исполнен
13.05.06 № 66	2.04.06 № 321/-7к	ООО «Фемида»	Предложе­ние креди­тов	1.05.06	Исполнен

Журналы не очень удобны для контроля исполнения при большом количестве почты. При больших корреспондентских потоках целесо­образно заводить регистрационно-контрольные картотеки. Фиксация на регистрационно-контрольной карточке (РКК) сведений, резолю­ций, факта исполнения поручений и т.п. значительно ускоряет поиск документов и облегчет контроль их исполнения в больших массивах документов. Журнал же не дает возможности делать это надлежащим образом. Возникает необходимость в дополнительных регистрацион­ных формах. При использовании для регистрации РКК необходи­мость повторного учета исключается. К тому же РКК может быть размножена в нескольких экземплярах для создания справочных кар­тотек в разных разрезах: по адресам, по подразделениям, по пробле­мам, по регионам.

3.6.3. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется службами ДОУ. Контроль включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполни­теля;

• промежуточную проверку хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля;

• информирование руководства о положении дел.

Основная цель контроля исполнения документов – обеспечение своевременного и качественного проведения работ и исполнения по­ручений. При этом служба ДОУ контролирует только сроки исполне­ния поручений и пунктов организационно-распорядительных доку­ментов, а контроль содержания осуществляют руководители подраз­делений.

Сроки исполнения исчисляются календарными днями с даты подписания документа или наложения резолюции. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательными актами и решения­ми правительственных органов. Так, на подготовку ответов по спра­вочным запросам населения для предприятий установлен срок 10 дней. На рассмотрение жалоб трудящихся – до одного месяца и т.д.

Сроки для исполнения поручений по основной деятельности и смежным вопросам устанавливаются руководителями. Изменение сроков исполнения возможно только с разрешения руководителя их установившего.

Проверка хода исполнения осуществляется:

1. для заданий на последующие годы – не реже 1 раза в год;

2. для заданий в течение года – не реже 1 раза в месяц;

3. для заданий текущего месяца – один раз в 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

3.5.4. Группирование исполненных документов, формирование и систематизация дел

При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения до­кументов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок-скоросшивателей, а папкам с отобранными доку­ментами дать соответствующие названия и пронумеровать их. А что­бы не происходило переполнения помещений папками с ненужными документами, всем им устанавливается предельный срок хранения. Исторически такие папки получили название «Дело».

Напомним: Дело – это папка с документами, имеющая на лице­вой стороне регистрационный номер, название, указание на при­надлежность, год начала комплектования и срок хранения содер­жащихся в ней документов.

Формирование дел – это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с названием Дело. Документы мо­гут отбираться и группироваться по различным признакам. Чаще все­го используется номинативный признак (по названиям докумен­тов), предметный, проблемный, отраслевой, территориальный (по городам), географический (по странам), авторский или хроно­логический.

Документы долговременного и постоянного хранения, дополни­тельно группируются по срокам хранения – 10, 25, 75 лет, Постоян­но. В таком случае к номеру Дела добавляется указатель: Том 1, Том 2, Том 3, а вложенные в них документы нумеруются сквозной нумерацией.

Включаемые в папку документы должны соответствовать назва­нию Дела, поэтому рекомендуется это название делать кратким и четко сформулированным.

Не рекомендуется давать Делу название с неявно выраженным признаком группировки, типа «Общая переписка», «Разные докумен­ты», «Справочные материалы» и т.п. При больших потоках докумен­тов некоторые из них, особенно попавшие туда случайно, могут быть здесь буквально «похоронены», потому что никому в голову не при­дет искать их там.

Если разнородных документов недостаточно для формирования специальных папок, выходом из положения может быть дополни­тельное (после названия) перечисление временно включаемых в дело документов.

Например, это может выглядеть так: