- •Федеральное агентство по образованию
- •Разработка комплекта документов
- •3.2. Регламентация общего делопроизводства
- •3.3. Формат бумажных носителей и формат документа. Бланки предприятия и основные реквизиты
- •3.5. Основные виды документов
- •3.5. Технология работы с документами
- •3.5.1. Организация документооборота
- •3.5.2. Регистрация документов
- •Журнал регистрации входящей почты
- •3.6.3. Контроль исполнения документов
- •3.5.4. Группирование исполненных документов, формирование и систематизация дел
- •Дело № 25 Документы о приеме и сдаче имущества
- •3.5.5. Номенклатура дел предприятия
- •3.5.6. Подготовка документов к архивному хранению
- •4. Порядок выполнения работы
- •Заявление
- •Заявление (для юридических лиц)
- •Структура оао Лизинговая компания «Ликострой» на 2008 г.
- •Утверждаю
- •Трудовой контракт
- •1. Предмет контракта
- •Общее описание трудовых обязанностей работника (трудовая функция)
- •3. Обязанности общества
- •4. Рабочее время и время отдыха
- •5. Меры поощрения и взыскания
- •6. Материальная ответственность
- •7. Особые условия
- •8. Условия расторжения контракта
- •9. Заключительные положения
- •10. Юридические адреса сторон:
- •Заявление
3.2. Регламентация общего делопроизводства
Организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В то же время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно улучшения работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятиях. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т.п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.
Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:
Сборник положений «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения». - М.: 1975.
ИСО 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы. Серии А и В.
ГОСТ 9327-60. Форматы бумаги.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: «Стандарты», 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: 1994.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. – М.: 2003.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.
Но большинство из них требуют серьезной переработки в связи с изменением условий в стране, внедрением компьютеров и современной оргтехники.
3.3. Формат бумажных носителей и формат документа. Бланки предприятия и основные реквизиты
Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, используемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каждый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве используются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.
Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5. Однако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм.
Формат документа это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкретные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.
Постоянное документирование требует типовой основы. Поэтому каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые заготовки для разных документов, называемые «бланками».
Многообразие типовых документов потребовало их унификации и стандартизации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицированных форм документов и процедур работы с ними.
Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003
Левое не менее 20 мм
Верхнее не менее 20 мм
Правое не менее 10 мм
Нижнее не менее 20 мм
Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на котором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.
Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название документа (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом (флаговом) штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размещается полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код электронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходимые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для регистрационного номера документа и даты регистрации.
Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращенное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.
Специальные бланки – это предметные бланки с названиями будущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки предметных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для остальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки часто называют «типовыми формами» или «формулярами». В них свободные от текста места заполняются от руки или машинным способом при оформлении документа.
|
Рис. 1. Образец углового бланка для писем
___ ________№_____________ На №________ __от_____________
|
Рис. 2. Образец продольного (линейного) расположения
реквизитов бланка для писем
Переменные реквизиты документа. Реквизиты, вносимые в процессе подготовки и оформления документа, являются переменными и зависят от содержания документа, его назначения, дня регистрации и других меняющихся условий. Базовыми являются реквизиты для писем: Адресат, Гриф ограничения доступа к документу, Регистрационный номер, Дата регистрации, Ссылка на полученный ранее документ, Приложение, Подпись, Печать, Исполнитель.
Выделяют также реквизиты для документов, имеющих наименование: Наименование документа, Регистрационный индекс документа, Город или место подготовки документа, Код формы документа, Гриф утверждения, Гриф согласования, Визы согласования и т.д.