3.5. Технология работы с документами

3.5.1. Организация документооборота

Документооборот – это движение документов внутри предпри­ятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение.

Поступающие на предприятие документы называют входящей по­чтой, а документы, отправляемые предприятием, - исходящей по­чтой.

Поступающие на предприятие документы проходят в службе ДОУ предварительную обработку, включающую вскрытие конверта, первичный осмотр и регистрацию. После регистрации они передают­ся руководству на рассмотрение.

Без рассмотрения руководством входящие документы передаются по назначению, если на конверте указано конкретное структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если таковых ни в документе, ни на конверте нет, адресат определяется по содержанию. В сложных случаях документ передается руководству. Рассмотрев документ, руководитель принимает по нему решение и ставит на сво­бодном месте резолюцию. В этом реквизите само слово РЕЗОЛЮ­ЦИЯ не пишется. Резолюция – это форма письменного поручения, сделанного от руки прямо на документе, с указанием, что, кому и к какому сроку сделать.

Затем службой ДОУ входящие документы с резолюцией руково­дства ставятся на контроль исполнения и направляются конкретным исполнителям. Конверты уничтожаются только в том случае, если ре­квизиты отправителя есть на самом документе. Обработка и передача документов должны осуществляться в день поступления документа в службу ДОУ.

Документы, подлежащие отправке во внешние организации, сортируются службой ДОУ, конвертуются, оформляются как почто­вое отправление и сдаются в отделение связи. На заказную коррес­понденцию и почтовые отправления за границу составляется, датиру­ется и подписывается опись содержимого конверта.

Исходящая почта должна обрабатываться и отправляться в день ее регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку с внутренней регистрацией.

Служба ДОУ ведет систематический учет обрабатываемых доку­ментов, включая все их виды и количество размноженных экземпля­ров. Результаты учета документооборота периодически обобщаются и доводятся службой ДОУ до сведения руководства для упорядоче­ния документооборота, сокращения почтовых затрат или совершен­ствования работы с документами.

3.5.2. Регистрация документов

Регистрация документов – это фиксация факта их создания, полу­чения или отправки путем проставления на свободной от текста части номера и даты с одновременной записью этих данных в специальных журналах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета или ис­полнения. Для этого по каждому виду документов ведутся специаль­ные журналы регистрации. Например, для писем - «Журнал регист­рации исходящей почты» и «Журнал регистрации входящей почты».

Номера для внешних документов, как правило, составные.

Например: Исх. № 218/12-36 от 28.12.2006,

где: 218 - порядковый номер в журнале, 12 - номер раздела в Но­менклатуре дел, 36 - номер подразделения-отправителя документа.

Для внутренних документов используется простая порядковая нумерация.

Исх. № 38 от 26.03.2006

Аналогичные журналы ведутся по приказам, актам, протоко­лам, объяснительным и служебным запискам и т.д. Регистрация документов должна быть однократной. Не регистрируются следующие информационные материалы:

• письма, присланные для сведения;

• телеграммы о продлении отпуска или командировки;

• технические задания на командировки;

• пригласительные билеты и приглашения на совещания;

• наряды, графики и разнарядки на работы;

• поздравительные письма и открытки;

• корреспонденция с указанием «лично»;

• печатные издания и реклама;

• бухгалтерские и плановые документы;

• исковые заявления в суд;

• объяснительные записки.

Журнал регистрации исходящей почты

Дата	Исх. №	Адресат	Краткое содержание	Примечания
12.05.06	218/12-36	ООО «Фемида»	Предложения	На контроле
13.05.06	219/08-35	Мэрия	Лицензия на работы	На контроле