Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный

технический университет

РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

ПРЕДПРИЯТИЯ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к лабораторной работе по дисциплинам

«Документоведение»,

«Защита и обработка конфиденциальных документов»

Уфа 2008

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный

технический университет

РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

ПРЕДПРИЯТИЯ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к лабораторной работе по дисциплинам

«Документоведение»,

«Защита и обработка конфиденциальных документов»

Уфа 2008

Составитель: Т.Н. Сигачева

УДК 651.7

ББК 65.050.2 (я7)

Разработка комплекта документов предприятия: Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам: «Документоведение», «Защита и обработка конфиденциальных документов»/ Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т; Сост. Т.Н. Сигачева. – Уфа, 2008. – 38 с.

Рассмотрены основные проблемы ведения делопроизводства на предприятии, приведена технология работы с документами на предприятии. Описаны этапы обработки входящих, исходящих и внутренних документов, а также организация архивного хранения документов.

Методические указания предназначены для студентов специальности 075400 (090104) – Комплексная защита объектов информатизации.

Ил. Библиогр.:

Рецензенты: Кладов В.Е.

Розанова Л.Ф.

Уфимский государственный

авиационный технический университет, 2008

Оглавление

1.	Цель работы………………………………………………………
2.	Задание……………………………………………………………
3.	Теоретическая часть……………………………………………...
3.1	Делопроизводство на предприятии.
3.2	Регламентация общего делопроизводства……………………...
3.3	Формат бумажных носителей и формат документа. Бланки
предприятия и основные реквизиты…………………………………
3.4	Основные виды документов
3.5.	Технология работы с документами……………………………..
4.	Порядок выполнения работы…………………………………….
5.	Требования к отчету……………………………………………...
6.	Контрольные вопросы…………………………………………...
Список литературы……………………………………………………
Приложение……………………………………………………………

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА

Разработка комплекта документов

ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Цель работы

Целью лабораторной работы является приобретение практических навыков разработки и оформления организационно-правовых документов предприятия и подготовка номенклатуры дел предприятия.

2. Задание

2.1. Учреждение условного предприятия, документирование его регистрации, производственно-хозяйственной деятельности, формирование условных коллективов учредителей, процедуры прохождения документа на разных инстанциях, регистрации и отправки адресату.

2.2. Разработка комплекта документов с необходимыми реквизитами и формирование их в папку с названием «Дело».

3. Теоретическая часть

3.1. Делопроизводство на предприятии

Составной частью практической деятельности является документирование событий, фактов и процессов этой деятельности, то есть подготовка и оформление соответствующих документов. В реальных условиях действующего предприятия документы выполняют самые разнообразные функции, в том числе: учетно-отчетные, контрольные, правовые, исторического свидетельства и т.д., служат ценным источником новой информации.

Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множе­ства документов, как по статусу самого предприятия, так и по органи­зации его производственно-хозяйственной деятельности. Руководи­тели и специалисты предприятий от 50 до 90 % рабочего времени за­няты работой с документами или их созданием. В России эта дея­тельность исторически получила название «делопроизводство».

Делопроизводство – это деятельность по разработке, учету, систе­матизации и хранению документов для ускорения их поиска и испол­нения.

Суть делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами.

Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее элементами-идентификаторами, называемыми реквизита­ми.

Документирование процессов и событий отражает их взаимосвя­зи, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процесса­ми производственно-хозяйственной деятельности организаций в це­лях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематиче­ское документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Документ – это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, опреде­ляющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документация – это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппи­рованы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистиче­ской и бухгалтерской отчетности. Это могут быть комплекты техни­ческой документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных докумен­тов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хране­ние документации относятся к деятельности, называемой делопроиз­водством.

С производственной и технологической точки зрения делопроиз­водство на предприятии – это часть организационно-управленческих процессов, все чаще называемых документационным обеспечением управления (ДОУ).

С юридической точки зрения делопроизводство на предприятии - это документирование производственно-хозяйственных и трудовых правоотношений.

Общее и специальное делопроизводство. Общее делопроизвод­ство охватывает документы, обязательные для любых видов предпри­ятий независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или формы собственности. Документы общего делопроизводства хранят­ся в папках с названием «Дело».

Дело – это папка с документами, имеющая номер, название, ука­зание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.

В специальное делопроизводство выделяют документы ограни­ченного доступа или характерные только для отдельных видов предприятий. Это может быть конструкторская, технологическая, законодательно-правовая, архивная, социально-культурная и др. документация. Документация специального делопроизводства может быть помещена в папку, сброшюрована или переплетена.

Для учета Дел составляется их перечень, называемый номенкла­турой.

Номенклатура дел предприятия — это систематизированный пе­речень номеров и названий Дел, с указанием количества их томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.

Большое количество документов в качестве корреспонденции на­ходится в движении, образуя документооборот.

Документооборот – это движение документов внутри предпри­ятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хране­ния исполненных, но имеющих временную или историческую цен­ность документов. Хранятся документы в архивах.

Архив – это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело – это составная часть делопроизводства, обеспе­чивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

Функция документирования процессов и событий - главная. В первую очередь – документирование создания предприятия и орга­низации его производственно-хозяйственной деятельности.