Дело № 25 Документы о приеме и сдаче имущества

(распоряжения, ведомости, акты, описи, накладные)

Желательно группировать в папках документы одного календар­ного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в по­следующие годы – заводить отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об испол­нении и направлении на хранение в Дело №.

Запрещается подшивать в Дело неисполненные или не закончен­ные в производстве документы, разрозненные экземпляры из ком­плектов, дублирующие друг друга документы и документы, подле­жащие возврату.

Приложения, независимо от даты их утверждения или регистра­ции, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались. Таким об­разом, все исполненные документы хранятся в папках с названием Дело. Следует обратить внимание на тот факт, что при современных способах крепления бумаги скоросшивателем в стандартные картон­ные папки не должно включаться более 250 листов. Это чревато сры­вом закрепок и развалом папки.

3.5.5. Номенклатура дел предприятия

Систематизация дел – важнейшая составная часть делопроизвод­ства. На новом предприятии по мере накопления некоторого количе­ства Дел составляется их перечень с названием «Номенклатура дел предприятия».

Разработку Номенклатуры дел осуществляет специалист, ответст­венный на предприятии за организацию работы с документами. В Номенклатуру дел включаются только папки с регистрируемыми документами. Подборки технической документации, печатные и рек­ламные издания, справочные материалы хранятся отдельно в биб­лиотеках или конструкторских архивах. В перечне проставляется на­именование каждого дела, его регистрационный номер, количество томов и срок их хранения.

Такой перечень закладывает основу формирования, нумерации и систематизации всех последующих дел. Он утверждается руководи­телем предприятия и действует в течение года. В последующем он может корректироваться. Но именно он придает определенную сис­темность организации делопроизводства предприятия.

Для облегчения ориентации в массиве хранимых дел Номенкла­тура дел разбивается на нумеруемые разделы, объединяющие папки с документами определенных подразделений или видов деятельности. А номер раздела учитывается при нумерации папок с документами и включается в состав регистрационного индекса документов.

Действующая Номенклатура дел уточняется в конце каждого го­ди, перепечатывается и вновь утверждается руководителем предпри­ятия. Уточненная Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если предприятие по статусу должно сдавать документы и материалы о своей деятельности в ведомствен­ный или Центральный государственный архив народного хозяйства I'd), то Номенклатура дел предприятия один раз в 5 лет согласовыва­ется с экспертно-проверочными комиссиями этих организаций.

3.5.6. Подготовка документов к архивному хранению

Все документы по срокам хранения делятся на 3 большие группы:

1. с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже­нию;

2. со средним сроком хранения (до 10 лет);

3. с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности Экспертной комиссией пред­приятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Феде­рации, Правилами работы ведомственных архивов, Типовым переч­нем сроков хранения документов, Номенклатурой дел и Положением об экспертной комиссии предприятия. Экспертиза ценности докумен­тов проводится ежегодно с постраничным просмотром Дел. При по­страничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и доку­менты со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения Де­ла. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное Дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и Дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. Но результатам экспертизы составляются «Описи дел» временного и долговременного хранения, а также «Акты» о выделении «Дел» к унич­тожению. Формы описей и актов унифицированы. «Описи дел» рас­сматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, со­гласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами На уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руково­дителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основа­ние, третий остается в качестве контрольного экземпляра в секрета­риате предприятия.

Различают полное и частичное оформление сдачи дел на хране­ние. Полное оформление установлено только для Дел долговремен­ного и постоянного хранения. Оно предусматривает: нумерацию лис­тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи­товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар­тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон­цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Эти Дела допускается хранить в стандарт­ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с Делами в архивы сдаются регистрационные карточки на документы.