18. Роль и значение документов в учете, операт. Работе по управлению организацией.

Все хоз. операции, кот. совершаются в организации, оформляются документами. Документы явл. источником информации, кот. отражают в бухг. учете и подтверждают ее юрид. полноценность и доказательную достоверность. Совокупность документов, составляемых на все хоз. операции наз. документацией. Бухг. документ содержит данные о фактах хоз. деятельности, кот. подлежат обработке и отражению на счетах. Показатели документов, содержащие исчерпывающие сведения о совершенной операции наз. реквизитами.

Все документы должны содержать след. обязат. реквизиты: название документа; дату составления документа (год, месяц, число); наименование организации и ее адрес; содержание хоз. операции и ее обоснование; измерители операции в количественном и целостном отношении; подписи лиц, участвующих и ответственных за совершение операции.

Если документ не имеет всех обязат. реквизитов, то он теряет свою юр. силу и не может быть основанием для записей в бухг. учете. Для того, чтобы документ полностью отражал все стороны проделанной хоз. операции и стал основой для ведения бухг. учета, он должен удовлетворять ряду требований, кот. излагаются в законе БР о Б.У.

Первичные документы составляются в момент совершения хоз. операции или после ее завершения. В каждом конкретном случае устанавливается должностное лицо, в обязанности кот. входит документирование операции, устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию. Форма первичного документа, порядок его заполнения, подписание и сдача определяются в должностных инструкциях, разрабатываемых под руководством гл. бухгалтера.

19 Классификация, стандартизация и унификация документов.

Первичная документация явл информационной базой б/у. Благодаря первичной инфо обесп сплошное непрерывное наблюдение и отражение в учете всех хоз операций и процессов. На основ первичной документации осущ текущ и последующий контроль за деят-ю орг-ции. Этот контроль осущ в виде документальной ревизии вышестоящими органами или в виде независимой проверки (аудита). Д/правильной орг-ции первичного учета и рацион-го использ-я первичной документации необх знать ее осн виды, назначение, сод-е, способы использ-я и т.п. Это достигается с пом классификации документов по разл признакам.

По наначению делятся на:

• Распорядительные – док, кот содержат распоряжение на совершение операции и не явл основанием д/записи в учете, ибо нет подтверждения, что операция произошла. К ним относятся приказы, доверенности, чеки и т.д.

• Оправдательные (исполнительные) – док, кот подтверждают факты исполнения операции. К ним отн товарно-транспортные накладные (ТТН), накладные и др.

Обе эти группы разделяются по месту составления: на внутренние и внешние.

По объему отражаемых операций документы подразделяются:

• Первичные – док, кот-ми впервые производят регистрацию данной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные на перемещение товаров и т.д.)

• Сводные – док, кот составл на основ первичных (товарный отчет, кассовый отчет)

По способу использования документы делятся на:

• Разовые – док, кот применяются д/однократного оформления и отраж операции. Сразу же после их составления они передаются в бухгалтерию д/учетных записей (платежные поручения, платежные требования, кассовые ордера и др.)

• Накопительные док предусм возможность постепенного накапливания данных о фактах хоз жизни на протяж опред периода времени. К ним отн: заборные листы, наряды и другие документы)

По порядку заполнения:

• Заполняемые ручным путем

• Заполняемые автоматизированным способом

Первичные учетные документы могут составл-ся на бумажных и электронных носителях. В наст.время первичные док-ты, учетные регистры, отчетность могут создаваться, передаваться, использоваться и храниться на машинных носителях. Электронный документ это инф-ция, зафиксир на машинном носителе и соотв.требованиям установл зак-вом РБ «о бух учете и отчетности» и з-ном РБ «об эл-ном док-те». Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов совершаются сделки, производятся расчеты, осуществляется переписка и передача иной информации. Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству РБ и международным договорам РБ.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• Создаваться, обрабатываться, передаваться и хранится с помощью программных и технических средств

• Иметь установленную законодательством структуру

• Быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком

Электронный документ состоит из двух частей:

• Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа

• Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Электронная цифровая подпись предназначена для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа, для подтверждения подлинности и целостности электронного документа. Хранение электронных документов производится организациями, осуществляющими архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации.

20. Путь который проходят док-ты от момента их составления до сдачи в архив наз-ся докумен-об-ом. Д. оформляется графиком. Работу по составлению графика организует глав.бух. График утверж-ся приказом рук-ля. График м.б оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию,проверке, обр-ке док-ов.

Каждому исполнителю выдается выписка из графика где перечислены док-ты, относящиеся к его сфере деят-ти и сроки их предоставления. Порядок хранения док-ов установлен в З.РБ”О нац архивном фонде и архивах”.

В теч. определ. Времени(1-3 мес) первич.док-ты нах-ся на обработке в бухгал-ии, затем инфа из док-ов переносится в учетные регистры. После окончания учетного процесса док-ты комплектуются в дела и хранятся в архиге бухгал-ии. Док-ты комплектуются в хронологическом порядке и сопров-ся справкой для архива. Сохр-ть док-ов, их оформление и передачу в архив обесп-т глав.бух.

Выдача док-ов недопускается(только в отдельныхслучаях может проводиться по расроряж. Глав.буха). в этом случае сост-ся акт о выдаче док-ов во врем.пользование. Изъятие док-ов из архива может произв-ся только органами дознания, судами на основании постановления этих органови в соотв-ии с закон-вом. Изъятие оформл-ся протоколом, копия которого под расписку вручается должностному лицу орг-ии.

В случае пропажи док-ов рук-ль орг-ии назначает комиссию по расследованию причин. Рез-ты работы комиссии оформл-ся актом, который утверж-ся рук-лем.

При ликв-ии гос.орг-ии док-ты передаются правоприемникам. А заключение о ликв-ии перед-ся в гос.архив. При ликв-ии негос.орг-ии , не имеющей правопр-ка, органы зарегистрировавшие организацию должны принять меры по сохр-ти док-ов. Передача всех док-ов от одного юр.лица другому оформл-ся актом.