Вопрос 7. Принципы составления запроса для поиска документа по примерным реквизитам.

 Ответ: Перед поиском документа по примерным реквизитам нужно определиться со способом поиска документов и разделом, через который будет осуществляться поиск. Нужно определиться с известной информации о документе для того, чтобы составить максимально эффективный запрос. В любом случае нет необходимости заполнять все поля Карточки поиска - достаточно заполнить всего 2-3 поля (реквизита) документа. Возможны следующие варианты составления запроса.

1. Если известны примерное название (содержание) документа и примерная дата его принятия, а также раздел, в котором он находится. Нужно перейти к этому разделу, заполнить поля "Название документа" и "Дата" (воспользовавшись диапазоном). Построить список документов.

2. Если известны примерное название (содержание) документа и примерная дата его принятия, но при этом неизвестно, в каком именно разделе он находится. Необходимо перейти к карточке поиска раздела "Законодательство". Затем установить опцию "Дополнительно искать в других разделах" (подключить к поиску все разделы). Затем нужно заполнить поле "Название документа" и "Дата" (воспользовавшись диапазоном). Можно использовать опцию "В поиске не участвуют старые редакции документов". Построить список документов.

3. Если известен орган власти (или примерное его название), принявший документ, примерная дата принятия, примерный вид документа, а также раздел, в котором находится документ (документы). Нужно перейти к этому разделу, заполнить поле "Вид документа" и "Дата" (воспользовавшись диапазоном). В поле "Принявший орган" нужно набрать полное или сокращенное наименование органа власти и выбрать его. Построить список документов.

4. Если известен орган власти (или примерное его название), принявший документ, примерная дата принятия, примерный вид документа, но при этом неизвестно, в каком именно разделе он находится. Необходимо перейти к карточке поиска раздела "Законодательство". Затем установить опцию "Дополнительно искать в других разделах" (подключить к поиску все разделы). Затем нужно заполнить поле "Вид документа" и "Дата" (воспользовавшись диапазоном). В поле "Принявший орган" нужно набрать полное или сокращенное наименование органа власти и выбрать его. Можно использовать опцию "В поиске не участвуют старые редакции документов". Построить список документов. 

Вопрос 8. Принципы составления запроса для поиска документа без известных реквизитов.

 Ответ: В том случае, когда практически ничего не известно о документе, кроме основных моментов его содержания, подходит поиск с помощью поля "Текст документа". Нужно открыть Карточку поиска раздела "Законодательство" и подключить к поиску другие разделы. Словарь поля "Текст документа" содержит все слова, встречающиеся в текстах документов. Теперь нужно выбрать ключевые слова без окончаний, которые могут встречаться в искомом документе (или документах), воспользовавшись при этом клавишей "Insert". Далее необходимо соединить выбранные слова одним из логических условий: "И", "ИЛИ", "РЯДОМ", "КРОМЕ". При использовании условия "РЯДОМ" происходит поиск документов, в текстах которых встречаются все выбранные слова, причем в пределах указанного количества слов. По умолчанию выставлено "20" слов - данный диапазон представляет собой усредненный вариант и рекомендуется к использованию. Уточнение по близости слов происходит после нажатия клавиши "Построить список" [F9]. При использовании условия "И" происходит поиск документов, в текстах которых встречаются все указанные слова (при этом не имеет значения - находятся они рядом или нет). При использовании условия "ИЛИ" происходит поиск документов, в текстах которых встречается хотя бы одно из указанных слов. В одних найденных документах могут встречаться одни выбранные слова, в других - другие; в том числе могут быть найдены документы, содержащие все указанные слова. При использовании условия "КРОМЕ" происходит поиск документов, в текстах которых не встречается ни одно из выбранных слов. При поиске по полю "Текст документа" также эффективно уточнять запрос по дате, статусу документа или прочей (хотя бы примерно известной) информации.