Тема 11. Контроль в процессе управления.

Контроль — это наблюдение за достижением организаци­ей своих целей и корректировка отклонений от них. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих про­блем раньше, чем они станут слишком серьезными. Контроль связывает воедино все функции управления, так как позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и кор­ректировать неверные шаги путем перепланирования, реорга­низации или переориентации в деятельности организации.

Итак, контроль — это процесс соизмерения (сопоставле­ния) фактически достигнутых результатов с запланирован­ными.

В 20-е гг. XX века Анри Файоль, основоположник классичес­кой, административной школы управления дал четкое опреде­ление контроля: «На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утверж­денными планами, разработанными инструкциями и установ­ленными принципами. Его цель — выявить слабые места и ошиб­ки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Кон­тролируется все: предметы, люди, действия».

Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объек­та управления в определенный момент времени для принятия решений по реагированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих реше­ний, обеспечивающих нормальное функционирование организа­ций.

Существует несколько классификаций контроля. В соот­ветствии с первой различают две формы контроля — финансовый контроль и административный.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показа­телей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фак­тическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функ­ция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет осуществлять уско­ренно процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники также по­зволяет сформировать и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финан­совой деятельности организации.

Административный контроль ведется на всех уровнях управления организацией и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделения­ми, так и руководителями на всех уровнях управления органи­зацией.

Различают также два вида контроля: оперативный и уп­равленческий, или стратегический, — контроллинг. Им будет дана характеристика при рассмотрении этапов контроля.

Процесс контроля включает три этапа:

1. Предварительный контроль.

Предварительный контроль позволяет проверить готовность организации к началу работы. Эта проверка осуществляется по трем основным направлениям:

• управленческие решения;

• персонал (человеческие ресурсы);

♦ состояние материальных и финансовых ресурсов компа­нии.

2. Текущий контроль.

Основным видом контроля считается текущий. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже вдет, и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непос­редственным начальником.

В рамках текущего контроля можно выделить два типа конт­роля: оперативный и управленческий стратегический, — кон­троллинг.

Оперативный контроль — это контроль за производствен­но-хозяйственной деятельностью организации (за технологией, качеством продукции и т. п.). Задачей оперативного контроля является обеспечение выполнения производственной программы в режиме текущего времени.

Контроллинг нацелен на обеспечение рационального использования ресурсов и конкурентоспособности предприятия и продукции. Он определяет эффективность работы организа­ции, использование ее ресурсов (т. е. производительность тру­да, материалоемкость, прибыльность). Область задач контрол­линга шире только контроля. Он связывает результаты анализа отклонений со всеми уровнями процесса принятия решений, инициирует корректировки в них и в таком понимании является управленческой задачей первостепенной важности.

Контроллинг — это система управления. Тот, кто впервые слышит слово «контроллинг», обычно связывает его с понятием контроля. Однако это нечто отличное и даже противоположное ему. Контроль направлен в прошлое, на выявление ошибок, отклонений, просчетов и проблем. В большинстве случаев речь идет также о том, чтобы найти виновных. Контроллинг — это управление будущим для обеспечения длительного функциони­рования организации и его структурных подразделений. Служ­бы контроллинга стремятся так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показате­лей, чтобы по возможности исключить ошибки, отклонения и просчеты как в настоящем, так и в будущем.

Для текущего контроля характерным является установле­ние стандартов, или нормативов, подлежащих регулярному кон­тролю.

Стандарты (нормативы) — это критерии, по которым можно оценивать результаты деятельности.

Существует три вида нормативов: натуральные, стои­мостные и временные.

К натуральным относятся нормы расхода материалов на единицу продукции. К стоимостным нормативам можно отне­сти смету предстоящих расходов. Временные стандарты опре­деляют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.

Измерения— самый трудный и дорогостоящий элемент кон­троля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую предопре­деляют, стоит ли вообще заниматься контролем. Ведь основная цель контроля состоит не столько в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле, а в том, чтобы снизить расходы на производство и увеличить прибыль, и излишние затраты здесь ни к чему.

3. Заключительный контроль.

Заключительный (итоговый) контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов. Он требует всесторон­него анализа сильных и слабых сторон деятельности организа­ции за истекший период с целью получения необходимой ин­формации для последующих этапов планирования. Заключитель­ный контроль осуществляется, когда работа уже закончена.

Схематично управленческий цикл контроля можно пред­ставить в виде схемы следующим образом .

Модель циклического процесса контроля

1. Первый этап - Установка стандартов

- Выработка показателей результативности

2. Второй этап - Сравнение достигнутых результатов со стандартами

- Установка масштаба отклонений

- Использование принципа исключения

- Измерение результатов

- Информирование о результатах

3. Третий этап - Выбор линии поведения (Ничего не предпринимается)

- Устранение отклонений, пересмотр стандартов

Именно контроль дает информацию менеджеру о необходи­мости корректировок (обратная связь) в системе управления.

Объектами контроля являются характеристики организа­ции как системы: характеристики входа (все виды ресурсов), процесса (процесса производства изделий или услуг) и выхода (продукта). Контроль в организациях должен осуществляться системно, т.е. контролю подвергаются ресурсы, процесс, про­дукт.

Контроль ресурсов осуществляется на всех стадиях про­цесса производства и распространяется на все системные характеристики организации.

При контроле материальных ресурсов подробно рассмат­ривается техническая, организационная, экономическая целе­сообразность их применения. Рассматривая техническую целе­сообразность применения материальных ресурсов, исследуют все возможные материалы и ресурсы, которые можно приме­нить для достижения выбранных характеристик изделия. Орга­низационная целесообразность выбора проявляется в том, что на данной стадии оцениваются все возможности получения ре­сурсов на тех условиях, которые удовлетворяют организацию. Окончательный выбор ресурсов производится после экономи­ческой оценки выбранных материалов.

К мероприятиям, обеспечивающим эффективный контроль, относится и выбор такого поставщика, который доказал свою надежность и возможность поставлять материалы в соответствии с техническими и организационными условиями Важное усло­вие состоит в возможности формирования минимальных запасов. Контроль материальных ресурсов осуществляется на всех ста­диях: предварительной, текущей и заключительной.

Предварительный контроль человеческих ресурсов прово­дится путем подбора сотрудников, имеющих деловые и профес­сиональные знания, необходимые для выполнения должност­ных обязанностей. Контроль человеческих ресурсов осуществ­ляется и в ходе работы путем оценки выполнения должностных обязанностей, деловой активности и результативности работы сотрудника. Результаты контроля позволяют сделать выводы о необходимости повышения квалификации сотрудника, установ­лении справедливых размеров выплат заработной платы или его увольнении. Контроль человеческих ресурсов также осущест­вляется на всех трех стадиях контроля.

Контроль финансовых ресурсов проводится с целью оцен­ки деятельности организации или отдельных ее подразделений. Контроль финансовых ресурсов — главный инструмент выра­ботки политики и принятия решений для достижения намечен­ных текущих и перспективных целей. Контроль осуществляется по стандартным формам, принятым во многих компаниях. Сроки контроля регламентированы, анализ показателей контроля осу­ществляется на всех уровнях управления организации. Финан­совый контроль осуществляют финансовые службы, которые собирают и обрабатывают результаты деятельности за истек­ший период, отклонения от плановых показателей, в особенно­сти по прибыли и затратам.

Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей. Неудачно спроектированная система контроля может сделать поведение работников ориентированным на нее, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к дос­тижению поставленных целей, что может вести к выдаче иска­женной информации.

Организация контроля является одной из самых сложных задач современного менеджмента. Для эффективного его осуще­ствления необходим ряд условий:

• наличие планов: чем более точные, полные и интегри­рованные планы, тем эффективнее может быть осуществлен контроль;

• развитый учет (бухгалтерский, финансовый, управлен­ческий);

• отлаженная информационная система.

Точная, своевременная и адресная информация — основа эффективного контроля; организационная структура с четко оп­ределенной ответственностью руководителей сфер деятельнос­ти, производственных и управленческих подразделений, долж­ностных лиц.

Чтобы контроль был эффективным, можно определить не­сколько современных к нему требований. Это:

• нацеленность на достижение конкретных результатов;

• стратегический характер контроля;

• своевременность;

• гибкость — простота;

• экономичность.