71. Документування операцій за розрахунками з оплати праці

Типові форми первинних документів з обліку праці та її оплати можна згрупувати таким чином.

Облік особового складу. Його ведуть у відділі кадрів, де заповнюють такі первинні документи (типові форми затверджено наказом Мінстату України від 09.10.95 р. № 253):

— Особову картку спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні роботи, проектно-конструкторські й технологічні роботи (ф. № П-4);

— Особову картку (ф. № П-2);

— Алфавітний листок (ф. № П-3).

Оформлюють працівника на роботу на основі Наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (ф. П-1). Кожному робітнику присвоюють табельний номер, відкривають особовий листок (ф. П -2).

Облік використання робочого часу ведуть у Табелі обліку використання робочого часу (ф. № П-13, № П-14) або Табелі обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (ф. № П-12). Цей облік ведуть за підрозділами. У них для кожного робітника вказують кількість відпрацьованого часу, щоденно й за місяць. Завважте: ф. № П-14 застосовують тільки для обліку використання робочого часу працівників із твердим місячним окладом.

Документи для розрахунку зарплати. Перш за все, це Розрахунково-платіжна відомість (ф. № П-49). Її складає бухгалтер підприємства на підставі даних особових рахунків кожного працівника (ф. № 54), зазвичай в одному примірнику. Також для нарахування зарплати використовують розрахункову відомість (ф. № П-50). У ній проводять лише розрахунок зарплати, а вже для її виплати використовують платіжну відомість або видатковий касовий ордер.

При відрядній системі оплати праці для правильного нарахування зарплати обліковують виробіток продукції або обсяг робіт, виконаний кожним робітником. Для обліку виробітку застосовують різні первинні документи в залежності від характеру виробництва й технологічного процесу. Це й наряд на відрядну роботу, і маршрутний лист у поєднанні з рапортом про виробіток або відривним талоном, і рапорт про виробіток (змінний рапорт), лист простою тощо.

Первинними документами доплат робітнику вважають лист на доплату у випадках простою не з вини працівника (ф. № П-16), лист простою (ф. № П-46), табель для відмітки фактичних годин роботи в межах норм, понаднормової роботи, роботи в нічний час.

72. Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з оплати праці

Синтетичний облік розрахунків по оплаті праці здійснюють на пасивному рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» за субрахунками: 661 «Розрахунки за заробітною платою», 662 «Розрахунки з депонентами».

По кредиту субрахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» відображаються суми нарахованої основної і до даткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності, а по дебету - утримання із заробітної плати (прибуткового податку, збору до Пенсійного фонду, до Фонду соціального страхування на випадок безробіття, за виконавчими листками та інші утримання), суми виплаченої заробітної плати і депонованої. Звідси в бухгалтерському обліку на суму нарахованої заробітної плати роблять запис по кредиту рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» і дебету рахунків:

23 «Виробництво», 91 “Загальновиробничі витрати”, 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» та ін. (на суму нарахованої основної і додаткової заробітної платні премій, які виплачуються із фонду оплати праці);

652 «По соціальному страхуванню» (на суму допомоги по соціальному страхуванню, нарахованої за рахунок коштів соціального страхування) та ін.

Суми утримань із заробітної плати працівників підприємства відображаються записом по дебету рахунка 661 «Розрахунки по заробітній платі» в кореспонденції з кредитом рахунків:

641 «Розрахунки за податками» (на суму утриманого прибуткового податку, що підлягає перерахуванню до бюджету);

651 «За пенсійним забезпеченням» (на суму утримані збору до Пенсійного фонду);

653 «За страхуванням на випадок безробіття» (на суму утримань збору до Фонду соціального страхування на випадок безробіття);

685 «Розрахунки з іншими кредиторами» (на суму утримань за виконавчими листками) та ін.

Суми, виплачені з каси підприємства (заробітна плата премії, допомога по тимчасовій непрацездатності тощо належні працівникам), відображаються записом по дебету рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» і кредиту рахунка 30 «Каса».

На суму депонованої заробітної плати в бухгалтерському обліку роблять запис по дебету рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою» і кредиту рахунка 662 «Розрахунки з депонентами». В подальшому, при виплаті працівникам заробітної плати, зарахованої раніше на рахунок депонентів, роблять запис по дебету рахунка 662 «Розрахунки з депонентами» в кореспонденції кредитом рахунка 30 «Каса».

Сума депонованої заробітної плати, по якій закінчився строк позовної давності (3 роки), яка підлягає перерахуванню до бюджету, відображається записом по дебету рахунка 662 «Розрахунки з депонентами» і кредиту рахунка 642 «Розрахунки за обов'язковими платежами». Перерахування зазначеної суми до бюджету відображається записом по дебету рахунка 642 «Розрахунки за обов'язковими платежами» і кредиту рахунка 31 «Рахунки в банках».

Аналітичний облік розрахунків з робітниками і службовцями по оплаті ведеться в картках - особових рахунках (ф. № П-54 і № П-54а), які містять інформацію по нарахованих сумах, утриманнях, виплаті. Ця інформація використовується для наступних розрахунків середньої заробітної плати (при оплаті відпусток, нарахуваннях допомоги по тимчасовій непрацездатності тощо), видачі різного виду довідок.

Аналітичний облік депонованої заробітної плати ведеться по кожній незатребуваній сумі безпосередньо в реєстрі або книзі обліку депонованої заробітної плати. Виплата такої заробітної плати оформляється видатковим касовим ордером