8. Подготовка и организация деловых поездок (командировок) руководителя.

Подготовка к командировки руководителя, это обязательная функция секретаря.

Основная задача секретаря является оказание помощи руководителю в его работе, обеспечение его всем необходимым, для успешного хода дел поездки

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку дел поездки.

Подготовка поездки руководителя совершается по однотипной схеме с учетом специфики конкретной командировки:

- Категории (в пределах России, международных, дальнее, ближнее зарубежье)

- Сложности решаемости вопросов

- Срок командировки

- место назначения и его географическое положение

1. Секретарь составляет предварительную программу командировки

При подготовке программы следует:

• Узнать цель поездки

• Время

• Сроки ком-ки

• Встречи

• Предполагаемые вопросы

2. Разрабатывается проект программы совместно с руководителем

3. Определить точное время

4. Определить способ перемещения

5. Продумать все деловые встречи и согласовать программу с принимающей стороной

6. Составить список телефонов, адресов, отдельных лиц и компаний которые могут быть полезны

7. Оформление всех выездных документов на руководителя, командировочные удостоверения, технические задания.

8. Планирование ест гостиницы

9. Заказ ж/д и авиа билетов.

10. Подготовить служебные док-ты и материалы которые понадобятся руководителю

11. Подготовить и обеспечить руководителя концелярскими предметами

12. Подготовить подарки и сувениры, визитные карточки

13. Дать распоряжение шаферу (такси), когда подготовить машины для рук-ля

1. Количество экземпляров предводительной программы и их местонахождения

• Один (или более) для использования руководителя во время его поездки

• Один для его заместителя, исполняющего обязанности

• Один для секретаря, Чтобы знать передвижения руководителя и как осуществить с ним связь

• Один - в картотеку

2. Обязанности секретаря если командировка внеплановая

Если командировка внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, поступающую информацию на имя руководителя. Передать зам.рук.

Сделать переадресацию звонков, если вопросы срочные то связаться с руководителем.

3. Обязанности секретаря во время отсутствия рук-ля

Во время отсутствия руководителя, секретарь большее время уделяет документации

9. Работа секретаря с конфиденциальной информацией.

Конфиденциальная информация, это научно техническая, коммерческая, организационная информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью, она не является общественной, и не может быть легко полученным законным образом, другими лицам, которые могли бы получить экономическую выгоду от её разглашения или использования.

КТ. Относится идеи, изобретения, технология рецептуры, планы развития предприятия, финансовые отчеты, размеры прибыли и з/п сотрудника

В каждой организации для обеспечения сохранности КТ определен список сведений (перечнь) составляющей КТ предприятия.

Для обеспечения защиты кт все сотрудники фирмы, должны быть ознакомлены под роспись, с обязательством, о неразглашении служебной тайны, (которая может быть закреплена в трудовом договоре с работником.

Утечка КИ может привести:

Снижению доходов фирмы, её банкротству. В случае нанесения ущербу предприятия, сотрудники разглашающую КТ могут быть привлечены к уголовной, административной ответственности в соответствии с ТК.РФ.

Доступ к документам конфиденциального характера имеют сотрудники, только с письменного разрешения руководителя.

Правила работы секретаря по защите КТ

- монитор ПК должен быть повернут в сторону от вошедших посетителей или выключен

- документы секретариата не должны быть доступны для прочтения. Т.е закрыты под ключ

- пароли, ключи,коды, доступа к информации должны храниться у ответственного лица

- секретарю следует быть внимательным и бдительным к предметам которые посетители забывают в приемной

- в случае таких предметов секретарь должен отдать в службу безопасности

- нельзя оставлять посетителей в приемной одних

- при копировании КИ использованные копии следует уничтожать сразу с помощью шредера.

К. документы хранятся в специальных помещениях или сейфах.

КД регистрируются в специальных журналах

Меры по обеспечению сохранности К док-ов

Выдача документов под роспись и с разрешение руководителя.

Периодическое ознакомление и обучение сотрудников фирмы с наиболее эффективными методами с КТ