Тема 3: Основы бухгалтерского документооборота коммерческих банков.

Понятие и сущность документаций коммерческого банка.

Документация подразделяется на след виды:

- Кассовая (включает приходные и расходные ордера, квитанции на прием денег, объявления на взнос наличными, ведомость к сумме инкассируемой денежной выручки, чек на получение денег).

- мемориальная (включается расчетные документы, платежные поручения, требования к поручениям, заявление на открытие аккредитива и мемориальный ордер).

- внебалансовый (документация, отражающая движение ценностей хранящихся в бухгалтерии и кассе, которые осуществляются за балансом (внебалансовые ордера)).

Все перечисленные документы в строго определенной форме с подтвержденным балансом ЦБ.

Организация документооборота.

Все банковские документы должны иметь корреспонденцию счетов. Основанием для проведения операций по корреспондентским счетам служит выписка по банковскому счету выдаваемая банку расчетно-кассовым центром или банком корреспондентов. Оформление операций осуществляется с помощью мемориальных документов, должностное лицо несет ответственность за правильность совершаемых по документу операций. Под банковским документом понимают все документы являющиеся основанием для их отражения в учете банка. К первичным документам относятся:

- акты.

- справки.

- счета.

- другие документы, которые подтверждают факт совершения операции и ее юридическую законность.

Каждый документ, на основании которого совершаются бухгалтерские записи, должен иметь обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, а также дату и подпись работника оформившего документ.

Документооборот – схема или путь движения документа с момента поступления его в банк или выписки внутри банковских документов до момента сдачи их в документы дня. Создание документов в документообороте проходит в 4 этапа:

- проверка оформления документа.

- наличие и правильность подписей (прием документа и подготовка внутрибанковского документа).

- подписание документа ответственными банковскими работниками (занесение документа в учетный регистр).

- контрольная сверка документа с записью в учетные регистры перед формированием документов дня.

Документооборот в банке подтверждается руководителем банка. Нормативные меры устанавливаются след требования к организации рабочего дня и документооборота банка:

- прием, оформление и отражение по счетам бух учета принадлежат все расчетно-денежные документы, в тот же день поступившие в банк (т.е. в течение операционного дня).

- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечению времени операционного дня, проводятся по счетам клиента следующим рабочим днем.

- прием расчетно-денежных документов от клиента банка в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками. В деятельности банка в основном используются бланки формы «04» -унифицированная система документации банка.

Форматы расчетно-платежных документов:

- платежные документы (код 0401060).

- платежные требования (код 0401061).

- опись расчетных документов (код 0401064).

- аккредитив (код 0401063).

- платежный ордер (код 0401066).

Основные нормы и правила хранения документов в кредитных организациях.

В кредитных организациях должна быть обеспечена сохранность бухгалтерских документов, порядок хранения должен обеспечивать выполнение обязательных требований установленных положениями ЦБ РФ:

- первичные документы, регистры БУ и бухгалтерская отчетность подлежат обязательной передаче в архив и хранению в течение сроков установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

- документы до передачи в архив должны хранится в сейфах или в специальных помещениях.