25. Подготовка к деловым переговорам. Встреча и прием делегаций.

Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и предполагают заключение соглашений. Беседы обычно предваряют переговоры или являются их элементами.

В переговорном процессе можно выделить три важнейших этапа: подготовительный, этап ведения переговоров и завершение переговоров.

Подготовка к переговорам.

Подготовительный этап включает:

♦определение цели и задач переговоров;

♦осмысление их предмета. Неэтично приступать к переговорам, не уяснив для себя всех проблем, связанных с ними;

♦поиск партнеров, сбор информации об их порядочности и надежности;

♦налаживание первичных контактов и проведение предварительных бесед;

♦разработку плана и программы переговоров, возможно, и проектов решений по от-дельным проблемам или сделке (контракте) в целом;

♦подготовку иллюстрационных материалов;

♦договоренность о количественном и качественном составе команд (делегаций) участник переговоров;

♦определение даты и места переговоров. Предлагают инициаторы, последнее слово за партнерами;

♦подготовку помещения для переговоров.

Встреча и прием деловых людей, делегаций.

В число мероприятий, связанных с пребыванием гостей, входят:

♦договоренность об отеле и номерах, в которых будут проживать партнеры по пере-говорам

♦разработка программы пребывания делегации;

♦встреча в аэропорту или на железнодорожном вокзале;

♦доставка в гостиницу или на место переговоров;

♦согласование регламента переговоров;

♦культурно-развлекательные мероприятия;

♦проводы делегации.

Рассадка за столом для деловых бесед и переговоров.

Наиболее распространенным видом рассадки является размещение делегаций друг напротив друга. Руководители находятся у середины стола, члены делегаций рассаживаются по обе стороны от руководителей в соответствии с рангом.

Во время деловой беседы, как и при переговорах, наиболее приемлемым видом рассадки является также размещение партнеров друг напротив друга. Удобна для обсуждения документов, особенно чертежей, позиция, когда участники беседы сидят рядом. Дружеский характер общения выражает угловое расположение беседующих людей. Независимость или разный социальный статус подчеркивает позиция, когда участники беседы сидят по обе стороны стола у противоположных его углов.

Наиболее оптимальной фронтальной дистанцией между участниками переговоров является расстояние в 1,5м. Расстояние между стоящими собеседниками (например, на деловом приеме "фуршет") колеблется от 0,5 до 1,2м3.

26. Соблюдение этических норм в процессе переговоров.

Этика поведения за столом переговоров.

Формированию атмосферы сотрудничества, уважительных взаимоотношений, созданию благоприятного впечатления способствует выполнение этикетных правил поведения за столом переговоров, особенно правил внимательного слушания. В этой ситуации необходимо:

♦вести себя с достоинством, уважая достоинство партнеров;

♦искренне демонстрировать заинтересованность в общении;

♦высказывать свое отношение к аргументации партнера, задавать вопросы, при необходимости делать замечания;

♦по ходу разговора делать заметки, не манипулировать посторонними предметами, не отвлекаться на телефонные звонки, чтение бумаг, не относящихся к делу, и т.п.;

♦смотреть собеседнику в глаза;

♦следить за интонацией и жестами партнера.

Этика ведения переговоров.

Учитывая то, что переговоры представляют собой состязание за выгоду, прибыль, все же будет этичным и рациональным стремиться к тому, чтобы они были полезны для всех договаривающихся сторон, учитывали интересы всех участников. В число важнейших этических требований, предъявляемых к переговорному процессу, входят:

♦завоевание доверия, честность. При необходимости сохранения экономической и коммерческой тайн лучше промолчать, уйти от ответа, сослаться на невозможность их раскрытия, ввести партнера в заблуждение;

♦обоснованность аргументации и контраргументации разнообразными доводами (фактами, цифровыми данными, ссылками на мнения экспертов, нормы национального законодательства и международного права, технологические требования, профессиональные этические нормы и т. д.);

♦профессионализм и тактичность вопросов;

♦корректность замечаний;

♦стремление понять поведение партнера.

Кроме того, необходимо:

♦не бояться рисковать;

♦стремиться к компромиссам;

♦избегать стереотипов, необоснованных обобщений; не спорить по мелочам.

♦Используя допустимые приемы и методы, необходимо избегать неэтичных приемов и уловок.

Примеры этичных методов:

♦"метод пакетирования", который предполагает рассмотрение всех проблем во взаимосвязи, т.е. "в пакете";

♦"метод салями", когда с целью получения максимума информации свою аргументацию доводят до собеседника малыми порциями, словно отрезая колечки колбасы;

♦следование в процессе переговоров от решения легких к решению сложных проблем, или, наоборот, от решения принципиальных вопросов к деталям.

К неэтичным приемам относятся:

♦блеф — дача заведомо ложной информации;

♦шантаж — использование в корыстных целях полученных в процессе переговоров или сотрудничества сведений, порочащих партнера;

♦угрозы причинить что-то плохое, если партнер не пойдет на предлагаемые условия;

♦бездоказательные обвинения и обобщения и т.д.

Завершение переговоров.

Завершаются переговоры окончательным оформлением и заключением сделок, кон-трактов или подписанием протокола о намерениях, который предполагает фиксированное желание продолжить переговоры, поиск оптимального для участников переговоров варианта выхода из затруднительной ситуации. С целью избегания трактовки протокола как соглашения в него не включаются слова типа «стороны обязуются», «стороны предпримут действие».

Переговоры могут и не закончиться налаживанием сотрудничества. Но и в этих случаях следует оставить о себе хорошее впечатление, добавляющее плюсы к имиджу фирмы или делового человека. Ритуальным элементом завершающего этапа переговоров является обмен подарками и сувенирами. Хорошими подарками являются произведения искусства, особенно народно-прикладного характера, выражающие национально-культурные особенности страны. Уместными являются альбомы или иллюстрированные книги о достопримечательностях страны, города, папки с эмблемами фирмы. На уровне межличностных контактов можно дарить спиртные напитки, предметы увлечения делового человека. Если деловой человек приглашает к себе домой, необходимо помнить о цветах хозяйке, сладостях или игрушках детям.