Организационное поведение / ОРГ.ПОВЕД / Коммуникац
..docТЕХНИКА КОММУНИКАЦИЙ И МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ ПРОЦЕССЫ
ЦЕЛИ ИЗУЧЕНИЯ МАТЕРИАЛА
• Последовательно изложить перспективы, исторические основания и смысл коммуникативных процессов в организациях.
• Дать описание современной техники коммуникаций.
• Определить основные формы невербальной коммуникации-
• Обсудить конкретные процессы межличностного общения, направленные сверху вниз и снизу вверх, а также горизонтальные (интерактивные) межличностные коммуникации.
Коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области организационного поведения, однако ясное понимание этого процесса наблюдается крайне редко. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед организацией целей, однако именно они составляют одну из важнейших проблем современного менеджмента. Коммуникация — понятие очень широкое и, разумеется, не исчерпывается областью организационного поведения. По некоторым оценкам, коммуникации занимают около трех четвертей времени в активной жизни человека, а у типичного менеджера — еще больше. Серьезное исследование, рассмотренное в гл. 14, в ходе которого велось непосредственное наблюдение за деятельностью широкого круга “реальных менеджеров”, показало, что они посвящают одну треть рабочего времени рутинным коммуникациям — обмену информацией и работе с документами'. Однако значительно более важным стал пывол о том, что коммуникации как вид деятельности являются наиболее важной составляющей эффективного управления- На рис. 15.1 обобщены выводы, полученные на основе этого исследования.
Нет никаких сомнений, что коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности- С другой стороны, однако, существует мнение, что коммуникации являются основной причиной большинства возникающих в мире проблем. Ими объясняются ссоры влюбленных, расовые предрассудки, войны между народами, непонимание между отцами и детьми, производственные и организационные конфликты. Это всего лишь немногочисленные иллюстрации того. к чему могут привести неэффективные коммуникации. Разумеется, подобный подход может занести нас очень далеко, и коммуникации могут превратиться в удобного “козла отпущения”. Не все орган и-злшюнные и межличностные трудности оказываются результатом погрешностей в коммуникациях. Другие вопросы, обсуждаемые в этой книге, вот лишь некоторые из них; — мотивация, принятие решений, стресс, структура организации, — также могут привести к определенным проблемам. Тем не менее нельзя не признать, что
Значение коммуникаций для эффективности реальных менеджеров
(Л/= 178, оценки получены на основе наблюдений; эффективность определялась путем комбинации данных о деятельности подразделения, удовлетворенности работников и их преданности интересам организации)
___ Установление связей (11%)
Рутинные коммуникации (44%)
Традиционный менеджмент (19%)
Управление человеческими ресурсами (26%)
Рис. 15.1. Значение коммуникаций для эффективности реальных менеджеров
коммуникативный процесс представляет собой центральную проблему в большинстве видов деятельности человека и организации.
В настоящей главе сначала дается краткий исторический обзор роли коммуникаций в управлении и организационном поведении. В заключении раздела формулируется точное определение коммуникации и представляются два основных ее полюса — передовые технологии коммуникаций и простая невербальная коммуникация- При рассмотрении технологий будет уделено внимание как управленческим информационным системам (УИС), так и телекоммуникационной революции. Последняя, наиболее важная, часть главы посвящена межличностным коммуникациям (направленным сверху вниз, снизу вверх, а также горизонтальным, или интерактивным). Особое внимание уделено межличностному процессу, который противопоставлен подходу к коммуникациям как линейному потоку информации. _
ИСТОРИЯ ВОПРОСА О РОЛИ КОММУНИКАЦИЙ
В ранних дискуссиях по различным аспектам менеджмента коммуникациям внимания почти не уделялось. Хотя в неявном виде коммуникации входили в распорядительную функцию и в структурный принцип организационной иерархии, первые теоретики не разрабатывали концепцию коммуникаций и не делали попыток интегрировать ее в целостную теорию менеджмента. В то же время они не отрицали роль неформальных коммуникаций, которые как бы дополняли формальные иерархические каналы распространения информации. Один из пионеров теории управления Анри Фай-оль был практически единственным исследователем, который не только детально проанализировал проблемы, связанные с коммуникациями, но и предложил важные решения для них.
Вклад Файоля
На рис. 15.2 представлена упрошенная версия того, какой видел формальную организацию Файоль. Когда в такой организации строго соблюдаются все формальные каналы коммуникаций, Сможет связаться с Столько по цепочке E—D—C—B—A—L-M—N—0—P и обратно. Иными словами, Одолжен пройти через 20 ступеней. С другой стороны, если F сможет “перекинуть мостик” к Р, это, по мнению Файоля,
...позволит двум сотрудникам Fu P решить за один или несколько часов вопрос, на которой при линейной цепи потребовалось бы пройти через 20 инстанций, причинить уйму беспокойства разным людям, исписать гору бумаги и потратить много недель или даже месяцев, чтобы достичь договоренности, причем обычно значительно менее удовлетворительной, нежели та, которую можно достичь в случае прямого контакта между Г и Р2.
Концепция “мостика” имеет непосредственное отношение к системам горизонтальных коммуникаций в современных формальных организациях. К сожалению, после Файоля подобные важные идеи высказывались крайне редко.
Рис. 15.2. Концепция “мостика” Файоля
Вклад Барнарда
Основная заслуга в развитии представления о коммуникациях как об одном из важнейших факторов организационного поведения принадлежит Честеру Барнарду, работы которого относятся к концу 1930-х гг. Он был убежден, что коммуникации являются важнейшей силой, формирующей организацию. Наряду с такими параметрам, как наличие общей цели и готовность служить ей, он рассматривал коммуникации в качестве важнейшей согтинляющсй организации, С его точки зрения, именно коммуникации придают динамичность системе взаимодействия внутри организации и являются связующим звеном между целью организации и людьми, являющимися ее членами. Методы коммуникаций, под которыми он понимал письменную и устную формы общения, рассматривались не только в качестве необходимого средства для достижения стоящих перед организацией целей, но и потенциального источника многочисленных проблем, с которыми приходится сталкиваться организации. По словам Барнарда: “Отсутствие надлежащего метода коммуникаций препятствует возможности воспринять определенные цели, лежащие в основе организации. Методы коммуникаций определяют форму и внутреннюю экономику организациио3.
. Барнард включил коммуникации в свою концепцию полномочий. Он подчеркивал, что выполнению начальником полномочий по отношению к подчиненному должны предшествовать процессы понимания и осмыслении- Он перечислил семь конкретных факторов коммуникации, которые имеют особое значение для установления и поддержания объективных полномочий внутри организации. Кратко их можно представить следующим образом.
1. Основные каналы коммуникаций должны быть хорошо известны. • 2. Обязательно должен существовать определенный формальный канал для коммуникации с каждым отдельным членом организации.
3. Цепочки коммуникаций должны быть по возможности прямыми и короткими.
4- Преимущественно должны использоваться целостные формальные каналы коммуникаций,
5. Люди, через которых осуществляются коммуникации, должны быть компетентны.
6. Цепочка коммуникаций не должна прерываться до тех пор, пока организация функционирует.
7. Необходимо проверять результат каждого акта коммуникации1.
Современные подходы
Со времени основополагающих исследований Файоля и Барнарда проблема коммуникаций оставалась одним из важнейших, если не самым важным, направлением в работе теоретиков организационного поведения и менеджмента. Вопросам, связанным с коммуникациями, уделяется пристальное внимание во всех ведущих учебниках по менеджменту. за исключением тех, которые до сих пор придерживаются традиционного подхода к функционированию организации. За последние годы появилось множество книг и статей, специально посвященных межличностным и оргппшяционным коммуникациям. К сожалению, вся эта обширная литература, как правило, весьма поверхностно освещает проблему и крайне редко базируется на результатах систематических исследований. Так, например, неоднократно высказыпялись сожаления по поиолу некритического принятия положения об эффективности открытых коммуникаций, хотя практические исследования в большей степени подтверждают целесообразность ситуационного подхода5.
Исключением в данном случае является Исследование реальных менеджеров, которое описано в гл. 14 и упомянуто во вводном разделе настоящей главы. В одном из разделов исследования одновременно использовались непосредственное наблюдение за менеджерами в их повседневном окружении и формы самооценки, чтобы определить, каким образом они осуществляют процесс коммуникаций''. Полученные результаты отражены в модели,, показанной на рис. 15.3. Первое измерение модели управленческих коммуникаций представляет некоторый континуум, на одном полюсе которого находится гуманист-коммуникатор (который активно осуществляет процесс коммуникаций в рамках организационной иерархии, как снизу вверх, так и сверху вниз, и вообще склонен к деятельности, ориентированной на людей), а на другом полюсе — механический изоляционист (который общается крайне мало, а если общается, то лишь формально). Другое измерение описывает континуум, полюсами которого являются неформальный созидатель (который осуществляет спонтанные коммуникации по всем направлениям и склонен к деятельности, направленной на развитие своих подчиненных) и формальный контролер (который осуществляет заранее запланированные формальные коммуникативные взаимодействия и склонен к деятельности, связанной с мониторингом и контролем)7. Эта модель, разработанная на основе эмпирических данных, описывает два основных измерения управленческих коммуникаций. Она как бы создает рамки для понимания того, каким образом менеджеры осуществляют рутинные коммуникации, и может быть использована в качестве отправного пункта для формального определения коммуникаций в современных организациях-
Гуманист-коммуникатор
Неформальный созидатель
Формальный контролер
Механический изоляционист
Рис. 15.3. Модель управленческих коммуникаций: как общаются менеджеры
Определение коммуникации
Термин “коммуникация” свободно используют в современном обществе как непрофессионалы, так и исследователи, работающие в области организационного поведения, а также управленцы-практики. Помимо этого, как отмечалось выше, этот термин используется для объяснения многочисленных недостатков и в обществе в целом, и в работе организаций. Несмотря на столь широкое употребление термина, очень немногие непрофессионалы, как. “прочем, и управленцы, могут дать ему точное определение. Частично этот факт объясняется тем, что даже эксперты в области коммуникаций еще не договорились между собой о едином определении.
В большинстве определений “коммуникации”, используемых в литературе по организационному поведению, выделяется роль символов для передачи смысла информации. Так, в одном из последних исследований подчеркивается, что коммуникация представляет собой понимание не видимого, а неявного и скрытого. Скрытые и символические элементы, уходящие корнями в особенности культуры, придают смысл видимому процессу коммуникации8. Такую же, если не большую, значимость имеет тот факт, что коммуникация является личностным процессом, в результате которого происходит обмен некоторыми поведенческими моделями. Эти личностные аспекты совершенно определенно выделяют большинство исследователей, работающих в области организационного поведения. Например, Иванцевич и Маттесон в одном из последних исследований отмечают, что “коммуникации между людьми зависят не от технологий, а скорее от внутренних мотивов людей и от их окружения. Это процесс, который происходит внутри личности”9.
Коммуникации, будучи личностным процессом, имеют и другие специфические особенности. Один из экспертов в области коммуникаций подчеркивает поведенческие особенности коммуникаций, отмечая, что “единственным средством воздействия одного человека на другого является его видимое поведение, иными словами, коммуникативный обмен между людьми представляет собой единственный метод, посредством которого может быть оказано некоторое влияние или воздействие”10. Иными словами, формы поведения, принятые в организациях, имеют жизненно важное значение для процесса коммуникаций. Подобное понимание коммуникации как процесса личностного и поведенческого обмена может реализоваться в различных формах.
Для определения основных категорий коммуникаций, которые представляют особую ценность с точки зрения теории организационного поведения, может быть использован континуум, представленный на рис. 15.4. На одном полюсе этого континуума находится сложнейшая современная технология коммуникаций, а на другом — сравнительно простая невербальная коммуникация. Среднее звено отображает межличностные подходы к коммуникации, которые рассматриваются в настоящей главе. Для правильного понимания межличностной коммуникации необходимо кратко остановиться на коммуникационных технологиях и невербальных подходах.
Коммуникационные Межличностные. Невербальные технологии коммуникации. коммуникации
Рис. 15.4. Коммуникативный континуум •организационном поведении
КОММУНИКАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В гл. 2 рассмотрены последние достижения информационных технологий, используемые в современных организациях. Помимо того что эти технологии привели к уплощению организационной структуры, они также оказали воздействие на сам процесс коммуникаций. Информационные технологии, применяемые для осуществления процесса коммуникаций в организациях, обычно обозначаются термином “управленческие информационные системы”, или УИС.
Управленческие информационные системы (УИС)
Хотя управленческие информационные системы не обязательно должны быть компьютеризованными, обычно они таковыми являются. Сегодня, в связи с повсеместным использованием персональных компьютеров и возникновением так называемой информационной супермагистрали, почти вся обработка информации производится с помощью ЭВМ. Задачей УИС является генерация, обработка и передача информации. Система включает не только компьютеры и их программное обеспечение, но также обрабатываемые данные и людей — персонал отдела УИС и пользователей.
Хотя обычно УИС ассоциируется с интегрированными информационными сетями", обеспечивающими принятие управленческих решений, УИС могут использоваться также для стратегического планирования12 (например, компания American Hospital Supply использовала УИС для изменения направления своей деятельности), улучшения обслуживания потребителя (например, некоторые авиационные компании предоставляют своим сотрудникам, работающим у регистрационных стоек, информацию о пассажирах, что позволяет индивидуализировать сервис)13 и для коммуникаций как таковых. В следующей главе, посвященной принятию решений, будет уделено внимание тому, каким образом компьютеризованные системы, особенно искусственный интеллект и экспертные системы, могут помочь принятию решений; здесь же достаточно отметить, что УИС могут быть использованы как часть межличностной и организационной систем коммуникаций. Например, менеджеры с помощью такой системы могут обратиться к другим сотрудникам за информацией, необходимой для решения каких-либо проблем, или могут изучить литературу о последних технических достижениях в интересующей их области.
Телекоммуникации
Самое непосредственное отношение к компьютеризованным УИС имеет телекоммуникационный взрыв. Действительно, границы между компьютерными технологиями и телекоммуникациями становятся все менее и менее заметными. Сегодня компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникационные сети становятся все более компьютеризированными14. В дополнение к компьютерам в телекоммуникационных системах используют телефоны и телевизионные технологии, а также беспроводные мобильные радиотелефоны и системы, использующие оптоволоконные кабели.
Беспроводные коммуникационные технологии в конечном счете могут заменить телефоны. связанные медным проводом. Как ожидается, эти технологии будут доступны миллионам новых пользователей за половину цены, которую сейчас нужно платить за услуги сотовой телефонной связи. Однако существует и негативный аспект в технологических достижениях, особенно для людей, занятых трудовой деятельностью. Один обозреватель недавно заметил, что беспроводные коммуникации
...будут весьма сомнительным облегчением, с одной стороны, делая людей независимыми от рабочих мест, а с другой — приковывая их к работе. В самом деле, сегодня компании, предлагающие услуги сотовой связи, строят компьютеризированные системы, которые могут автоматически отслеживать перемещения человека в любой части Северной Америки, таким образом, по одному и тому же номеру можно будет дозвониться и до рабочего места, и до карманного телефона сотрудника, где бы он ни находился. Люди будут убегать, но не смогут спрятаться15.
Этот взрыв коммуникационных технологий, иногда называемый'“второй коммуникационной революцией^16, не ограничивается территорией Северной Америки или телефонными сетями. Например, суммарная продолжительность международных телефонных переговоров во всем мире превысила 30 млрд минут в 1990 г.; в 1991 г. она достигла 36 млрд минут и, по некоторым оценкам, возрастет на 60 или 70% в 1995 г. Ежегодный прирост числа исходящих звонков в Соединенных Штатах равен 18% (исключая Мексику и Канаду); ii Германии — !4; и Японии — 23 и на Тайване — 31%17.
. Выйдя за пределы простой телефонной связи, революция в сфере телекоммуникаций/или. как говорят, системе “персональных телекоммуникационных услуг”, использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать данные, графические изображения и даже видео мате риалы; соответствующие приборы относятся к
... интенсивно растущему семейству переносных компьютерных устройств: “карманных” компьютеров, электронных записных книжек и устройств, иногда называемых мутант-ными, имеющими функции телефона, компьютера и пейджера^.
Неопределенность границы между аудио-, видео- и компьютерной технологиями также обнаруживается в оптических компакт-дисках или CD-ROM*, приобретающих все большую популярность. Эти серебристые диски произвели революцию в музыкальном бизнесе. С точки зрения коммуникаций основной отличительной особенностью CD-ROM является их огромная емкость, превосходящая в сотни раз гибкие магнитные диски. Так, один CD-ROM может содержать псе телефонные номера Соединенных Штатов или полный набор энциклопедий вместе с аудио- и видеоматериалами. Например, с помощью CD-ROM можно на одном компьютерном терминале прочитать текст о Бетховене, увидеть его портрет и послушать его музыку. Тридцать четыре ведущие фирмы, разрабатывающие программное обеспечение для CD-ROM, продали в течение нерпой иоливины 1993 г. продукции на 50 млн дол., а номенклатура предлагаемых программ превысила 3 тыс. к концу 1993 г. по сравнению с 800 в предшествующем году19.
В мире волоконной оптики носителями информации являются импульсы лазерного излучения, проходящие по сверхчистым стеклянным волокнам. Ниже описываются возможности такой волоконно-оптической системы.
Наиболее продвинутые сегодня системы могут передавать по одной волоконной паре информацию (.'о скоростью 3,4м.-1рд6ит в секунду или обмм данных, эквивалентный 4Нтыс. телефонных разговоров. Конечно, волоконная оптики не будет играть столь большую роль в передиче голосовых сообщений, какую она приобретет в стремительно растущем тра-фике, порождаемом факсами, компьютерными сетями и видеоустройствами^.
Другими словами, посредством беспроводной связи или с помощью волоконной оптики телефон, телевизор и компьютер объединятся в одной очень мощной, но имеющей дружественный пользовательский интерфейс коммуникационной системе-
Другими достижениями телекоммуникационных технологий, уже сегодня широко применяемыми для связи в современных организациях, являются определители номера телефонного абонента, электронная почта, голосовые интеллектуальные автоответчики и электронные доски объявлений. Определитель отображает номер звонящего абонента. Этот номер передается в компьютер, где может использоваться для многих целей. Например, компания American Express использует такую систему в центре обслуживания заказчиков. Когда клиент звонит, компьютер по этому номеру вы полит на дисплей имя заказчика и его корпоративный файл еще до того, как представитель компании поднимет телефонную трубку21.
Электронная почта и интеллектуальные автоответчики
Как уже говорилось в гл. 2, электронная почта мгновенно передает текстовые сообщения другим сотрудникам внутри данной организации или представителям других организаций по всему миру. С помощью системы Internet (стремительно растущей информационной среды, связывающей компьютерные сети в глобальном масштабе) миллионы людей могут теперь получать информацию практически обо всем, что их интересует, и потенциально осуществлять коммуникации с любым человеком, имеющим компьютер. Электронная почта может быть использована для передачи компьютерных файлов (электронных таблиц, файлов баз данных и адресных листов), а также для обмена по электронному стандарту EDI*, представляющему собой автоматизированную форму заказов и учета товарных запасов. Организации, предоставляющие услуги электронной почты, обычно имеют доступ к различным базам данных, что дает пользователям возможность получать самые свежие новости и финансовую информацию, отчеты о кредитоспособности, производить электронные банковские операции и даже приобретать товары, не выходя из дома23.
Для передачи голосовых сообщений компьютер используется в качестве интеллектуального автоответчика. Он отвечает на звонки, передает письменные заметки, предоставляет информацию и принимает сообщения. Например, Plunkell, Gibson& Alien, большая юридическая фирма в Техасе, получает в среднем тысячу звонков ежедневно. У фирмы были проблемы с обслуживанием такого большого количества звонков. Фирма установила интеллектуальный автоответчик, и теперь клиентов приветствует персональное сообщение от их адвоката, а сам клиент может оставить детальное конфиденциальное сообщение. Адвокаты могут прослушивать оставленные им сообщения, как из офиса, так и находясь за его пределами, 24 часа в сутки. Когда они отвечают на звонки, то имеют уже всю необходимую информацию, чтобы помочь своим клиентам. Как показывают исследования, дслоной разговор в среднем продолжается от четырех до пяти минут, в то время как среднее голосовое сообщение длится меньше минуты. Установка интеллектуального автоответчика на фирме Plunkeff, Cibson & Alien привела к снижению на 60% числа внутренних звонков и уменьшению бумажной работы. Качество обслуживания клиентов также значительно улучшилось23.
В то время как электронная почта и интеллектуальные автоответчики предназначены для индивидуальных пользователей, электронные доски объявлений похожи на традиционные пробковые с тем отличием, что здесь используются компьютер и модем, а не бумага и кнопки. Электронные доски объявлений применяются для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и хранения необходимой документации, такой, как пособия по внутрикорпоративной политике, должностные инструкции, списки служебных телефонов, а также других документов, к которым могут получить доступ менеджеры и служащие- Кроме досок объявлений, предназначенных для внутреннего пользования, растет число доступных широкому кругу пользователей электронных досок объявлений, которые находятся в распоряжении коммерческих компаний, имеющих базы данных по конкретной тематике, например относительно конкретного программного обеспечения или деятельности профессиональной группы. Помимо поддержания контактов электронные доски объявлений могут стать полезными в повседневной работе фирмы. Например, переводчики фирмы Language Exchange Inc. (Вашингтон, округ Колумбия), оказывающей услуги по обучению иностранным языкам и переводам, звонят на лингвистическую доску объявлений, чтобы забрать документы, сосканированные в систему. Сделав перевод, они посылают их обратно надоску объявлений; затем документы редактируются, вычитываются, оформляются или направляются непосредственно заказчику. По оценкам компании, с помощью электронной доски она может обработать в десять раз больше документов, чем это было ранее24.
По-видимому, нет предела разнообразию применений информационных технологий в будущем. Наблюдается стремительный рост во всех технологических областях. Как заметил один высокопоставленный менеджер: “Рано или поздно каждый будет использовать телекоммуникации, и окружающий нас мир станет лучше или по крайней мере проще*25.
НЕВЕРБАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ
На противоположном конце континуума по отношению к сложнейшим телекоммуникационным технологиям находятся невербальныс коммуникации, В то время как важность вербальных коммуникаций признана уже давно, коммуникация невербальная только недавно попала в фокус внимания исследователей, работающих пал проблемами общения. Невербальные коммуникации, которые иногда называют “языком молчания”, можно определить как “бессловесные реакции человека (такие, как жесты, выражен не л и па) нявоспри и и мяемые особенности окружающей среды, через которую люди псрсдн ютнсрбальцыс и 1[сисрб;1лы1ыс сообщения”"'. Таким образом, коммуникация может осуществляться и тогда, когда человек говорит, и тогда (что не менее важно), когда он ничего не произносит.
Пластика тела и параязык
Существует множество форм невербальных коммуникаций. Больше всех известен язык телодвижений. Движения нашего тела могут передавать смысл сообщения. Эта форма общения включает выражение лица, а также позу и жесты. Так, например, опытные торговые и рекламные агенты и даже игроки в покер используют для достижения успеха свои знания о глазах людей. Престон объясняет;
...если человек взволнован или возбужден, у него расширяются зрачки. Раздумывая над предложенной ценой, покупатель бессознательно подаст внимательному продавцу сигнал, что цена для него приемлема... Некоторые цвета или формы производят большее впечатление, чем другие, и реакция отражается в глазах покупателя. Обладая подобной информацией, специалисты, работающие в сфере торговли, могут изменить свои продукты таким образом, чтобы они были более привлекательными для покупателей по сравнению с другими товарами. Хорошие игроки в покер всегда следят за выражением глаз своих партнеров, когда раздаются карты. Расширение зрачков очень часто свидетельствует о том, что игрок получил хороший расклад". ,