2. Оценка должностных обязанностей
У секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и без документному обслуживанию, который выполняют все секретари.
Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.
Должностная инструкция - главный организационно - правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы.
С административно - правовой позиции должностная инструкция - это нормативная основа применения к работнику мер воздействия.
При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнаёт, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявленными требованиями.
Если у работающего секретаря должностной инструкции ещё нет, её надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случает отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
При разработке должностных инструкций на всех сотрудников организации необходимо обеспечить единый подход к их структуре, последовательности изложения. Допускается внесение «оригинальных» элементов, если того требует специфика выполняемых работником функций.
Должностная инструкция секретаря разрабатывается на основе единой номенклатуры должностей служащих (ЕНДС), Тарифно - квалификационных характеристик по обще отраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. №37).
Структура должностной инструкции секретаря содержит следующие элементы:
1. Общие положения;
2. Функции;
3. Должностные обязанности;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения;
7. Оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождение от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчинённость секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно - методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закреплённый за секретарём, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарём документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определённых форм и методов работы, могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретаря для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность за правильное и своевременное использование предоставляемых ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передаёт информацию, её структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарём своих функций и обязанностей, использование прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность её выполнения.
Секретарь в своей деятельности руководствуется:
Конституцией Российской Федерации;
Гражданским кодексом Российской Федерации;
Трудовым кодексом Российской Федерации;
Федеральным законом Российской Федерации №24-ФЗ от 20.02.1995 Об информации, информатизации и защите информации;
Постановлением Госкомстата Российской Федерации №26 от 06.04.2001 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его;
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
Единой государственной системой делопроизводства;
Правилами и указаниями Росархива;
Уставом предприятия;
Инструкцией по делопроизводству предприятия;
Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
Приказами, распоряжениями руководства предприятия;
Должностной инструкцией.
Приступим рассмотрению конкретных должностных функций секретаря.
На секретаря возлагаются следующие функции:
Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
Подготовка проектов документов по указанию руководителя;
Контроль качества документов, предоставляемых на подпись руководителю;
Контроль исполнения документов и поручений;
Организация работы приемной руководителя;
Документирование деятельности совещательных органов Общества;
Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению предприятия;
Организация документов в делопроизводстве;
Организация без документного обслуживания руководителя.
Обязанности секретаря:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;
Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;
Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;
Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
Отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);
Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
Получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;
Организует телефонные переговоры Генерального директора;
Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы;
Выполняет печатные и копировально-множительные работы;
Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя
Принимает документы на подпись руководителю;
Контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководителю;
Контролирует исполнение документов и поручений руководителя, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников предприятия;
Ведет журнал опозданий сотрудников предприятия на работу;
Ежемесячно представляет руководителя отчет об опозданиях сотрудников;
Принимает на хранение от структурных подразделений предприятия документы, законченные делопроизводством;
Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;
В соответствии с действующими правилами шифрует дела;
Систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
Подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;
Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;
Консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.