Індексація вхідних документів

Реєстрації підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

Реєстрація вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної кореспонденції окремо за кожною реєстраційною гру­пою кореспондентів.

Індекс вхідного документа при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських цифр, які проставляються че­рез косу риску. Перша група цифр містить індекс кореспонден­та, якому надсилається документ для розгляду; друга група — порядковий номер реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де 6 — номер кореспондента згідно з Переліком кореспон­дентів;

02 — присвоєний індекс для першого заступника керівни­ка;

293 — порядковий номер за книгою реєстрації для даного виду документів з початку року.

Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, осо­би з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються за реєстрацій­ними індексам першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу рис­ку.

Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу.

Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:

• Вітальні листи, телеграми.

• Запрошення (крім урядових та закордонних).

• Повідомлення про конференції, семінари, наради та про­грами до них.

• Листи, що надійшли до відома (в копії).

• Інформація, надіслана до відома.

• Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і від­пустки.

• Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).

• Навчальні плани і програми.

• Рекламні повідомлення, плакати тощо.

• Прейскуранти цін.

• Норми витрат матеріалів.

• Наукові звіти.

• Бухгалтерські документи; форми статистичної звітності тощо.

• Кореспонденція з поміткою "особисто", а також адресо­вана громадським організаціям.

Перелічені документи підлягають обліку у відповідних струк­турних підрозділах.

Реєстрація та індексація вхідної кореспонденції

Усі вихідні документи, які відправляються з організації, реєструються в журналі реєстрації вихідних документів за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.

Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється централі­зовано канцелярією.

Індекс вихідного документа містить дві групи арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр — індекс структурного підрозділу та номер справи за номенкла­турою структурного підрозділу, який готував документ, друга — індекс посадової особи, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації з початку року.

Книга реєстрації вихідної кореспонденції

Формат A3 (297 х 420 мм)

Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/ 10-1253, то:

23 — індекс структурного підрозділу;

15 — індекс справи за номенклатурою підрозділу (якому при­своєно індекс 23) із зазначеного питання (під номером 15 у но­менклатурі справ підрозділу);

10 — присвоєний індекс для керівництва;

1253 — порядковий номер за книгою реєстрації вихідної ко­респонденції з початку року.

У листах-відповідях на доручення вищих органів, листах-відповідях на запити і звернення народних делегатів України, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне обов´язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі кореспондента, що надіслав документ, на який дається відповідь.