- •Електронний підручник з Менеджменту Частина 3
- •Принципи бізнесу:
- •Бізнес-план як невід’ємна складова успішного бізнес-проекту
- •Написання бізнес-плану
- •2.Етика бізнесу:
- •Організаційно-підприємницька діяльність
- •3.Формування команди:
- •Основні підходи до формування команди
- •4.Стиль роботи менеджера:
- •Стилі управління менеджерів
- •Автократичний ( авторитарний ) стиль управління.
- •Демократичний стиль управління.
- •Організація праці менеджера:
- •Планування робочого часу
- •Поняття робочого місця менеджера та його організація
- •Поняття робочого місця
- •Порядок передачі документів керівництву
- •Порядок отримання та розглядання відповідних документів структурними підрозділами
- •Реєстрація документів
- •Індексація вхідних документів
- •Реєстрація та індексація вхідної кореспонденції
- •Реєстрація та індексація внутрішніх документів
- •Порядок обробки та інкасації вихідних документів
- •Облково-довідковий апарат
- •Облік обсягу руху документів
- •Робота з джерелами інформації
- •Підготовка до проведення зустрічей
- •Навчання найманих працівників
- •Особистість менеджера:
- •Психологічні якості менеджера як особистості
- •Десять заповідей ділової людини
- •Психологія ділового спілкування у бізнесі:
- •Поради Дейла Карнегі
- •Удосконалення спілкування:
- •Психологічні особливості проведення ділових переговорів і бесід Ділові переговори, бесіди. Методи і техніка ведення ділової бесіди
- •Методи і техніка ведення ділової бесіди.
- •Психологічні особливості національних стилів ведення переговорів
- •Усунення протиріч і керування конфліктними ситуаціями. Основні стратегії поведінки в конфліктних ситуаціях.
- •Основні стратегії поведінки в конфліктних ситуаціях
- •Проведення тестування, на комунікаційні здібності групи людей
- •Аналіз результатів тестування
- •Організація вдалих переговорів:
- •Мистецтво успішної презентації:
Реєстрація та індексація внутрішніх документів
Індексами внутрішніх документів (наказів, постанов, розпоряджень, протоколів тощо) є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються окремо кожному виду документа в межах календарного року.
За кожним видом документів нумерація ведеться арабськими цифрами, починаючи з номера 1.
Накази, що видаються в організації, індексують за кожним видом окремо:
накази про основну діяльність нумеруються арабськими цифрами і щороку починаються з № 1;
до індексів наказів, що стосуються особового складу (про призначення, переведення, звільнення, відпустки тощо) додаються літери "ВК".
Постанови та розпорядження, що приймаються організацією, індексуються додаванням до порядкового номера відповідного виду документа з початку літери "п" -для постанов і літери "р" — для розпоряджень. Наприклад: постанова від 14.02.99 №1-п; розпорядження від 28.05.99 №18-р.
Індекс протоколу засідання правління, наради у керівника складається з арабських цифр порядкового номера з початку року.
Інструкції, методики, положення, заходи, що видаються без розпорядчого документа, але мають силу нормативного документа і тривалий час дії, індексуються на однакових умовах із наказами про основну діяльність.
Оригінали цих документів зберігаються в канцелярії, а контрольні примірники — у справах структурних підрозділів, що їх розробляли.
Після підписання документів структурні підрозділи передають перший і третій примірники до канцелярії для реєстрації, тиражування, надсилання та зберігання. Завізовані другі примірники залишаються в справах структурних підрозділів — відповідальних виконавців.
Для визначення тиражу та забезпечення надсилання документів відповідним адресатам виконавці складають і подають до канцелярії при реєстрації розрахунок надсилання.
Порядок обробки та інкасації вихідних документів
Вихідна кореспонденція обробляється і відправляється централізовано канцелярією в день її одержання від структурних підрозділів, але не пізніше наступного робочого дня.
Відправлення або передача працівникам установ документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.
Документи, призначені для відправлення, приймаються канцелярією повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими з позначкою про категорію відправлення (крім простих відправлень).
Первинне оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці:
проставляють початкові цифри індексу вихідного документа (індекс структурного підрозділу і справи за номенклатурою);
зазначають на конверті поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулиця, номер будинку) і передають у незапечатаному вигляді до канцелярії на реєстрацію, обробку і відправлення.
Під час приймання від виконавців вихідних документів канцелярія обов´язково перевіряє:
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах установи;
наявність на документі відмітки про додатки;
повноту зазначення адреси кореспондента;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Канцелярія після реєстрації вихідної кореспонденції здійснює її обробку і відправлення. На рекомендовану кореспонденцію складається реєстр, в якому працівник канцелярії проставляє своє прізвище і дату відправки.
Внутрішнє надсилання документів посадовим особам та структурним підрозділам здійснюється за реєстром надсилання.
Працівник канцелярії здає рекомендовану кореспонденцію на пошту, отримає квитанцію з обов´язковим проставленням поштового штемпеля на реєстрі і квитанції, слідкує за чіткістю його відтиску і правильністю зазначеної дати відправлення.
Якщо відправляється один конверт рекомендованої кореспонденції, реєстр не складається, а конверт відправляється за окремою поштовою квитанцією, яка зберігається в канцелярії і при потребі використовується як доказ відправки рекомендованої кореспонденції.
Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в конверті.
Вихідні документи для групового надсилання передаються до канцелярії після їх підписання разом із примірником для тиражування (без підпису й віз) та розрахунком надсилання. Замість підпису проставляється печатка загального відділу, що означає, що документи підписані.Телеграми і термінова кореспонденція факсом відправляються канцелярією протягом дня.
Документи на адресу Верховної Ради України, адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України доставляється кур´єром під розпис у розносній книзі або на картці-повідом-ленні про вручення.
З метою здійснення аналізу і контролю за виконанням доручень вищих органів, а також аналізу надсилання нормативних і методичних документів структурні підрозділи разом з оригіналом для відправки адресату передають до канцелярії один примірник кожного документа, що надсилається.
Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправляється:
цінними, рекомендованими, простими відправленнями;
простими, рекомендованими, цінними бандеролями;
електронною поштою або факсом.
Категорія поштового відправлення визначається виконавцем документа.
Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається за спеціальною таблицею і відображається (зазначається) на конверті наклеюванням необхідної кількості поштових марок або відбивається на конверті маркувальною машиною.
При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та, при потребі, прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулицю, номер будинку). Індекс має бути написаний на конверті стилізованим шрифтом (в разі використання стандартного конверта).
У журналі або в реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
Оригінали розпорядчих документів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в організації. В інші установи надсилаються другі примірники.
Документи на магнітних носіях відправляються при наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв та записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах. У разі необхідності слід зробити документ на папері, підписати і зареєструвати його додатком до документа на магнітному носії.
Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення, структурні підрозділи та інші виконавці зобов´язані передавати до канцелярії у конкретно визначені для цього години:
- до 10 години — для кореспонденції, що відправляється через МСП;
- до 15 години — для кореспонденції, що адресована вищим органам і відправляється кур´єром.
Відправка кореспонденції, переданої до канцелярії після зазначеного часу, здійснюється наступного дня.
Надсилання кореспонденції, реєстрація якої ведеться у структурних підрозділах (доповідні, службові записки і відповіді на них тощо) здійснюється діловодами та особами, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах.
Кореспонденція, що відправляється за кордон, обов´язково візується та береться на облік у відділі міжнародних зв´язків.