Поняття робочого місця менеджера та його організація

Відповідною точкою будь-якої виробничої діяльності є робоче місце людини, яке має суворо визначені функції.

Поняття "робочого місця" має подвійний зміст. З одного боку, це первинна ланка виробничої структури підприємства, з іншого, суто технічного боку, - зона, оснащена необхідними технічними засобами, в якій здійснюється трудова діяльність виконавця або групи виконавців, які спільно виконують одну функцію, роботу, операцію, елементарну процедуру, при можливо менших фізичних зусиллях та мінімальному нервовому навантаженні.

Поняття робочого місця

Під робочим місцем працівника апарату управління мається на увазі зона його трудової діяльності, оснащення необхідними засобами праці.

Поняття "організація робочих місць" включає:

• влаштування і планування службових приміщень і розміщення в них робочих місць;

• планування робочих місць;

• оснащення робочих місць необхідними меблями і сучасними технічними засобами опрацювання інформації.

Основні складові робочого місця:

• цілі, уявлення про результати праці;

• заданий предмет праці;

• система засобів праці;

• система професійних службових обов'язків;

• система прав працівника;

• виробниче середовище (предметні і соціальні умови праці).

Загальною вимогою раціональної організації робочих місць є створення працівникам максимальної зручності для здійснення їх діяльності, вивільнення від нераціональних переміщень та рухів, зниження на цій основі витрат праці на виконувану роботу. Отже, економія часу і сил працівника - головні критерії раціональності організації робочих місць.

Робоче місце як будь-яка категорія має кількісну та якісну характеристики. Якщо на основі масштабів концентрації предметів праці та зміни режиму функціонування робочих місць формуються кількісні параметри даної категорії, то вимоги до професійно-кваліфікаційних, демографічних та психофізичних даних робітника, а також організаційно-технічного рівня розвитку утворюють якісні характеристики робочого місця. Збалансування зайнятості полягає у постійному підтриманні рівноваги між цими двома системами вимог.

Робоче місце - первинна ланка виробництва, що знаходиться в безпосередньому віденні одного робітника чи бригади і включає в себе комплект матеріальних елементів, що забезпечують процес праці.

Робоче місце складається з таких елементів:

• виробничої площі;

• основного устаткування;

• пристроїв для зберігання матеріалів, заготовок, готової продукції, відходів і браку;

• пристрою для збереження інструментів, оснащення і пристроїв;

• підйомно-транспортних пристроїв;

• пристроїв для безпеки і зручності роботи.

Організація робочого місця - це система заходів, спрямованих на створення на робочому місці необхідних умов для продуктивної праці, підвищення його змістовності й охорону здоров' я робітника, оснащення засобами і предметами праці та їх розміщення в певному порядку для безперебійного та якісного здійснення трудового процесу з урахуванням спеціалізації виконуваних робіт, кількості виконавців, професій, виду та типу виробництва, рівня механізації та автоматизації, кількості необхідного обладнання та устаткування.

Комплекс заходів охоплює:

• вибір раціональної сигналізації робочого місця і його оснащення устаткуванням та інвентарем;

• створення комфортних умов праці;

• раціональне планування;

• безперебійне обслуговування робочого місця по всіх його функціях. Конкретний зміст робіт з раціональної організації робочих місць залежить від багатьох факторів,

а саме:

• виду праці - розумовий чи фізичний, важкий чи легкий, різноманітний чи монотонний;

• умові праці - комфортні чи несприятливі;

• типу виробництва тощо.

Робота з документацією

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформа­ційно-пошукових систем з документами і контролю за їх вико­нанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання. Рух документів в організації з моменту їх створення або одер­жання до завершення виконання або відправлення створює до­кументообіг. Порядок проходження документів здійснюється за схемами для відповідних документів (груп документів), які затверджують­ся керівником організації.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

• загальне діловодство;

• діловодство з документами обмеженого доступу.

Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям. Виконані документи після їх надсилання відповідним адре­сатам разом із копіями документів-відповідей передаються ви­конавцями діловодам структурних підрозділів для здачі їх у вста­новленому порядку до архіву (додаток 15). Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислюваль­ної техніки.

Приймання та обробка документів

Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:

• приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляєть­ся кур´єрами протягом робочого дня;

• приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка до­ставляється працівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;

• приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посил­ки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;

• приймання телеграм, які доставляються працівниками пош­тового відділення.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, опла­та за яку, здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати. Кореспонденція, що надійшла після 18 години, а також у вихідні і святкові дні передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10 години першого робочого дня. Документи, отримані працівниками організації на прийомі громадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, пере­даються ними для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа. Проекти нормативних актів, а також проекти інших доку­ментів, що надходять на погодження, приймаються для реєстрації тільки з примірником робочої копії документа, яка після погод­ження залишається у справах організації. Факси, що надходять на адресу організації, передаються пра­цівниками, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання. При надходженні машиночитаних документів канцелярія здійснює обробку супровідної документації, а машинні носії пе­редаються до Управління інформатики без зняття упаковки. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" або адресовані громадським органі­заціям, а також надходження від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою, "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підля­гає реєстрації у канцелярії. Якщо при розкритті конвертів виявлено відсутність доку­мента або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші документа, яка підписується і датується. Запит про надсилання документів, яких не вистачає, при не­обхідності, робить виконавець, який отримав документ для ви­конання. У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірни­ках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається у канцелярії (див. зразок). При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому реєстрі та на конверті. Конверти зберігаються і додаються до документів у тих ви­падках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність но­мерів документів номерам на конверті, коли лист носить особис­тий характер, а напису на конверті "особисто" немає, також до­даються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, пре­тензій, позовних заяв, відповідей на претензії, відзивів на позовні заяви, договорів, запитів і звернень депутатів, звернень грома­дян. Забороняється відривати марки від конвертів, які додають­ся до зазначеної кореспонденції. Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації до­кументів знищуються. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), по­шкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярії. Приймання та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком (до­даток 15).

Зразок

Формат А4 ОРГАНІЗАЦІЯ АКТ

___ №__ (дата)

м. Київ

Про відсутність вкладень у конверті

Складений____________________________

(посада, прізвище, ініціали)

у присутності

(посада, прізвище, ініціали)

(назва організації)

про те, що "_____ "        2001 р. від...

надійшов пакет, в якому при розкритті не виявлено такі вкла­дення:

(назва або номери документів, яких не вистачає).

Акт надсилається відправникові для надіслання документі, яких не вистачає.

Найменування посади підпис, ініціали, прізвище

 

Попередній розгляд документів

Попередній розгляд документів провадиться з метою їх роз­поділу на ті, що потребують обов´язкового розгляду керівницт­вом згідно з розподілом обов´язків, визначення необхідності реєстрації кореспонденції, відбір документів для термінового роз­гляду і виконання, а також зазначення типових строків виконан­ня документів (додаток 9), які безпосередньо передаються на ви конання структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям (якщо у документі не вказані конкретні терміни виконання). Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одер­жання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телегра­ми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення. При попередньому розгляді документів для визначення кому необхідно надіслати документ, слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів. При необхідності, для визначення кому слід передати доку­мент для розгляду, залучаються структурні підрозділи. У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповід­ний бланк для резолюції, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа кореспондентом, а також індекс і дата реєстрації. Попередній розгляд здійснюється канцелярією згідно з вста­новленим порядком (додаток 6), результатом якого є передача отриманої кореспонденції, після її реєстрації, на розгляд керів­ництву або в структурні підрозділи. Без попереднього розгляду передається за призначенням ко­респонденція, адресована безпосередньо структурним підрозді­лам, громадським організаціям та з поміткою "особисто".