1.3. Управління матеріально-технічним забезпеченням

Для безперебійного функціонування виробництва необхідно добре налагодити матеріальне забезпечення, яке на підприємстві здійснюється через органи матеріально-технічне забезпечення.

Раціональна організація матеріально-технічного забезпечення і збуту значною мірою визначає рівень використання засобів виробництва, зростання продуктивності праці, прибутку та рентабельності. Цим обумовлюються роль і значення матеріально-те­хнічного забезпечення та збуту в системі управління підприємством. Забезпечення виробництва потрібними матеріальними ресурса­ми є початковою ланкою виробничого процесу, а збут готової про­дукції - кінцевою.

Матеріально-технічне постачання — це процес забезпечення підприємства всіма необхідними видами матеріально-технічних ре­сурсів у встановлений термін і в обсягах, необхідних для нормальної роботи. Від організації своєчасного надходження матеріальних ре­сурсів у потрібній кількості, певної якості та асортименту значною мірою залежить рівномірний, ритмічний випуск готової продукції, її якість та ефективність роботи підприємства [].

Основним завданням підприємства з організації та управління матеріально-технічним постачанням є своєчасне, безперебійне і ком­плексне забезпечення ресурсами у відповідності зі встановленими плановими завданнями. В практиці роботи підприємств застосову­ють дві форми постачання: транзитну і складську.

При транзитній формі постачання підприємства одержують сировину й матеріали безпосередньо від підприємств-виробників. Застосування цієї фор­ми економічно виправдане в тих випадках, коли потреба в матеріа­лах і сировині наданий час дорівнює транзитній нормі або більша за неї.

Складську форму постачання, за якої потрібні матеріальні ресур­си підприємства одержують з баз і складів забезпечувально-збутових організацій, економічно доцільно застосовувати, якщо матеріальні ресурси потрібні в невеликій кількості. Таким чином, господарські зв'язки підприємств з постачальниками матеріальних ресурсів органі­зовуються як безпосередньо з підприємствами-постачальниками, так і з територіальними органами постачання. В першому випадку ос­новним завданням є розвиток прямих довготермінових зв'язків, під якими розуміють таку форму господарських відносин, при якій кон­кретні умови поставок, асортимент, якість, терміни, взаємна мате­ріальна відповідальність та інші питання узгоджуються безпосередньо на основі прямих угод [].

Комерційна діяльність підприємства не обмежується тільки за­безпеченням. Другою її складовою частиною є збут готової продукції. Основним завданням управління збутом на підприємстві є своєчас­не і повне виконання плану реалізації продукції у відповідності з укла­деними угодами. Постачання продукції споживачам має бути своє­часним, ритмічним, з точно визначеними обсягами, асортиментом, які потрібні підприємствам-споживачам. Матеріально-технічне по­стачання і збут у масштабі народного господарства являють собою два боки одного процесу товарного обігу засобів виробництва. Тому деякі види господарських угод можуть умовно належати як до забез­печення, так і до збуту. Вони можуть одночасно служити для одного господарства правовою формою матеріально-технічного забезпечен­ня, для іншого — формою збуту, реалізації продукції [].

Матеріально-технічне забезпечення виконує дві основні функції: зовнішню і внутрішню.

Зовнішні функції визначають взаємовідносини підприємства з по­стачальниками, постачальницько-збутовими організаціями, органа­ми державного управління.

Внутрішні функції характеризують взаємодію служби забезпечен­ня з виробничими цехами, підрозділами апарату управління вироб­ництвом.

Основними завданнями матеріально-технічного забезпечення є []:

- визначення перспективної і поточної потреби в матеріальних ресурсах, сировині та обладнанні;

- розробка матеріальних балансів;

- розміщення замовлень, вживання оперативних заходів щодо їх реалізації;

- встановлення рівня якості матеріальних ресурсів у відповідності до їх стандартів, оптимального співвідношення між засобами вироб­ництва;

- вибір постачальників та підтримка з ними зв'язків.

У своїй діяльності підприємства використовують різноманітні ма­теріали, сировину, паливо, комплектуючі вироби, які в процесі ви­робництва перетворюються на продукцію і тому повинні постійно поповнюватися.

У зв'язку з цим в системі управління матеріальними ресурсами особливе місце займає процес закупок, оскільки ефективність робо­ти будь-якого підприємства значною мірою визначається повнотою, комплексністю, своєчасністю забезпечення його матеріальними ре­сурсами в необхідній кількості і відповідного асортименту. З цією ме­тою на підприємствах створюють служби з питань матеріально-тех­нічного забезпечення (МТЗ).

Служба МТЗ — це сукупність управлінських і виробничих підрозділів, які організовують і здійснюють забезпечення виробниц­тва матеріальними ресурсами, обладнанням та комплектуючими []. Основними завданнями служби МТЗ є забезпечення безперервно­го, комплексного постачання виробництва матеріалами та сирови­ною, їх пошук, купівля, організація доставки та збереження. Служба МТЗ визначає, які види матеріальних ресурсів і в якій кількості потрібні для забезпечення виробничо-господарської діяльності підприємства і виконання виробничої програми.

Служби матеріально-технічного забезпечення виконують такі функції []:

1. Планування потреби підприємства в матеріально-технічних ресурсах з метою забезпечення його безперервної роботи.

1. Складання замовлень і специфікацій на ресурси (що виділяються за державним замовленням) і передавання їх у планові відділи державних органів.

2. Здійснення всієї оперативної діяльності з питань виконання планів забезпечення (укладання договорів, одержання ресурсів у відповідності з виділеними фондами і за договорами із постачальни­ками).

2. Організація розміщення, підготовки до видачі і видача матеріально-технічних ресурсів цехам і службам підприємства.

3. Встановлення разом з планово-економічним, технічним та фінансовим відділами підприємств обгрунтованих диференційова­них норм запасів матеріально-технічних ресурсів і доведення їх до відома працівників складів; регулювання розміру запасів та контроль за їх станом.

4. Участь у розробці заходів з економії матеріально-технічних ре­сурсів, заміна дефіцитних матеріалів менш дефіцитними..

5. Організація контролю за витратами матеріальних ресурсів у цехах і службах згідно з призначенням.

6. Здійснення оперативного обліку надходження матеріально-технічних ресурсів на підприємство, їх видача цехам і службам, ви­явлення стану виробничих запасів.

Створення служби МТЗ дозволяє вирішувати питання, пов'язані із забезпеченням підприємства ресурсами шляхом планування та координації дії функціональних служб, які беруть участь у доставці, зберіганні та розподілі ресурсів на підприємстві (транспортна служ­ба, служба складського господарства, служба обліку.

В обов'язки МТЗ підприємства входять []:

1. Вивчення пропозицій та кон'юнктури ринку засобів виробництва.

2. Укладання, контроль і регулювання виконання договорів.

3. Вибір ефективних типів господарських зв'язків і постачальни­ків продукції (способи товароруху, міра участі посередників, оцін­ка потенційних можливостей та реальної діяльності постачаль­ників).

4. Вибір способу транспортування (види транспорту, використання власного чи найманого транспорту).

5. Організація складського господарства (стан складів, організа­ція складських робіт, збереження продукції, організація вхідного і вихідного контролю її якості).

6. Організація рекламно-інформаційної діяльності.

Для управління забезпеченням матеріальними ресурсами важли­ве значення має вибір раціональних зв'язків з постачальниками. При їх виборі необхідно враховувати сукупність різних факторів, аналізу­ючи кожного окремо і у взаємозв'язку з іншими. Основні фактори, які необхідно враховувати []:

1. Обсяг споживання конкретного виду продукції.

2. Кількість та рівень використання ресурсів на інших підприємствах регіону.

3. Кількість і розміщення постачальників певного виду продукції;

4. Залежність якості ресурсів від місця їх виготовлення.

5. Надійність роботи підприємств, здатність швидко реагувати на зміни в попиті та у вимогах до режиму поставок (їх періодичність).

6. Період, протягом якого зберігаються споживчі якості даної про­дукції.

7. Періодичність функціонування шляхів сполучення в місцях розміщення підприємств-споживачів і постачальників.

8. Наявність і розміщення складів посередницьких організацій.

У кожному конкретному випадку визначна роль належить двом-трьом факторам, але потрібно враховувати всі.

Управління матеріально-технічним забезпеченням спрямоване на економізацію потреб і вирішення якнайменше трьох таких про­блем []:

- орієнтація на більш дешеві види ресурсів;

- уніфікація асортименту ресурсів, що використовуються;

- мінімізація загального обсягу закупок.

Загальне правило у вирішенні цих проблем — це всебічна оцінка наслідків прийнятих рішень. При формуванні замовлень на ті чи інші матеріальні ресурси слід ураховувати не тільки відповідність їх ви­робничим потребам, але й затрати, при наступній обробці. Завдання управління полягає в організації системи раціональних зв'язків, яка складається з таких під завдань []:

- асортиментне завантаження підприємства;

- оптимальне прикріплення до постачальників;

- розробка оптимальних схем вантажопотоків;

- раціональне забезпечення взаємозамінних ресурсів з урахуванням ефективності їх використання у різних груп споживачів.

Будь-які рішення, пов'язані з придбанням або реалізацією товарів виробничо-технічного призначення, повинні прийматися з урахуван­ням їх економічних наслідків, оскільки вплив на кінцеві результати, рух предметів праці всередині підприємства і за його межами слід розгляда­ти як один матеріальний потік згідно з вимогам ринку до виробленої продукції, попит на яку формується з урахуванням замовлень.

Процес забезпечення ресурсами вимагає, щоб персонал мав до­сконалі знання не тільки з питань організації поставок чи механізму отоварення фондів, але й з питань організації виробництва, фінан­сових операцій, правових норм, рекламної діяльності, швидкої і пра­вильної реакції на те, що відбувається на товарному ринку попиту, безперервного пошуку нових можливостей ринку. Важливо також добре знати своїх клієнтів-постачальників, ділових партнерів у про­мисловості та в торгівлі, їх інтереси і прогнозувати поведінку кожно­го в тій чи іншій ситуації [].

Реалізація завдань з управління закупок характеризується таки­ми особливостями []:

- використання в документах на закупку як товарних, так і не матеріальних позицій;

- облік партій поставлених товарів, контроль терміну зберігання, терміну дій ліцензій і сертифікатів;

- урахування митних відрахувань, транспортних та інших витрат при визначенні облікової вартості конкретних закупок (деталей, ви­робів);

- автоматизований розподіл товарів по складах;

- оформлення доручень на отримання матеріальних цінностей.

В умовах ринку постачання матеріально-технічних ресурсів здійснюється різноманітними формами і методами []:

- через товарно-сировинні біржі;

- аукціони, конкурси;

- оптові закупки;

- закупки малими партіями;

- закупки відповідно до потреби;

- за замовленнями;

- за рахунок власного виробництва;

- за прямими договорами;

- метод ланцюгових поставок.

Усі вони мають свої особливості, переваги і недоліки, які необ­хідно враховувати з метою економії коштів і часу.

Конкретну форму постачання матеріальних ресурсів підприєм­ство обирає, виходячи з масштабів споживання ресурсів, кількості продукції, якості та ціни. На промислових підприємствах найбіль­шого поширення набули такі методи постачання []:

1. Закупки матеріальних ресурсів однією партією. Цей метод пе­редбачає закупку ресурсів великою партією одноразово (оптові закупки на товарно-сировинних біржах, конкурсах, аукціонах, у по­стачальників). Основні переваги цього методу: простота оформлен­ня документів, гарантія поставки всієї партії, підвищені торгові скид­ки. Недоліки: велика потреба в складах, уповільнення оборотності капіталу.

1. Регулярні закупки невеликими партіями. В цьому випадку по­купець замовляє потрібну кількість товарів, які поставляють йому партіями протягом певного періоду. Основні переваги: прискорюєть­ся оборотність капіталу, оскільки за товари розраховуються в міру їхнього надходження; забезпечується економія складських примі­щень і затрат на збереження зайвих запасів. Недоліки: ймовірність потреби в більшій кількості ресурсів; потрібно оплачувати всю заказану партію згідно із замовленням.

2. Щоденні (щомісячні) закупки за котирувальними відомостями. Використовують для закупок дешевих ресурсів, які швидко викори­стовуються. Переваги: прискорення оборотності капіталу; скорочен­ня затрат на збереження; своєчасні поставки.

2. Одержання ресурсів відповідно до потреби. Цей метод близький до регулярних поставок, але йому властиві такі особливості:

- кількість товару точно не встановлюється, а визначається приблизно;

- постачальники перед кожним виконанням замовлення зв'язу­ються з покупцями;

- оплачується тільки кількість поставлених ресурсів;

- при закінченні терміну контракту замовник не зобов'язаний приймати і оплачувати товари, які приблизно могли бути надані. Переваги: відсутність обов'язковості із закупок визначеної кількості ре­сурсів; прискорення обороту капіталу; мінімум роботи з оформлен­ням документів.

1. Через фірмові магазини.

5. Поставка ресурсів за графіком споживача, що дозволяє йому скоротити рівень виробничих запасів на базі зближення моментів та партій одержання ресурсів з моментами і партіями пуску у вироб­ництво. Ця форма набуває поширення в Європейських країнах. Її вищою модифікацією є система, яка називається «точно в термін». Споживачу гарантується такий режим поставки, що не вимагає ство­рення запасів або зводить їх до мінімуму. При системі «точно в термін» постачання й споживання синхронізовані і при збереженні масово­го виробництва між постачальником і споживачем утворюється практично безперервний, точно пульсуючий матеріальний потік. Незважаючи на різницю в цінах системи, вона є економічно доцільною, оскільки споживач має можливість скоротити свої затрати на формування і зберігання виробничих запасів.

Система «точно в термін» найбільш вигідна при вузькій спеціа­лізації виробництва на підприємствах чорної металургії, основної хімії, електроенергетики, автомобільної промисловості та сільсько­господарського машинобудування. Існують й інші форми, що забез­печують надійність та економічність постачання системи гарантова­ного забезпечення. Постачальник бере на себе зобов'язання в разі порушення поставки своєї продукції забезпечити виконання замов­лень за рахунок інших джерел і компенсувати покупцю всі додаткові витрати, які при цьому виникають.

Особливою формою постачання, що набуває все більшого поши­рення у Європейських країнах, є лізингова система. Суть її полягає в тому, що постачальники машин і обладнання на умовах оренди пе­редають їх споживачеві на певний час, з поступовим їх викупом.

Забезпечення матеріальними ресурсами може здійснюватись і таким чином []:

1. Незалежними оптовими посередниками, які купують ресурси за свій рахунок і беруть на себе ризик за наслідки зміни кон'юнктури ринку, псування, матеріального старіння товарів. Вони зберігають товари, скорочуючи тим самим запаси постачальників і споживачів; здійснюють транспортування, рекламні заходи, надають консультативно-інформаційні послуги.

2. Збутовими організаціями промислових компаній, які можуть бути двох видів: оптові бази і оптові контори. Діяльність оптових баз аналогічна функціям незалежних оптових фірм з тією лише різни­цею, що вони реалізують свою продукцію.

Оптові контори фізичних операцій з товаром не проводять, як пра­вило, не мають його в наявності (торгівля за зразками). їхнє завдання — встановлення контактів із споживачами, перевезення, збір за­мовлень, їх розміщення, організація транзитного постачання товарів зі складів фірм. їх діяльність близька до функцій агентів і брокерів.

3. Агенти, товарні брокери та інші посередники, які не мають прав власності на товар, не відповідають за витрати, викликані втратами, їх знеціненням тощо. Вони є посередниками між покупцями і продавцями, одержуючи компенсаційні у вигляді відсотків від обсягу продажу.

Брокери - найбільш гнучкий вид торгового посередника. Вони не вступають у тривалі договірні відносини з покупцями і продавця­ми, обслуговують акт купівлі—продажу на тимчасовій основі, вико­нуючи роль посередника, їхнє головне завдання полягає в здійсненні контакту між продавцями і покупцями. Кінцевим продуктом їхньої діяльності є інформація, якою вони забезпечують покупців залежно від їхніх вимог і потреб на основі наявних пропозицій. Брокер де­тально знає ринок, на якому спеціалізується, має широкі ділові зв'яз­ки, швидко виконує доручення. За свою роботу отримує комісійні від того, хто його найняв [].

Сфера дії брокерів - ринок товарів, продажу нерухомості, буді­вельних матеріалів, металопродукції, текстилю.

Матеріальні ресурси підприємство купує на ринку, де продавця­ми і постачальниками є безпосередньо підприємства-виробники або ж організації-постачальники. Організація постачання за прямими зв'язками має переваги в тому, що у даному випадку можуть бути оперативно враховані спеціальні вимоги покупця до продукції; кон­кретні побажання щодо її складу, конструкції, терміну, асортимен­ту.

За прямими зв'язками постачаються матеріали, що потрібні по­стійно і у великій кількості, а також вироби за індивідуальними за­мовленнями, складне устаткування [].