5. Облік розрахунків з підзвітними особами.

Підзвітними особами є працівники підприємства, які отримали авансомготівкові суми грошових коштів на майбутні адміністративно -господарські та витрати на відрядження. Список осіб, які мають право отримуватив касі готівку гроші під звіт на господарські потреби, затверджуєтьсякерівником підприємства. Розмір цих сум обмежений, видача готівкигрошових коштів на господарські потреби передбачено кошторисом підприємства.  Сума видачі на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, залежить відтерміну відрядження та її місця призначення. Відрядженому працівникувидається грошовий аванс у межах сум, що належать на оплату проїзду (вобидва кінці), добових і витрат по найму житлового приміщення.

Зазначені суми на витрати на відрядження називаються нормованими івключаються до собівартості робіт, послуг, продукції. У разі перевищенняфактичних витрат над нормою дозволяється їх оплата за рахунок прибутку,що залишається в розпорядженні підприємства з одночасним підсумовуваннямвиплаченого перевищення із сумою нарахованої заробітної відрядженогоплати для визначення прибуткового податку.

Доцільність зроблених витрат підтверджується начальникамицехів, відділів або служб залежно від цільового призначення відрядження.  Після перевірки бухгалтером авансового звіту він затверджується керівникомпідприємства і приймається до обліку. Залишок невикористаних сум здаєтьсяпідзвітною особою в касу за прибутковим касовим ордером, а перевитратавидається з каси за видатковим касовим ордером у день здачі авансовогозвіту.

На кожному підприємстві ведеться спеціальний журнал реєстрації прибулихі тих, хто вибув у відрядження особою, призначеною наказом керівникапідприємства.

Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 71 "Розрахунки зпідзвітними особами ". Це - активно-пасивний рахунок, сальдо якоговідображає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству або сумуневідшкодованого перевитрати. За дебетом рахунка записуються суми відшкодованогоперевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касовихордерів, за кредитом - суми, використані згідно з авансовими звітами іздані за прибутковим касовим ордером (невикористані).

Регістром для обліку операцій по руху підзвітних сум та розрахунків зпідзвітними особами є журнал-ордер № 7 - комбінований регістр,поєднує аналітичний та синтетичний облік з лінійною формою запису.  Кожній виданої під звіт сумі відводиться в журналі-ордері один рядок  (лінійка) і в міру подання авансового звіту, здачі в касуневикористаних сум або отримання грошей у погашення перевитрати записусум по цих операціях будуть зроблені на цьому ж рядку.

Підставою для заповнення журналу-ордера № 7 є видаткові касовіордери на суми, видані під звіт, авансові звіти - на витраченісуми; нові прибуткові або видаткові касові ордери - на розбіжності всуми отриманих і витрачені. До обліку приймаються авансові звіти,перевірені арифметично, по суті (стосовно доцільності танеобхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу) і затвердженікерівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт,проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідаютьнапряму витрати.

При наявності зовнішньоекономічних зв'язків в бухгалтерії може виникнутинеобхідність урахування видатків з закордонного відрядження. Їх оплата здійснюєтьсяза нормативами, встановленими Міністерством фінансів РФ. Залежно відмети відрядження або витрати включаються до собівартості робіт, послуг,продукції (дебет сч.20), або у вартість придбаного імпортногообладнання (дебет сч.07-2), нематеріальних активів (дебет сч.04),матеріалів (дебет сч.10) або товарів (дебет сч.41) з кредиту рахунку 71-2  "Витрати з підзвітними особами по закордонних відрядженнях". Записи на рахункахвиробляються як по видах валют, так і в рублевому еквіваленті. Залишкивалют у підзвітний підлягають переоцінці з віднесенням результату на рахунок 80  "Прибутки та збитки".