4. Формальные и неформальные группы в организации.

Формальные - официально создаваемые группы в организации с четко регламентируемой структурой, иерархии, ответственности.

Неформальная - создается стихийно и является естественным стремлением человека к общению с другими людьми. Неформальная группа имеет своего лидера и норму поведения и правила. Причины образования групп: группы лучше решают крупные задачи; группа является действенным регулятором поведения сотрудников; группы позволяют быстро интегрировать новых сотрудников; групповая деятельность ослабляет стрессовую ситуацию.

Влияние формальных и неформальных групп в организации

Формальная организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из социальных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.

Неформальная организация - это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существовании такой неформальной организации. Важно понять, что в большой организации существует не одна неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Поэтому некоторые авторы считают, что неформальная организация - это, по существу, сеть неформальных организаций. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря формальной структуре организации и ее задачам, одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.

У неформальных организаций много общего с формальными организациями, в которые они оказываются вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации, - у них имеется иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших (эмерджентных) организациях также имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика в том, что формальная организация создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности.

5. Функции менеджмента.

Под функциями менеджмента следует понимать относительно обособленные направления управленческой деятельности (трудовые процессы в сфере управления). Они отображают суть и содержание управленческой деятельности на всех уровнях управления. Процесс управления осуществляется путем реализации определенных функций, а именно:

• планирования;

• организации;

• мотивации;

• контроля.

Функция планирования.

Определяет, какой должна быть цель организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь ее. По своей сути, функция планирования отвечает на три основных вопроса.

Где мы находимся на данный момент? Менеджер должен оценить слабые и сильные стороны организации в таких важных направлениях, как финансы, маркетинг, производство и т.д.

Куда мы идем (направляемся)? Оценивая возможности и угрозы во внешней среде, руководство определяет, что может мешать/благоприятствовать достижению цели(-ей).

Как мы собираемся это сделать? Менеджеры должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации чтобы достичь выполнения целей организации.

С помощью планирования руководство пытается установить основные направления усилий и принять решение, обеспечивающее единство целей для всех членов организации.

Планирование в организации не является отдельным одноразовым явлением по двум существенным причинам.

Хотя некоторые организации прекращают свое существование после достижения цели, ради которой они создавались, многие из них стараются продолжить свое существование как можно дольше.

Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, - это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях явления могут развиваться не так, как это предусматривало руководство при разработке планов.

Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

Функция организации

Организовывать - значит создавать определенную структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и достигать, таким образом, своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задачи организации, такие как сооружение жилых домов или обеспечения страхования жизни. Промышленная революция началась с осознания того, что организация работы определенным образом позволяет группе работников достичь значительно большего, чем они могли бы без определенной организации. Организация работы была в центре внимания движения за научное управление.

Поскольку в организации работу выполняют люди, вторым важным аспектом функции организации есть определение, кто же именно должен выполнять каждую конкретную задачу из большого количества тех, что существуют в рамках организации, в т.ч. управление. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задачи и полномочия (право использовать ресурсы организации). Эти субъекты делегирования берут на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они считают себя подчиненными относительно руководителя.

Функция мотивации

Руководитель всегда должен помнить, что даже четко разработанные планы и совершенная структура организации лишены смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации состоит в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями, согласовывая с планом.

Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, сознавали они сами это или нет.

Считалось, таким образом, что мотивирование - это простой вопрос, который сводится к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен на усилия. На этом основывается подход к мотивации школы научного управления.

Руководители пришли к выводу, что мотивация, то есть создание внутренних мотивов к действию, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются. Теперь мы понимаем, что для того чтобы поощрять своих работников как можно лучше, руководителю следует определить, в чем же состоят их потребности, и обеспечить средства, с помощью которых работники смогут удовлетворять эти потребности посредством добросовестной работы.

Функция контроля

Почти все, что делает руководитель, направлено в будущее. Руководитель планирует иметь нечто к определенному времени. За этот период может произойти много изменений. Рабочие могут отказаться исполнять свои обязанности в соответствии с планом. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который усложнит реализацию цели предприятия.

Контроль - это процесс обеспечения достижения цели.

Существуют три аспекта управленческого контроля.

Первый из них - установление стандартов - это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй аспект - это измерение того, что было на самом деле достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но ему также известен и источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы - стадии, на которой выполняются действия, если это нужно, для корректирования серьезных отклонений от начального плана. Одна из возможных действий - пересмотр целей для того, чтобы они стали более реальными и соответствовали ситуации.