Закупки по наименьшей из предложенных цен

Во многих работах по закупкам, осуществляемым организациями, отмечается, что по­купатели играют довольно пассивную роль в процессе закупок, реагируя на маркетин­говые усилия продавца. В действительности же дело обстоит иначе. Промышленные покупатели обычно разыскивают информацию о товаре гораздо активнее, чем семьи или индивидуальные потребители. Они дают о себе знать и запрашивают предложе­ния. Конкуренция заставила многие компании искать новые экономичные источники снабжения. Агенты по закупкам и предприниматели из Соединенных Штатов завезли образцы полуфабрикатов и готовых товаров в страны Тихоокеанского побережья, чтобы азиатские производители могли их скопировать. Рост снабжения высокотехно­логичными компонентами из офшорных зон может рассматриваться как экономичес­кая необходимость для многих американских производителей.

Типичный процесс поиска предложений, а затем оценка этих предложений на пер­вой стадии может оказаться очень сложным (рис. 3-4). Однако после того, как агент по закупкам войдет в курс дела, процесс приобретет рутинный характер и будет зависеть от положительных или отрицательных ответов на ряд вопросов, представленных в различных блоках графика поведения покупателя. Поиск предложений состоит в при­менении ряда операций и правил, которые систематизируют процесс принятия реше­ний и делают его более предсказуемым. Приведем некоторые из подобных операций и правил:

1. активно искать новые источники, если число поставщиков в списке предложе­ний менее трех;

2. продолжать пользоваться услугами имеющихся поставщиков, если их работа удовлетворительна, а число поставщиков в списке более трех;

3. ужесточить допустимые стандарты функционирования, если число постав­щиков более трех;

4. ослабить стандарты функционирования, если собственник нового продав­ца — держатели неконтролирующего пакета или продавец предложен выс­шим руководством;

5. исключить продавца с наихудшим качеством обслуживания, если в список предложений добавляются новые продавцы.

Спецификация товара и правила, подобные приведенным выше, были разработаны на заседаниях команды по принятию решений с участием технических экспертов и выс­шего руководства. Для некоторых покупок, совершаемых очень крупными компания­ми или правительством, можно даже разработать экспертную компьютерную систе­му, которая помогает представителю покупающей фирмы принять решение о покупке в соответствии с правилами, установленными специалистами по закупкам, инженера­ми-проектировщиками и технологами. В будущем экспертные системы будут вклю­чать в себя информацию о производстве, которая будет оценивать поставщика с точки зрения его уровня дефектности, своевременности поставок и других критериев рабо­ты. Это сделает процесс закупок более объективным.

Рис. 3-4. Разработка требований к предприятиям

Блок-схема описывающая решения и действия, которые необходимо предпринять при выборе предложений и покупке, показывает, насколько сложным может стать процесс покупки в организации. Кратчайший путь 1-2-12-13-15-22. Какой наиболее длинный путь?

Отличительной характеристикой большинства торгов является поощрение кон­куренции между поставщиками, что достигается стремлением получить предложения от трех или более продавцов (рис. 3-3).

Это объясняется просто: промышленным заказчикам часто бывает трудно найти более двух или трех поставщиков, которые будут участвовать в торгах, между тем как соревнование между поставщиками относительно цены всегда в интересах покупате­ля. При этом можно считать закономерной тенденцию к принятию самого дешевого предложения. Эта тенденция поощряется процедурами аудита, которые требуют от агента по закупкам письменного доказательства платежеспособности, если компания приняла не самое дешевое предложение. Однако всегда находятся веские основания в пользу более высокого качества, а не дешевизны. На сегодняшний день рассмотрен­ный процесс закупок по торгам начал вызывать сомнение у многих организаций.