5. Первичные документы

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошной учет всех хозяйственных операции путем их обязательного документирования.

Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат основанием для бухгалтерских записей.

К бухгалтерскому учету принимаются только правильно оформленные документы, а именно те, в которых заполнены все обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Для большинства хозяйственных операций разработаны унифицированные формы первичной документации, которые необходимо использовать в бухгалтерском учете.

Если в хозяйственной деятельности встречаются операции, на которые не предусмотрены унифицированные документы, то бухгалтер должен сам составить форму первичного документа и утвердить ее у руководителя организации.

Подписывать первичные документы имеет право далеко не всякий желающий. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, непосредственно связанные с движением денег, должны под­писывать руководитель и главный бухгалтер, либо уполномоченные ими на то сотрудники.

Исправления в кассовые и банковские документы вносить запрещено. Если что-то не так, то недосто­верный документ нужно полностью аннулировать и составить новый.

Во все остальные первичные документы разрешается вносить исправления. Делается это по определенным правилам.

Те же самые лица, которые составили документ первона­чально, зачеркивают неправильную запись, сверху пишут правильную и тут же ставят дату исправления. После этого исправленная запись заверяется подписями составителей до­кумента.

Вся информация, содержащаяся в первичной документации, определенным образом, в хронологическом порядке, накапли­вается в документах следующего, более высокого уровня. Эти документы называются бухгалтерскими регистрами. К каждому бухгалтерскому счету или группе счетов относится свой ре­гистр.

Исправления в этих документах допускаются, но только тем же самым бухгалтером, который заполнял документ. Каждое ис­правление должно быть подписано.

При компьютерном ведении учета все исправления вносятся прямо в программу, если, конечно, регистр уже не был распечатан и подписан.

Согласно закону «О бухгалтерском учете», содержание бухгалтерских реги­стров - это коммерческая тайна.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядками и сроками. В соответствии со статьей 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы и отчетность должны храниться не менее 5 лет.

Сроки хранения первичных документов для налогового учета определены в Налоговом кодексе РФ. В соответствии со статьей 23 НК РФ организации должны обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов в течение 4 лет.