5.9. Відгуки, рецензії, висновки

Відгук - документ, у якому висловлюється обгрунтована точка зору фахівця щодо наукової й дослідницької роботи. На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їхньої публікації й підписуються безпосередньо науковцем. Супровідний лист до відгуку, якщо він. складається, підписує керівник установи.

Відгук складається з назви документа, заголовка й тексту. Текст включає вступ, у якому дається загальна характеристика матеріалу, основний зміст роботи й висновки.

Визначаючи актуальність теми, доцільно вказати на її зв'язок із державними чи галузевими науковими програмами, пріоритетними напрямками розвитку науки й техніки, визначеними Верховною Радою України тощо. У відгуку слід наголосити на ключових проблемах, які стали предметом рецензованого дослідження, звернути увагу на твердження, що викликають сумніви й можуть слугувати підґрунтям дискусії. Належить оцінити обгрунтованість й достеменність отриманих результатів, їх наукову новизну, адекватність використаної методології. Слід також визначити значущість праці для науки й практики, вказати можливі. конкретні шляхи використання результатів дослідження. Також викладають зауваження щодо оформлення роботи, на яку подається відгук.

Колективний відгук підписують фахівці, із зазначенням наукових ступенів і вчених звань, займаних посад, після чого проставляється дата. Автори відгуків несуть відповідальність за Об'єктивність свого відгуку. За необхідності, вважається за можливе доопрацювання неякісно підготовленого відгуку.

Висновок - документ, у якому висловлена думка про той або інший предмет, робиться підсумок його розгляду. Надсилається установою вищому органу для розгляду й затвердження.

У галузі науки, техніки й виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегату) робить провідна організація, де проводяться науково-дослідні роботи за профілем предмета висновку.

Створення комісії для винесення висновку оформлюється розпорядчим документом. Реквізити висновку:

o найменування виду документа,

o заголовок,

o текст із загальною оцінкою й конкретними зауваженнями з кожного пункту,

o підпис, відбиток печатки.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують посаду, яку вони займають, наявність наукового ступеня та вченого звання. Після підписів проставляється дата підготовки висновку.

1 Як правило, висновок на бланку організації не оформлюється. Якщо є потреба в бланку, то готується супровідний лист.

У більшості випадків, відгуки, рецензії та висновки готують у двох-трьох примірниках, які мають однакову юридичну силу.

38. Пояснювальна та доповідна записка як один із видів ділової документації

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка уклад ається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і з о в н і ш н і, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчас

тіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

За формою доповідна і пояснювальна записки близькі й містять такі реквізити:

1) посаду, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка;

2) назва документа;

3) заголовок;

4) зміст записки;

5) посаду, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

6) дату складання записки. ,

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

Зразки доповідної та пояснювальної записок:

Розділ Ш

Деканові фізико-матема-тичного факультету доц. Кравчуку О. П.

286

Кафедра культури української мови ДОПОВІДНА ЗАПИСКА^ 25.09.95 № 34-12/243

Про збільшення кількості годин

Мовна культура — один з найважливіших показників нашої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне

мовлення студентів І курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв 'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова — генетичний код нації, який поєднує минуле з сучасним, програмує майбутнє й забезпечує

буття нації у вічності.

М С. Стельмах

Деканові дефектологічного

факультету

проф. Матвійчуку К. Є.

Завідувач кафедри (п і д п и'с)

Дефектологічний факультет ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА 21.07.95 №13

Про порушення навчальної дисципліни

В. І. Гнаткевич

Студенти 14-ї групи спеціальності «Сурдопедагогіка і українська мова» не з 'явилися на заняття з педагогіки (II пара) тому, що відвідували виставку комп 'ютерів. Виставку організувала науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила студентів на 11-ту годину.

Староста 14-ї групи (підпис)

287

Інформаційні документи

39. Протокол та його реквізити. Написати зразок протоколу.

 Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах (Додаток 13).

Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів  тощо.

Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

Протоколи  бувають трьох видів:

¨   короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;

¨   повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;

¨   стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається».

Реквізити протоколу:

-     назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

-     дата засідання;

-     індекс (номер);

-     місце засідання;

-     гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

-     заголовок до тексту;

-     вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);

-     текст;

-     особистий підпис голови;

-     особистий підпис секретаря.

Вимоги щодо оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання.

Протоколи нумерують у межах календарного року.

Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної.

Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх).

¨   Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля.

¨  Прізвища присутніх і запрошених пишуть за абеткою. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують  загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».

¨  Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими.

Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

¨  Текст кожного розділу будують за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ):

¨   Після двокрапки з абзацу пишуть прізвища й ініціали виступаючих; через тире – короткий виклад тексту виступу.

¨  Протокол, складений у ході засідання, редагують, при наявності стенограми – розшифровують і друкують. Підписують його голова та секретар або стенографістка (якщо засідання стенографують).

40. Основні вимоги до написання доповідних записок. Написати зразки документів

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалися, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

    Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

    Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.

    Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

    Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

    Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

    Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років. 

    Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами. 

    Основні реквізити:

1. Посада і ПІБ керівника на чиє ім’я адресується.

2. Посада і ПІБ автора доповідної записки.

3. Найменування документа.

4. Заголовок (не завжди).

5. Текст.

6. Перелік додатків, якщо є.

7. Дата укладання, номер (якщо доповідна записка зовнішня).

8. Підпис особи, яка склала записку