Аудиторское досье и порядок хранения рабочих документов

В состав рабочей документации, как правило, входят:

• информация о правовой форме и организационной структуре проверяемой организации;

• необходимые извлечения или копии уставных, юридических документов, договоров и протоколов;

• информация о виде деятельности, экономической и законодательной среде, в которой действует предприятие;

• документация об изучении и оценке систем учета и внутреннего контроля предприятия;

• документация о планировании аудита: планы, программы аудита и изменениях в них;

• доказательства о полноте ознакомления и понимания аудитором системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля предприятия, и оценка аудитора эффективности их деятельности;

• доказательства о проведении аудитором процедур по оценке рисков;

• анализ проведенных за проверяемый период операций;

• анализ наиболее важных показателей и тенденций;

• записи о проведенных аудиторских процедурах и их результаты;

• документация о времени проведения аудиторских процедур и результате по каждой из них;

• список специалистов, выполнявших аудиторские процедуры, и время их работы;

• подробная информация о процедурах, примененных к компонентам финансовых отчетов, которые проверял другой аудитор или эксперт, и выводы по ним;

• доказательства о выполнении ассистентами работы при непосредственном контроле аудитора и ее дополнительной проверке;

• копии протоколов общения и копии писем или записок о переписке с другими аудиторами, экспертами, другими третьими лицами, которые имеют отношение к проверке;

• переписка с клиентом по отдельным вопросам или заметки о проведенных беседах и обсуждениях с предприятием, в частности условия, задания и существенные недостатки внутреннего контроля;

• письма с пояснениями управленческого персонала, полученные от субъекта хозяйствования;

• копии финансовых отчетов клиента и аудиторского отчета;

• описание содержания ответов аудитора на вопрос клиента;

• выводы аудитора по существенным аспектам аудиторской проверки.

На каждом этапе аудиторской проверки составляются определенные рабочие документы аудитора:

1. На подготовительной (начальной) стадии (задачами аудитора являются получение общих сведений о предприятии, заключение договора на проведение аудита, определение аудиторского риска, оценка системы бухгалтерского учета) – аудитор должен документально зафиксировать цели и задачи предстоящей аудиторской проверки, для чего составляет специальные рабочие документы по планированию и контролю аудита. Наиболее распространенными в практике документирования аудита являются план и программа аудиторской проверки. План проведения аудита представляет собой перечень этапов аудита с указанием сроков их исполнения. Программа аудиторской проверки тесно связана с планом, подробно его излагает и детализирует. А также аудитор составляет рабочие документы по проверке внутреннего контроля, соблюдению принципов бухгалтерского учета.

2. На стадии фактической проверки и оценки отдельных статей баланса и другой отчетности (исследовательской стадии) – составляется наибольшее количество рабочих документов – это рабочие документы по подробному аналитическому обзору, проверке и подтверждению отдельных показателей, документов и другие. На этой стадии основным приемом является инвентаризация, после проведения которой аудитор составляет для своих целей отчет о результатах инвентаризации. Значительную часть рабочих документов составляют копии регистров синтетического и аналитического учета, на которых аудитор делает свои пометки, записи о проверке, подтверждении сумм и других данных, используя при этом специальные обозначения.

3. На завершающей (заключительной) стадии аудита – составляет аудиторское заключение о полноте, достоверности и соответствии законодательству финансовой отчетности предприятия, а также дополнительная итоговая документация, которая не является обязательной и выдается заказчику, если аудитор считает это необходимым или это обусловлено в договоре (дополнительном соглашении) между аудитором и клиентом.

Аудитор обязан вести учет рабочей документации, связанной с принятием решений по результатам проведенных аудиторских процедур, которая позднее будет положена в основу аудиторского заключения. В зависимости от объема работы у клиента аудитору следует собрать доказательства, которые бы подтвердили или опровергли утверждение о том, что финансовая отчетность объективно, полно и достоверно отображает финансовое состояние клиента, а осуществленные хозяйственные операции являются законными и целесообразными.

Совокупность рабочих документов составляющих аудитором (до момента проверки и в ходе проверки) представляет собой аудиторское досье. Рабочие документы в аудиторском досье группируются по признакам:

1. организационные;

2. административные;

3. документы аудиторских процедур по отдельным статьям годового отчета и другие аудиторские данные;

4. вывод (заключение);

5. рекомендации (предложения).

После завершения аудита рабочие документы остаются у аудитора, они являются его собственностью. Аудитор должен составлять справки на основании извлечений из своих рабочих документов. Тем не менее, его право собственности ограничено этическими нормами и условиями конфиденциальности. Рабочие документы аудитора не могут рассматриваться как часть финансовой документации клиента или как ее замена.

Рабочие документы нельзя требовать или изымать у аудитора, за исключением случаев, когда это предусмотрено украинским законодательством. А именно, когда органами милиции на аудиторскую фирму будет заведено уголовное дело.

На протяжении всего срока ведения досье и после завершения аудиторской проверки и представления отчета клиенту аудитор должен обеспечивать надлежащие условия хранения документов. По окончанию аудита рабочая документация подлежит сдаче в архив аудиторской организации для обязательного хранения. Рабочие документы должны храниться в текущем архиве аудитора на протяжении года, а затем передаваться в постоянный архив аудиторской фирмы на длительное хранение.

Порядок хранения рабочей документации устанавливается аудиторской фирмой с учетом обеспечения требований хранения и конфиденциальности. Срок хранения рабочей документации определяется как практикой аудиторской деятельности, так и сроком исковой давности в случае, если клиент возбудит дело против аудитора, а также зависит от других дополнительных соображений. Исходя из этого, минимальный срок хранения документации должен быть не менее трех лет с момента предоставления аудиторского заключения клиенту.