Классификация рабочих документов представлена на рисунке 3.
Рис. 3. Классификация рабочих документов аудитора
Рабочие документы следует подразделять также на:
постоянные – документы клиента, которые постоянно будет проверять аудитор и которые содержат информацию по проверке отдельных вопросов, возникающих из года в год (копии учредительных и регистрационных документов);
текущие – документы, содержащие информацию, которая касается, в первую очередь, аудиторской проверки текущих периодов финансово-хозяйственной деятельности клиента (касса, банк, реализация и др.).
5. Порядок составления и хранения аудиторской документации. Аудиторское досье (самостоятельно).
Аудиторские документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, в электронном виде или в другой форме. Они, в частности, включают план аудита, документально оформленные результаты проведенного анализа, полученные заявления и подтверждения, обобщение важнейших рассмотренных аспектов, письма, в том числе электронные, и другие документы. Аудиторские документы по каждому конкретному аудиторскому заданию собираются в отдельный файл.
В рабочую документацию включается информация, которая, по мнению аудитора, является важной для того, чтобы правильно выполнить аудиторскую проверку и которая должна подтвердить выводы и предложения в аудиторском заключении.
Рабочие документы призваны отображать информацию по вопросам, которые подлежат проверке:
методики проведенного аудита;
проведенных во время проверки тестов;
сделанных аудитором выводов и принятых решений и рекомендаций.
Обычно из аудиторской документации аудитор исключает экземпляры рабочих документов или финансовой отчетности, которые впоследствии были заменены, неполные записи или записи, отражающие предварительные предположения, дублирующие документы.
Форма и содержание рабочих документов определяются:
характером аудиторских процедур, которые необходимо выполнить;
выявленными рисками существенных искажений;
степенью использования профессионального суждения при выполнении работы и оценке результатов;
существенностью полученных аудиторских доказательств;
характером и значением нетипичных случаев;
необходимостью документально зафиксировать сделанный вывод или его основание;
методами и приемами, применяемыми при проведении аудита.
Также на форму, структуру, содержание и количество рабочих документов аудитора влияет вид деятельности заказчика, состояние бухгалтерского учета клиента и характер внутрихозяйственного контроля.
Рабочие документы необходимо профессионально и грамотно оформлять. Оформление документов осуществляется так, чтобы обеспечить доступность для прочтения и осознания содержания. Конкретные формы рабочих документов определяются аудиторами (аудиторскими фирмами) с учетом специфики отдельных вопросов аудита. Поскольку использование стандартных форм рабочей документации положительно влияет на эффективность и качество аудиторской работы, необходимо внедрять в аудиторских фирмах единые формы ведения рабочей документации.
Требования к оформлению рабочей документации:
на первой странице каждого рабочего документа указываются название аудиторской фирмы, название предприятия, период проверки или дата проверки документации клиента;
каждому рабочему документу дается название, например: "Аудит основных средств", "Аудит порядка проведения инвентаризации";
для ускорения поиска необходимой рабочей документации каждому документу присваивается код (шифр) – существуют разные системы присвоения индексов (алфавит, цифры, номера счетов баланса, разные сочетания этих систем);
на каждом документе проставляется фамилия аудитора, который фактически подготовил его;
дата окончательного выполнения процедур аудиторской проверки, отраженных в этом документе.
Целесообразно использовать в качестве рабочей документации материал, подготовленный клиентом. Это ускоряет процесс оформления рабочей документации. В таких случаях аудитору необходимо убедиться в том, что эти материалы отвечают действительному состоянию дел и проверить их тщательность и правильность. Желательно до начала проверки попросить клиента подготовить необходимые материалы для их использования как аудиторской документации.
Содержание рабочей документации значительно зависит от профессионального мнения аудитора, т.к. документирование каждого вопроса, рассмотренного аудитором, не обязательно и не целесообразно, т.е. нет ни возможности, ни необходимости документировать каждое наблюдение или обследование.
Содержание рабочего документа должно отражать процедуры, методы, приемы проверки и полученные результаты. Рабочие документы должны обеспечить достаточный уровень раскрытия и детализации аудиторских процедур:
обеспечить возможность контроля каким-либо аудитором процесса проведения аудиторской проверки текущего года;
подтверждать обоснование аудиторского вывода;
подтверждать соответствие проведенной проверки принятым аудиторским нормативам;
обеспечивать эффективную помощь каким-либо аудиторам в планировании и проведенные последующих проверок предприятия;
служить аудитору справочным материалом, чтобы в случае необходимости он мог предоставить кому-либо объяснение относительно содержания проведенной проверки.
При определении будущего содержания документации аудитору целесообразно учитывать, что документация может быть использована в дальнейшем другим аудитором, который не имеет большого опыта работы в отрасли аудита. Пересмотрев эту документацию, другой аудитор смог бы понять основное содержание проведенной проверки и принятых решений по результатам проверки без определения отдельных деталей процедур проверки. Отдельные детали процедур проверки другой аудитор может понять лишь тогда, когда он обсудит их с аудитором, который подготовил рабочую документацию.
Аудитору следует готовить рабочую документацию исходя из того, что на основе этих документов опытный аудитор должен:
получить представление о характере, сроках и объеме аудиторских процедур, выполненных с тем, чтобы соблюдались Международные стандарты аудита и применимые законодательные и иные регулирующие документы;
понять результаты выполнения аудиторских процедур и полученные аудиторские доказательства;
ответить на значимые вопросы, рассмотренные в ходе аудита, и сделать относительно них выводы.
Документируя характер, сроки выполнения и объем аудиторских процедур, аудитор должен четко идентифицировать рассматриваемые вопросы, например:
если проводилась проверка заказов организации-клиента, аудитор может указать даты и номера документов, отобранных для тестирования;
если аудитор осуществлял проверку элементов определенной совокупности, стоимость которых превышает определенную величину, он указывает на протестированную совокупность и раскрывает объем выполненных процедур;
если в аудиторской выборке применялся систематический отбор документов, аудитор указывает их источник, начальный элемент и интервал, через который были отобраны документы;
если аудитор проводил опрос персонала аудируемой организации, он может указать даты обращения, а также имена и должности опрошенных;
если аудитор прибегал к наблюдению, он может указать процесс, ставший объектом наблюдения, сроки и место проведения наблюдения, а также лиц, имеющих отношение к наблюдаемому процессу.
Кроме того, аудитор должен указать перечень лиц выполнявших аудиторскую работу и срок ее окончания, объем обзорной проверки аудиторской работы, исполнителя этой проверки и дату ее завершения.
Аудитор может посчитать целесообразным включить в рабочую документацию краткое описание значимых вопросов, рассмотренных в ходе аудита, а также сделанных относительно них выводов и предпринятых действий. Информация о таких вопросах может быть представлена в виде перечня со ссылками на другие рабочие документы, содержащие необходимые описания. Значимые вопросы, в частности, касаются:
факторов, обусловливающих существование значимых рисков;
результатов аудиторских процедур, показавших, что финансовая отчетность может быть существенно искажена, или свидетельствующих о необходимости пересмотра данной аудитором оценки рисков существенных искажений и реакции на эти риски;
обстоятельств, существенно затрудняющих выполнение аудитором необходимых аудиторских процедур;
причин модификации аудиторского заключения.
Если аудитор обнаруживает информацию, не согласующуюся с его окончательным выводом по значимому вопросу, в рабочей документации он должен отразить свои выводы и действия, направленные на разрешение данной проблемной ситуации.
Аудитор должен своевременно отражать в аудиторской документации обсуждение с руководством организации и иными лицами значимых вопросов, рассмотренных в ходе аудита. При этом в документах следует указать предмет обсуждения, а также время обсуждения и лиц, участвовавших в нем.
Базовые принципы и существенные процедуры, представленные в Международных стандартах аудита, помогают аудитору достичь цели аудита. Однако в некоторых исключительных случаях для ее достижения аудитор может посчитать необходимым отступить от этих принципов или отказаться от выполнения предписанных стандартами существенных процедур. При этом аудитору следует раскрыть в рабочих документах причины отступлений, а также то, как альтернативные процедуры способствовали достижению цели аудита.
Если исключительные обстоятельства, возникшие после даты аудиторского заключения, потребовали от аудитора выполнения новых или дополнительных аудиторских процедур или привели его к новым выводам, он должен отразить в рабочих документах:
характер этих обстоятельств;
выполненные новые или дополнительные аудиторские процедуры, полученные аудиторские доказательства и сделанные выводы;
кем и когда были изменены аудиторские документы и, если это было сделано, когда и кем эти изменения были проверены.