2.3. Архів нарахувань
Архів нарахувань призначений для збереження інформації про нарахування і податки працівників за певний період часу. Розмір архіву, тобто період збереження, лімітований виключно обсягом дискової пам’яті.
Кожне нарахування або вирахування має код за довідником, суму, дату, за якою воно зроблено, відділ, об’єкт, рахунок-субрахунок, кількість днів і годин, код категорії, ознаку.
Нарахування й вирахування поточного місяця розміщуються в архіві під час роботи режиму “Перехід”. Можлива також пряма робота з особовим рахунком працівника в режимі “Робота з кадрами / Архів”.
Режим “Робота з кадрами / Архів” призначений для прямого внесення змін в архів. Він корисний у разі генерації програми для внесення інформації за попередні періоди, що у свою чергу необхідно для правильного розрахунку податків, лікарняних і відпускних.
Доступ до архіву здійснюється за табельним номером і датою (мається на увазі не дата, коли зроблено нарахування, а дата, за який місяць воно зроблено).
Пошук табельного номера та введення нарахувань і вирахувань здійснюється аналогічно до режиму “Робота з кадрами / Поточний місяць”.
Натискаючи F2, у лівому нижньому кутку екрана є можливість перегляду архіву за будь-який місяць шляхом пересування за допомогою стрілок “←” і “→”. Якщо інформація не вміщається у вікні, її можна проглянути, використовуючи стрілки “↑” і “↓”.
3. Опис виконання лабораторних робіт Лабораторна робота № 1
Тема. Настройка програмного забезпечення і підготовка системи до введення інформації.
Мета: навчити основам активізації програми обліку заробітної плати і підготовки системи до введення інформації.
Для початку роботи з програмою необхідно перевірити назву своєї організації й дату поточного місяця.
Ця операція здійснюється в такому порядку:
– у режимі “Довідники / Довідник адресатів” під кодом 1 вводиться назва, адреса і банківські реквізити своєї установи;
– у режимі “Довідники / Генерація” перевіряється наявність коду своєї установи і дата (місяць, що буде оброблятися) (рис. 6).
Рис. 6. Режим “Генерація”
Настройка програми здійснюється в режимі “Довідники / Генерація” і дає можливість змінити значення установок програми, як наслідок – зміни в роботі окремих режимів. Важливо пам’ятати, що непродумана зміна установок може призвести до серйозних порушень у роботі програми.
Завдання
Активізуйте пакет прикладних програм “Zorro”.
Проаналізуйте склад меню першого та другого рівня.
Здійсніть перегляд існуючих функцій програми.
Контрольні питання
Призначення пакета прикладних програм (ППП) “Zorro”.
Порядок запуску пакета та виходу з нього.
Завдання, що вирішуються пакетом “Zorro”.
Лабораторна робота № 2
Тема. Організація формування і введення нормативно-довідкової інформації (НДІ).
Мета: навчити аналізувати стан нормативно-довідкової інформації, отримати навички з організації та введення НДІ, визначати оптимальні системи кодування інформації і правила формування довідників.
Починати роботу необхідно з довідника нарахувань і вирахувань. Для цього потрібно:
– проаналізувати список нарахувань і вирахувань, що використовуються у даній організації;
– доповнити існуючий список довідника відсутніми в ньому записами (не рекомендується видаляти чи перейменовувати існуючі записи, оскільки в програмі здійснена прив’язка до їх кодів) у режимі “Довідники / Нарахувань-вирахувань / Корекція”. Потрібно уважно ставитись до присвоєння нарахуванням специфікації алгоритму, а також до правильного запису значень у кожній із граф довідника.
Створивши довідник нарахувань і вирахувань, необхідно розрахувати календар. Календарі (0 – 9) розраховуються кожний окремо в режимі “Довідники / Календар /.../ Автомат” із зазначенням року. Вибравши відповідний місяць за принципом меню, можна зробити корекцію окремих днів. Дні кодуються латинськими літерами R, S, O. R – звичайний робочий день, S – вихідна субота, O – неділя або святковий неробочий день. Під час розрахунку календаря запис довідника на диск здійснюється автоматично, при чому для запису потрібно пройти курсором до кінця місяця, що корегується, і вийти на режим вибору місяця. Програмою передбачено, що календар “0” у режимі “Автомат” завжди розраховується як 5-денний робочий тиждень, календар “1” – як 6-денний, а календарі “2” – “9” мають меню вибору (5- або 6-денний).
Наступна операція – формування бази карток працівників. Можна вибрати один із пропонованих підходів: або власноруч присвоювати табельний номер кожному працівнику, або комп’ютер автоматично підбирає перший вільний номер у режимі “Робота з кадрами / Картки” при натисканні F1. Незалежно від вибору завжди буде можливість у необхідний момент працювати як з цілими відділами, так і з окремими картками, а також визначати табельний номер працівника за його прізвищем. Табельний номер має 4 знаки. Код відділу закладати в табельний номер не потрібно, оскільки він окремо зберігається в паспортних даних картки.
Програмою передбачена можливість розташування працівників в розрізі відділів у певному порядку, відмінному від порядку зростання табельних номерів (наприклад, за алфавітом чи за зростанням коду професії, категорії). У цьому випадку потрібно скористатися настройкою, що відповідає за цей порядок (режим “Довідники / Генерація”). Крім того, завжди можна переключитися з цього порядку на порядок зростання табельних номерів у режимі “Робота з кадрами / Картки [Відділи]”.
У процесі заповнення карток потрібно розробити кодування і занести у певні довідники (шляхом натискання F2 у відповідному полі) категорій, професій і відділів.
У нижній частині карток (у зеленому полі) необхідно записати постійні нарахування й вирахування, що надалі у даного працівника нараховуватимуться автоматично в режимі “Розрахунок” і у разі натискання F2 у режимі “Робота з кадрами / Поточний місяць”.
Для заповнення полів картки “Оклад” і “Тариф” (під тарифом розуміють погодинну тарифну ставку) можна скористатися режимом “Робота з кадрами / Зміни”, що більш зручно, ніж робота з окремими картками.
Існує можливість змінити відділи й об’єкти в групи працівників у режимі “Робота з кадрами / Зміна відділу”.
Завдання
Проаналізуйте структуру і зміст довідників, що використовуються в програмі.
Проаналізуйте стан довідника “Нарахування й вирахування”.
Яка система кодування застосовується у даному довідникові і наскільки вдало вона обрана?
Проаналізуйте склад довідника “Картка працівника” і дайте характеристику реквізитам.
Здійсніть корегування у довіднику “Календар” і проаналізуйте зміни фонду робочого часу.
Прийміть на роботу на посаду інспектора пасажирського відділу Савінова Сергія Володимировича (інспектора 2 рангу) з 1 серпня поточного року. Стаж роботи Савінова С.В. у митних органах становить 2,5 року.
Контрольні питання
Які довідники застосовуються в АРМ “Zorro”?
Призначення та зміст довідників, що використовуються.
Які коди використовуються у довіднику працюючих?