1. Загальні питання організації роботи з програмою “zorro”

Автоматизація обробки облікової і контрольної інформації в бюджетних установах охоплює весь комплекс завдань з синтетичного й аналітичного обліку, контролю і аудиту. Передумовою цього є організація централізованої бази даних і розподілених баз у місцях обробки інформації.

Облік первинної інформації, технологічний процес обробки та отримання вихідної інформації за аналітичними рахунками відбувається в рамках програми “Zorro”, яка разом з технічними засобами є автоматизованим робочим місцем (АРМ) бухгалтера з обліку та розрахунку заробітної плати. АРМ призначено для автоматизації всіх функцій, пов’язаних з розрахунком нарахувань і вирахувань заробітної плати, а також для одержання різних зведених відомостей для звітів, журналів, таблиць.

АРМ дає можливість:

– проводити нарахування й вирахування в абсолютних сумах і відсотках від них;

– робити розрахунки нарахувань у відсотках від окладу і тарифної ставки за відпрацьовані дні і години;

– робити розрахунок нарахувань за принципом лікарняних, відпускних і в середньому;

– робити розподіл преміальних сум між працівниками за коефіцієнтом трудової участі;

– вести облік нарахувань і вирахувань у розрізі їх джерел (фондів заробітної плати (ФЗП), матеріального заохочення (ФМЗ), соціального страху- вання (ФСС)) і кореспондуючих рахунків / субрахунків, ділянок і категорій працівників з урахуванням днів, годин і дат;

– автоматично розраховувати ряд нарахувань і вирахувань (податків, доплат тощо);

– розраховувати всі суми з необхідним округленням;

– проводити розрахунок сум на руки з копійками і без них;

– виводити на друк ряд вихідних документів за поточний місяць, у тому числі відомостей і розрахункових листків;

– вести архів за кілька років;

– одержувати зведені відомості за архівом і поточним місяцем сум нарахувань і вирахувань у широкій комбінації умов, що задаються (наприклад, виплати з ФЗП за квартал працівникам певного відділу або виплата лікарняних певній людині за минулий рік і т. д.);

– підключати різні програми з розрахунку окремих видів нарахувань, наприклад нарахування відрядної оплати, і перекачувати їх в особові рахунки працівників;

– підключати програми, що розширюють сферу застосування АРМ (контроль формування вхідної інформації, формування форми 1ДФ, ведення персоніфікованого обліку, програма формування інформації для банка тощо).

Важливе значення при роботі з програмою відіграє правильна, свідомо виконувана послідовність дій і розуміння процесів, які при цьому відбуваються.

Основними етапами роботи є:

1. початок роботи – настроювання системного програмного забезпечення, копіювання програм і файлів, установлення констант, що настроюються, формування і введення довідників;

2. щомісячні операції – внесення змін у довідники і картки, нарахування авансу, основних нарахувань (окладів і погодинної оплати за табелями, відрядної оплати за нарядами), введення і розрахунок інших нарахувань і вирахувань (лікарняні, відпускні, премії і т. д.), автоматичний розрахунок податків і постійних нарахувань і вирахувань, друкування вихідних документів поточного місяця;

3. перехід на новий період – процес, при якому здійснюється поповнення архіву, розрахунок заборгованостей і перенесення їх у вирахування наступного місяця, нагромадження виплачених сум (наприклад, позичок, кредиту), очищення бази нарахувань і вирахувань за поточний місяць.

Кількість осіб і тривалість збереження інформації в архіві залежить лише від обсягу зовнішньої пам’яті. Для збереження інформації на 100 чоловік з архівом за 2 роки потрібно приблизно 700 Кб.

При роботі з програмою “Zorro” важливе значення мають питання початку і закінчення роботи. Програма запускається після завантаження операційної системи, входження до папки “Zorro” на диску С та використання файла а.bat.

На початку роботи програма дає запит: робота чи відновлення. Перша операція передбачає початок роботи, а друга – установку відповідності між однойменними файлами .DBF і .IDX – це робиться в аварійних ситуаціях. Вибір визначається встановленням світлового покажчика і натисканням клавіші ENTER.

Закінчення роботи з програмою – вибір режиму “Вихід із програми” у головному меню програми. Ця операція є обов’язковою. При нормальному закінченні роботи на екрані висвітлюється запис:

FoxBASE+ normal shutdown.

У випадку неправильного виходу з програми існує можливість втрати інформації. У цьому випадку необхідно запустити режим “відновлення”.

Робота з комп’ютером побудована за принципом вибору з меню і заповнення екранних макетів. У будь-який момент користувач здійснює одну з цих функцій.

Вибір з меню. При цьому на екрані висвітлюються варіанти подальших дій. Необхідно вибрати дію, встановивши на ній за допомогою клавіш зі стрілками світловий покажчик, і натиснути клавішу ENTER. Вибравши потрібний елемент з меню, можна знову опинитися в меню, однак наступного рівня.

Заповнення екранних макетів. На поданому на екрані відеодокументі у спеціальних місцях вводяться екранні значення, числові чи символьні (поля введення).

У числові поля вводиться безперервна послідовність цифр. Їм може передувати знак мінус “-”. Як десяткова кома використовується крапка “.”. У символьні поля вводиться будь-яка послідовність символів.

Перехід на наступне поле здійснюється натисканням клавіші ENTER. Для повернення на попереднє поле використовується клавіша із зображенням стрілки “вверх”.

В окремих макетах уведення для виконання певних функцій можуть використовуватися функціональні клавіші F1 – F10. Призначення цих та інших клавіш, дозволених до застосування в конкретному екранному макеті, наводиться в нижній частині екрана.

Повернення до попереднього режиму. У будь-якому режимі роботи повернення здійснюється натисканням клавіші ESC.

Робота з вікнами. У ході роботи з екранними макетами часто доводиться заповнювати поля, що містять коди з відповідних довідників. У таких випадках передбачається натискання клавіші F2 для виклику на екран у спеціальне вікно необхідного довідника.

Якщо необхідний елемент уже знаходиться у вікні, то його треба вибрати за принципом меню (описаний вище). Якщо ні, то у вікні можна організувати переміщення вверх клавішею PgUp і вниз – клавішею PgDown.

Усі довідники мають можливість внесення змін при роботі у вікнах. Для цього необхідно натиснути клавішу F2. Буде надано необхідний макет.

Довідник адресатів має спеціальний режим для контекстного пошуку. Для цього слід використовувати функціональні клавіші, призначення яких указано внизу екрана. Обраний у вікні елемент автоматично попадає в поле введення.

Під час роботи програми користувач може виконати ряд помилкових дій. Крім того, помилкові ситуації можуть виникнути і не з вини оператора (відсутність місця на вінчестері, закінчення паперу в принтері тощо). У випадку виникнення помилкової ситуації в 23 – 24-му рядках екрана висвітлюється повідомлення про помилки. Повідомлення про помилку складається з її коду за класифікацією FoxBASE+ і тексту повідомлення про варіанти дії оператора. Для ліквідації помилкової ситуації необхідно усунути її причину і виконати дії, зазначені в повідомленні.

Програма “Zorro” здійснює розрахунки за пасивним субрахунком 661 “Розрахунки із заробітної плати” рахунку 66 “Розрахунки з оплати праці”. Вирахування відображаються за дебетом цього рахунку, а нарахування – за кредитом. “Сума на руки”, якщо вона більше нуля, є вирахування, що обнуляє сальдо за рахунком працівника. Якщо працівник зарплату не одержує, то її або потрібно депонувати, що виходить за рамки даної програми, або занести цю невиплачену суму в нарахування наступного місяця на який-небудь виділений у довіднику нарахувань-вирахувань вид (найкраще вирахування зі знаком “–”, тому що вони не архівуються).

У випадку боргу (“сума на руки” – від’ємне число) він автоматично при переході переноситься на наступний період у вирахування (519) і показується у всіх зведених відомостях (за видами, категоріями, шифрами витрат).

“Копійки минулого періоду”, тобто суми, не виплачені у зв’язку з їх незначущістю, також автоматично переносяться на наступний період з видом нарахувань 499 і показуються в тих же відомостях.

У випадку використання пластикових карток сума, перерахована до банку, відображається як вирахування за кодом 505 “Перераховано в банк”. У цьому випадку “сума на руки” дорівнюватиме нулю.

Для організації правильного обліку за кореспондуючими рахунками рахунку 661 “Розрахунки із заробітної плати” необхідно, щоб кожне зроблене нарахування або вирахування мало посилання на ці рахунки. Для цього є кілька можливостей:

– якщо всі зроблені нарахування (вирахування) за певним видом завжди зараховуються на певний рахунок, треба проставити його в довіднику нарахувань-вирахувань у графах “Рахунок / субрахунок”. Це забезпечить зарахування всіх сум, що прораховуються або вводяться за цим видом, на цей рахунок;

– якщо нарахування записуються на різні рахунки залежно від працівника (основне або допоміжне виробництво, накладні витрати), тоді в довід- нику нарахувань-вирахувань рахунок-субрахунок треба видалити і зазначити його в картці працівників у “паспортних даних”;

– якщо серед постійних нарахувань у нижній частині картки працівника записано вид нарахувань зі змінним рахунком-субрахунком (нулі в довіднику нарахувань-вирахувань) і він зараховується на інший рахунок-субрахунок, ніж той, що зазначений в паспортних даних, то необхідно цей рахунок-субрахунок записати в таблицю, що з’являється після його введення в картку;

– якщо рахунок, а особливо субрахунок, залежить від конкретного місяця введення, вказувати (змінювати) їх треба безпосередньо при введенні інформації в режимі “Введення”.

Зведена відомість за проведеннями видається в режимі “Друк вихідних форм / Зведена відомість за шифрами витрат”.