2. Інформаційне забезпечення програми “zorro”

Інформаційне забезпечення поділяється на дві групи: довідники й інформаційні набори даних.

До довідників належать набори даних, призначені для збереження умовно постійної інформації (тобто тієї, яка оновлюється з періодичністю рік, квартал, але з її щомісячною корекцією):

– довідник нарахувань і вирахувань;

– календарі;

– довідники категорій і ділянок;

– довідник адресатів;

– довідник професій;

– картки співробітників.

До інформаційних наборів даних належать нарахування й вирахування працівників і архів нарахувань, які щомісячно оновлюються.

Усі довідники і набори даних складаються із записів, що мають однакову структуру. Для пошуку потрібного запису використовуються коди. Під кодом розуміють числове значення, оригінальне тільки для даного запису. Прикладом коду може слугувати табельний номер працівника, код нарахування або код адресата. Принципи кодування докладно наведено в описі окремих інформаційних структур.

Необхідно зазначити, що у разі видалення записів з баз вони фізично не видаляються, а відбувається втрата доступу до них, тобто програма їх не обробляє. У разі масових видалень записів на вінчестері (дискеті) залишається багато вільного невикористовуваного місця. Для стискання баз використовують режими “Робота з кадрами / Пакування” і “Довідники / Пакування”. Цими режимами необхідно скористатися, якщо не вистачає місця на вінчестері або дискетах.

2.1. Довідники

Довідник нарахувань та вирахувань. Довідник зберігає інформацію про нарахування й вирахування, що оброблюються програмою. Він призначений для використання під час введення нарахувань і вирахувань, а також для алгоритмізації розрахунків. Кожен запис цього довідника зберігає інформацію про одне нарахування чи вирахування.

Доступ до запису здійснюється за кодом нарахування-вирахування. Код – це тризначний числовий номер. Він може набувати значення від 001 до 999. При цьому нарахування мають коди від 001 до 499, а вирахування – від 500 до 998. Код 999 належить розрахунковому показнику СУМА НА РУКИ.

Код нарахування містить інформацію про його джерело. Нарахування, що мають коди від 001 до 099 належать до фонду зарплати (ФЗП), 100 – 199 – фонд матеріального заохочення (ФМЗ), 200 – 299 – фонд соціального страхування (ФСС), 300 – 399 – резерв, 400 – 498 – другий резерв, 499 – перехідні “копійки”, тобто суми, що не виплачуються на руки працівникам у поточному місяці у зв’язку з їх неістотністю й автоматично переходять в нарахування наступного місяця (рис. 1).

Рис. 1. Довідник нарахувань-вирахувань

У записі довідника міститься така інформація:

1. код і назва нарахування-вирахування;

2) рахунок – кореспондуючий рахунок;

3) субрахунок – кореспондуючий субрахунок;

4) специфікація – показує код алгоритму під час автоматичного роз- рахунку алгоритму нарахування (специфікація алгоритму):

1 – основне (головне) нарахування (наприклад, оклад);

2 – додаткове нарахування, що нараховується абсолютною сумою пропорційно відпрацьованим дням за основними нарахуваннями або відсотком від сум нарахувань, що мають специфікації 1 і 3

%(1+3)=(2);

3 – нарахування, сума якого бере участь в розрахунку додаткових нарахувань за відсотками (але при цьому воно не є основним);

4 – додаткове нарахування, що нараховується абсолютною сумою пропорційно відпрацьованим дням за основними нарахуваннями або відсотком від сум нарахувань, що мають специфікацію 1

%(1)=(4);

5 – нарахування, що розраховуються шляхом множення даної суми на кількість днів, відпрацьованих за видами зі специфікацією 1;

6 – нарахування, що розраховуються у відсотках від тарифної ставки від годин, відпрацьованих за нарахуваннями зі специфікацією 1;

7 – нарахування, що розраховуються у відсотках від сум, нарахованих за видами, що мають 1 у графі “КТУ”;

8 – нарахування, що розраховуються автоматично за абсолютною сумою пропорційно відпрацьованим дням минулого місяця;

9 – нарахування, що розраховуються у відсотках від сум, нарахованих за видами, які мають 1 у графі “%1”;

10 – нарахування, що розраховуються у відсотках від сум, нарахованих за видами, які мають 1 у графі “%2”;

5) премія – показує, чи входить ця премія в нарахування, з яких формується лікарняна преміальна надбавка (1 – входить, 0 – ні).

Потрібно звернути увагу, що нарахування “13-а з/п” повинні мати в цій графі значення 0, щоб запобігти подвійному обліку під час розрахунку лікарняних;

6) податок – показує ознаку стягнення прибуткового податку (0 – податок не стягується, 1 – податок стягується за таблицею, зазначеною в довіднику кадрів, 2 – податок стягується завжди за 2-ю таблицею, 3 – податок стягується в розмірі фіксованого відсотка і т. д.);

7) профвнески – показує, чи беруться профспілкові внески з нарахування (1 – так, 0 – ні);

8) аліменти – показує, чи беруться аліменти з нарахування (1 – так, 0 – ні).

9) фонд зайнятості – показує, беруться відрахування у фонд зайнятості чи ні;

10) лікарняні – показує, чи входить нарахування в середню для розрахунку лікарняних (1 – так, 0 – ні). Нарахування “13-а з/п” повинні мати в цій графі значення 0, щоб запобігти подвійному обліку під час розрахунку лікарняних;

11) відпустка – показує, чи входить нарахування в середню для розрахунку відпускних (1 – так, 0 – ні);

12) пенсійний збір – показує, чи береться від цього нарахування пенсійний процентний відсоток;

13) КТУ – показує, чи входить нарахування в розрахунок за специфікацією 7 (1 – так, 0 – ні);

14) %1 – показує, чи входить нарахування в розрахунок за специфікацією 9 (1 – так, 0 – ні);

15) %2 – показує, чи входить нарахування в розрахунок за специфікацією 10 (1 – так, 0 – ні);

16) відсоток для введення – дає можливість зазначити відсоток, необхідний для розрахунку під час введення табелів (наприклад, для виду “Доплата за роботу в ніч” – 30 %);

17) за 2 міс. – показує, чи входить нарахування в розрахунок середньої за 2 місяці (1 – так, 0 – ні). Нарахування “13-а з/п” матимуть в цій графі значення 0, щоб запобігти подвійному обліку під час розрахунку лікарняних;

18) фонд – можливість розділяти нараховану зарплату за фондами;

19) J1 – J4 – додаткові поля для настроювання вихідних форм.

Робота з довідником здійснюється в режимі “Довідники / Нарахувань-вирахувань”. Режим призначено для службового використання, і працювати в ньому має кваліфікований працівник. Можливі операції: “Корекція” – внесення змін в існуючі записи і додавання нових; “Друк” – друк довідника на принтер.

Для додавання нового виду нарахування чи вирахування його необхідно закодувати відповідно до його джерела і ввести в довідник у режимі “Корекція” за допомогою клавіші F2. Для видалення – установити покажчик на вид, що видаляється, та натиснути клавішу F3. Для установки покажчика на необхідний код використовується клавіша F10.

Календарі. Довідник календарів створений для зазначення робочих, суботніх, вихідних і святкових днів поточного року. Він використовується під час введення інформації з табелів, автоматичного розрахунку нарахувань і вирахувань, розрахунку лікарняних, відпускних та ін. (рис. 2).

Рис. 2. Довідник календарів

Календарі формуються щорічно перед початком роботи з нарахуваннями й вирахуваннями січня. Для деяких розрахунків календарі містять інформацію за січень і лютий майбутнього року і листопад – грудень минулого. Програма підтримує 10 календарів:

0 – календар з п’ятиденним робочим тижнем;

1 – календар з шестиденним робочим тижнем;

2 – 9 – резервні календарі.

Кожному календарю відповідає тривалість робочого дня, зазначена в режимі “Довідники / Генерація”.

У картці працівника вказується номер його календаря, а також тривалість робочого дня, якщо вона не дорівнює встановленій. Робота з календарями здійснюється в режимі “Довідники / Календар” з подальшою вказівкою номера календаря.

Дні в календарі позначаються латинськими літерами R, S, H і O:

R – робочий день;

S – неробоча субота;

O – неділя;

H – святковий день.

Для автоматичного створення календаря на поточний рік необхідно вибрати режим “Автомат” і зазначити рік.

У разі автоматичного розрахунку календаря автоматично визначаються робочі, вихідні й дні загальнонародних свят, а також розраховується календарний фонд робочого часу в годинах (при цьому тривалість робочого дня напередодні свята береться на годину коротше).

Для внесення змін необхідно вибрати місяць, установити курсор на необхідний день і зробити зміни. Календарний фонд робочого часу, що розраховується програмою, підлягає уточненню відповідно до чинного законодавства і колективного договору.

Довідник адресатів. Довідник адресатів створений для зазначення у вихідних документах точних атрибутів одержувачів. Атрибути назви, адреса і банківські реквізити організацій указуються в платіжних відомостях, дорученнях, поштових переказах тощо.

Під адресатами розуміють усіх можливих кореспондентів:

– банк;

– поштове відділення;

– ощадкаса;

– магазин;

– одержувач аліментів і т. ін.

Адресати кодуються тризначним кодом, який не має у своїй структурі ознак класифікації і є звичайним порядковим номером.

У довіднику адресатів обов’язково зазначається своя організація. При цьому вона може мати довільний код, який записується в режимі “Довідники / Генерація”.

Робота з довідником здійснюється в режимі “Довідники / Довідник адресатів”. Можливі дії:

– введення, корекція – додавання адресатів і корекція атрибутів;

– видалення – видалення адресата з довідника;

– перегляд – посторінковий перегляд на екрані змісту довідника;

– друк – друк довідника на принтер;

– очищення – повне видалення всіх адресатів з довідника.

З довідником адресатів можна працювати у всіх випадках, коли в поле введення екранного макета потрібно ввести код адресата, натисканням клавіші F2. Програма включає режим контекстного пошуку для виявлення необхідного адресата за будь-якою послідовністю літер у його назві (для відключення пошуку – Esc, для перенесення коду в макет – F1). Для введення нового адресата, корекції або видалення існуючого – F2. Для введення нового коду його можна не зазначати, а натиснути Enter – програма підбере довіль- ний код. Для видалення запису необхідно стерти назву адресата.

Довідники професій, категорій, відділів і об’єктів. Довідники професій, категорій, відділів і об’єктів призначені для отримання довідок та зручного введення інформації в довідник кадрів.

Довідник професій містить за бажанням користувача професії або посади.

Доступ до записів довідників здійснюється за кодами. Коди – цифрові, двозначні (у об’єктів – тризначні) і являють собою порядковий номер. Категорії кодуються бухгалтером відповідно до існуючих форм звітності з праці.

Під відділами розуміють підрозділи даної установи. Це можуть бути склади, відділи, лабораторії і т. д. Кодуються вони в довільній послідовності.

Об’єкти за своїм змістом можуть мати різне навантаження, наприклад структурні підрозділи, об’єкти будівництва чи теми в наукових установах. Нумерація застосовується наскрізна чи починається з коду 1 і задається настроюванням у режимі “Довідники / Генерація”. Об’єкт може виконувати функцію, подібно до категорії, наприклад виділяти пенсіонерів, батьків з дітьми і т. д.

Робота з довідниками здійснюється в режимі роботи з картками працівників “Робота з кадрами / Картки” під час введення кодів у відповідних полях. При натисканні F2 у вікні з’являються записи довідника. Для того, щоб додати, відкоригувати чи видалити запис, необхідно натиснути F2. Якщо не зазначити код для нового запису, то програма сама підбере вільний. Для видалення запису необхідно стерти назву об’єкта.

Картки працівників. Картки призначені для збереження інформації про працівників, автоматизацію розрахунків нарахувань і вирахувань, для здійснення контролю введення і для формування вихідних документів. Кожному працівнику присвоюється табельний номер і за ними здійснюється доступ до карток.

Робота з картками здійснюється в режимі “Робота з кадрами / Довідник”. Під час введення нового працівника натисканням F1 можна доручити програмі підібрати вільний табельний номер автоматично.

Для пошуку табельного номера за будь-яким контекстом прізвища використовують F10. Якщо ім’я і по батькові знайденої особи не відповідають потрібним, то натисканням на Enter потрібно продовжити пошук. У випадку правильного визначення натисніть Esc два рази і табельний номер буде перенесено у поле запиту.

Для пошуку табельних номерів за ділянками, а також у разі великого обсягу робіт з карткою, використовується режим роботи з картками за ділянками. Альтернативою є робота з картотекою, відсортованою або за табельними номерами, або за спеціальним сортуванням, заданим у режимі “Довідники / Генерація”.

Під час натискання на F2 і у випадку, якщо ви не зазначите табельний номер, викликається один із альтернативних режимів. У режимі “Довідники / Генерація” задається, який саме з режимів буде викликано на екран. Змінити режим можна в режимі “Робота з кадрами / Відділ – Картотека”.

Наведений спосіб доступу до карток дозволяє взагалі не брати до уваги поняття табельного номера – він набуває формального характеру і використовується тільки для внутрішньомашинного доступу.

Картки містять інформацію про кожного працівника, яка складається з двох частин. Перша – це паспортні дані працівника, друга – інформація про його постійні нарахування й вирахування, що розраховуються автоматично (рис. 3).

Рис. 3. Довідник працівників

Паспортні дані містять:

– прізвище, ім’я, по батькові;

– дату народження;

– адресу для поштових переказів у випадку пересилання зарплати поштою;

– рахунок-субрахунок – шифри, на які списуються витрати на зарплату даного працівника;

– код професії – за довідником (F2);

– код платника – код особи, яка здійснює виплату зарплати даній людині;

– категорію – двозначний код категорії працівника. Категорії кодуються бухгалтером відповідно до існуючих форм звітності з праці. Виклик довідника – F2. Програма не допускає використання коду, відсутнього в довіднику;

– стать – чоловік (1), жінка (2) – визначає стать для подальшої вибірки;

– відділ – двозначний код відділу (підрозділу організації). Виклик довідника – F2. Програма не допускає використання коду, відсутнього в довіднику;

– об’єкт – тризначний код підрозділу, що деталізує поняття ділянки. Це можуть бути сектори, групи, а також об’єкти будівництва в будівельних організаціях чи теми в наукових установах;

– розряд, клас – кваліфікаційний розряд чи клас (поле “клас” можна замінити довідником посад);

– тариф – годинна тарифна ставка робітника. Для її масової заміни можна скористатися режимом “Робота з кадрами / Зміни”, а також режимом “Робота з кадрами / Зміна тарифу”;

– оклад – щомісячний оклад. Для його масової заміни можна скористатися режимом “Робота з кадрами / Зміни”;

– аванс – щомісячний аванс. Його потрібно зазначати в картці, якщо він має стабільний характер і нараховується в режимі “Аванс / Оклад”. Якщо аванс перераховується в банк, то серед постійних вирахувань потрібно записати “590 Переведено аванс” зазначивши в цій графі суму, що переводиться;

– податок – відсоток утримуваного прибуткового податку (встановлено 100 %). Якщо працівник має пільги щодо прибуткового податку, то необхідно зазначити відсоток пільги (це не пільговий неоподатковуваний мінімум);

– таблицю – у постійних працівників – 1, у тимчасових і сумісників – 2;

– профвнески – відсоток профспілкових внесків (зазвичай 1 чи 0);

– лікарняні – відсоток виплачуваних лікарняних. Він автоматично висвітлюється під час розрахування лікарняних і може змінюватись під час розрахунку;

– календар – код календаря. 0 – п’ятиденний тиждень, 1 – шестиденний, 2 – 9 – резервний;

– день – тривалість робочого дня в годинах. Якщо зазначено 0, то тривалість дня визначається за відповідним календарем;

– пенсійний відсоток – розмір відрахування в Пенсійний фонд (%);

– пільги – кількість додаткових (пільгових) неоподатковуваних податкових мінімумів із зазначенням дати (місяць, рік) початку їх застосування. Програма передбачає зміну кількості пільг протягом року;

– зауваження (позначки) – поле, куди заноситься символьна інформація (наприклад, сюди можна записати посаду чи дату виходу з декрету);

– дату прийому на роботу – використовується для визначення кількості відпрацьованих місяців під час розрахунку відпускних, лікарняних;

– дату звільнення – використовується для нагадування про те, що працівник звільнений, у різних режимах роботи програми (поля “Дата прийому” і “Дата звільнення” повинні заповнюватись обов’язково для правильного розрахування прибуткового податку);

– індивідуальний ідентифікаційний номер;

– інформацію паспорта (номер, серія, дата і місце видачі, прописка, код податкової інспекції за довідником адресатів – F2) – призначено для відображення в різних друкованих довідках, заповнюється на другій сторінці картки (клавіші PgUp/PgDn).

Під час введення паспортних даних для запису їх на диск треба натиснути клавішу F1 або перевести курсор у розділ постійних нарахувань і вирахувань.

Постійні нарахування-вирахування. У цей розділ картки можна потрапити натисканням F1 у паспортній частині або послідовним проходженням усіх полів паспортної частини.

Постійним нарахуванням чи вирахуванням може бути будь-яке нарахування чи вирахування з довідника. Сума, зазначена в довіднику кадрів, під час виконання операції “Розрахунок” переноситься в нарахування й вирахування поточного місяця (особовий рахунок).

У процесі введення таких видів у картці необхідно вказати періодичність (щомісяця, щоквартально, щорічно), дати дії (згідно з наказом), а також паспортні дані для нарахування, якщо вони відрізняються від наведених у паспортній частині картки (рис. 4).

Рис. 4. Постійні нарахування і вирахування

Для введення постійних нарахувань і вирахувань діють такі умови: код дорівнює 0 – виклик вікна довідника нарахувань і вирахувань; код дорівнює 0 замість раніше наведеного – видалення нарахування чи вирахування.

Якщо під час роботи до “Розрахунку” виникне необхідність поширити на всіх зазначених працівників те чи інше нарахування чи вирахування з усіма його атрибутами в незмінному вигляді, можна встановити курсор на його код у будь-якій картці, натиснути F3 і вибрати режим “Додати”. Сукупність працівників при цьому можна задати, указавши перелік ділянок, об’єктів і категорій. Якщо такий список порожній (усі коди – нулі), то це інтерпретується як “усі”.

Для видалення з карток якого-небудь виду нарахувань чи вирахувань, після натискання F3 треба вибрати режим “Видалити” і також зазначити список ділянок, об’єктів і категорій.

Натискання F10 дозволяє перейти в поточний місяць і архів.

Натискання Ctrl+F9 дає можливість перейти на картку наступного працівника, а Ctrl+F8 – перейти до попередньої картки.

Існує ряд нарахувань і вирахувань, введення яких у довіднику кадрів супроводжується введенням додаткової інформації, або тих, що мають алгоритм розрахунку, відмінний від простого перенесення суми в особовий рахунок (список може бути розширений розробником).

Доплати зі специфікаціями 2 – 10 у довіднику нарахувань-вирахувань –зазначається або сума, що нараховується пропорційно дням, відпрацьованим за основними видами нарахувань (2, 4, 8), або відсоток, що береться від суми відповідних алгоритму нарахувань (2, 4, 8, 6, 7, 9, 10), або денна сума, що нараховується (5). Для специфікацій 9 і 10 записується мінімальне і/або максимальне значення (опціонально), а також принцип їх застосування (за фактичними чи обліковими днями місяця).

504 “Виплата кредиту” – зазначається сума на місяць, номер документа, дата видачі, загальна сума кредиту, кількість місяців кредиту, код магазину за довідником адресатів, дата останнього місяця виплати, після якого це вирахування не береться;

505 “Перерахування в ощадкасу” – вказується або сума, яка щомісяця перераховується, або відсоток від суми на руки, код ощадкаси за довідником адресатів, номер особового рахунку в ощадкасі, ознака переказу (на себе (0) або код одержувача). У разі переходу на пластикові картки для виплати зарплати під кодом 505 “Перераховано в банк” зазначається сума заробітної плати, перерахованої працівнику в поточному місяці;

508 “Виплата позики” – зазначається сума на місяць, номер документа, дата видачі, загальна сума кредиту, кількість місяців кредиту, код підприємства за довідником адресатів, дата останнього місяця виплати, після якого це вирахування не береться;

512 “Аліменти” – зазначається відсоток від суми нарахувань (мінус податки), що мають 1 у графі “Аліменти” довідника нарахувань-вирахувань, номер виконавчого листа, дата листа, код одержувача за довідником адресатів, код поштового відділення, через яке проводиться переказ (за довідником адресатів), ознака місцевого або міжміського переказу (0 або 1);

513 “Виконавчі листи поштою” – зазначається відсоток від суми нарахувань (мінус податки), що мають 1 у графі “Аліменти” довідника нарахувань-вирахувань, номер виконавчого листа, дата листа, код одержувача за довідником адресатів, код поштового відділення, через яке проводиться переказ (за довідником адресатів), ознака місцевого або міжміського переказу (0 або 1), дата останнього місяця, виплачена сума (автоматично накопичується при переході), загальна сума виплати, можлива вказівка абсолютної суми виплати на місяць;

514 “Виконавчі листи-перекази” – вказується відсоток від суми нарахувань (мінус податки), що мають 1 у графі “Аліменти” довідника нарахувань-вирахувань, номер виконавчого листа, дата листа, код одержувача за довідником адресатів, кількість місяців, виплачена сума (автоматично накопичується при переході), загальна сума виплати, дата останнього місяця, можлива вказівка абсолютної суми виплати на місяць;

550 “Відрахування в Пенсійний фонд”;

551 “Відрахування у Фонд зайнятості” – 0,5 %;

552 “Відрахування у Фонд соціального страхування” (якщо використовується інший код, наприклад 555, необхідно у файлі INIT.PRG записати: V_SS=555);

590 “Аванс на книжку” – вказує на те, що сума в графі “Аванс” довідника кадрів переводиться на книжку в ощадкасу. Зазначається код ощадкаси за довідником адресатів і особовий рахунок в ній працівника;

600 “Переказ поштою” - записується або сума, яка перераховується щомісяця, або відсоток від суми на руки, код поштового відділення за довідником адресатів, ознака переказу (на себе (0) або код одержувача), ознака відправлення – міське чи міжміське.

Потрібно мати на увазі, що такі види, як “Прибутковий податок”, “Профвнески” і “Відрахування у Пенсійний фонд”, у розділі постійних нарахувань-вирахувань зазначати не слід, тому що їх розрахунок проводиться за паспортними даними. Види “Оклад” і “Погодинна оплата (тариф)”, хоча і є постійними, але залежать від відпрацьованих днів і обробляються в режимі “Введення”. Їх також не слід заносити в цей розділ.