7.3. Документооборот и его организация

Документооборот – это процесс движения документов от момента их получения или создания, последующей обработки и использования в бухгалтерии до сдачи в архив. Организация документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. График прохождения документов (иначе говоря, план-график документооборота) разрабатывается в целях рациональной организации бухгалтерского учета и утверждается руководителем. Он является обязательным для всех работников. Составление и контроль над выполнением плана-графика возлагается на главного бухгалтера.

Все поступающие в бухгалтерию документы проверяются по форме, по существу и арифметически.

1. Проверка по форме заключается в исследовании правильности и полноты оформления документа.

2. Проверка по существу – это проверка законности, обоснованности и целесообразности отраженной в документе хозяйственной операции.

3. Арифметическая проверка – это проверка правильности подсчетов, выведения итогов и т.д.

Неправильно или неполно оформленные документы возвращаются на доработку. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, включающей следующие этапы:

- таксировка – определение денежной оценки показателей документа, приведенных только в натуральных измерителях;

- группировка – объединение определенных документов по некоторым признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период.

- контировка – это проставление корреспонденции счетов, которая используется для записи операций в учетные регистры.

После составления бухгалтерской отчетности документы сдаются на хранение, длительность которого определена специальным перечнем и составляет от 3 до 75 лет. Документы длительного хранения сдаются в ведомственные и государственные архивы. Ответственность за обеспечение сохранности документов возлагается на руководителя организации.

Вопросы для самопроверки

1. Назовите приемы первичного наблюдения.

2. Что такое первичный учет?

3. Что такое документ?

4. Назовите материальные носители первичной информации.

5. По каким признакам классифицируют документы?

6. Что такое документооборот?

7. Каким видам проверки подвергаются документы, поступающие в бухгалтерию?

8. Что включает в себя бухгалтерская обработка документов?

Тест к теме 7

Определить один или несколько правильных ответов на предложенные вопросы.

1. Приемами первичного наблюдения являются:

а) регистрация;

б) документация;

в) инвентаризация;

г) измерение.

2. Отражение изменения средств и их источников под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях – это:

а) инвентаризация;

б) первичный учет;

в) документация;

г) хозяйственная операция.

3. Проверка и документальное отражение фактического наличия материальных ценностей, и выявление его отклонений от учетных данных – это:

а) ревизия;

б) аудит;

в) инвентаризация;

г) первичный учет.

4. Что подлежит документированию?

а) операции по движению имущества;

б) все хозяйственные операции;

в) изменение собственных источников;

г) изменение объемов имущества.

5. По месту составления документы подразделяются на:

а) первичные;

б) сводные;

в) внешние;

г) внутренние.

6. К распорядительным документам относятся:

а) доверенность;

б) приходный кассовый ордер;

в) приказ;

г) авансовый отчет.

7. За достоверность данных, содержащихся в документе, несут ответственность:

а) главный бухгалтер;

б) материально ответственное лицо;

в) лица, подписавшие документ;

г) работники бухгалтерии.

8. Документ условно можно подразделить на части:

а) вступительная;

б) заголовочная;

в) содержательная;

г) оформляющая.

9. Обязательными реквизитами являются:

а) название документа;

б) подпись главного бухгалтера;

в) содержание хозяйственной операции;

г) подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и составление документа.

10. Бухгалтерская обработка документов включает следующие этапы:

а) таксировка;

б) группировка;

в) последующая обработка;

г) контировка.