Тема 7. Сущность Первичного наблюдения в бухгалтерском учете и документация

7.1. Наблюдение в бухгалтерском учете

Цель наблюдения как важного элемента метода бухгалтерского учета – убедиться в появлении объекта учета или его изменении и зафиксировать эти факты. Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета. Оно направлено на регистрацию фактов хозяйственной деятельности.

Существует два приема первичного наблюдения – документация и инвентаризация.

Документация – это отражение изменения средств и их источников под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях.

Для ведения наблюдения все имущество организации передается на ответственное хранение и целевое использование материально ответственным лицам, которые должны отражать любое движение вверенных им ценностей в первичных документах. Движение ценностей и его результат отражаются в первичном документе, как правило, в натуральных или трудовых измерителях. Таким образом, наблюдение за фактами движения и изменения имущества предприятия и отражение их в первичных документах называют первичным учетом.

Однако текущее наблюдение за объектами учета и их изменениями с помощью документации не всегда может дать полную и достоверную информацию о состоянии имущества организации, так как оно не в состоянии выявить такие факты хозяйственной жизни, как недостачи материальных ценностей, потери от стихийных бедствий и т.д. Поэтому для контроля точности текущего учета используют второй метод первичного наблюдения – инвентаризацию. Инвентаризация – это проверка и документальное отражение фактического наличия материальных ценностей, и выявление его отклонений от учетных данных.

7.2. Документы, их назначение и классификация

Документ – это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, свидетельствующая о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества, состояние которого при этом изменилось. Документированию подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.

Носитель первичных учетных данных – это то, на чем отражается информация. Все материальные носители подразделяют на три группы:

• приспособленные для восприятия человеком;

• приспособленные для восприятия вычислительной техникой;

• приспособленные для восприятия и человеком и машиной.

Для изучения особенностей составления и назначения документов необходимо их классифицировать следующим образом:

I. По назначению:

• распорядительные (дают разрешение на осуществление операций), например, наряды, распоряжения;

• исполнительные (подтверждают факт совершения хозяйственной операции – отчеты, накладные);

• бухгалтерского оформления (разработочные таблицы);

• комбинированные (требования на отпуск материалов).

II. По месту составления:

• внешние (поступают от партнеров, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения);

• внутренние (составляются на предприятии в различных подразделениях).

III. По способу использования во времени:

• разовые (отражают функции нескольких хозяйственных операций, осуществляемых одновременно – приказ, ТТН);

• накопительные (для отражения многократно повторяющихся и отличающихся только датой или количеством показателей хозяйственной операции – ведомость на отпуск материалов, лимитно-заборная карта).

IV. По наличию учетных объектов:

• однопозиционные (кассовые ордера);

• многопозиционные (платежные ведомости).

V. По степени механизации:

• заполняемые вручную;

• заполняемые машинным способом;

• получаемые автоматически.

VI. По виду материальных носителей:

• бумажные;

• магнитные;

• электронные;

• оптические.

VII. По степени обобщения:

• первичные (кассовые ордера);

• сводные (отчет кассира).

VIII. По регулярности оформления:

• периодические;

• непериодические (составляются в случае производственной необхо-димости).

IX. В зависимости от характера объекта учета:

• материальные;

• денежные.

X. По фактам хозяйственной жизни:

• документы-ситуации, фиксирующие то или иное состояние (инвентаризационная ведомость);

• документы-действия (отражают факты хозяйственной практики – ведомость начисления заработной платы);

• документы-события (отражают совершившиеся операции – акты ревизии, аудиторское заключение и т.д.).

XI. По оформлению однородных операций:

• типовые (разрабатываются министерствами и ведомствами и носят обязательный характер);

• примерные (носят рекомендательный характер);

• индивидуальные (разрабатываются для конкретных ситуаций).

XII. Юридически:

• подлинные;

• подложные.

XIII. По воспроизведению информации:

• подлинник (документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный – протокол согласования цены);

• копия;

• выписка из документа.

XIV. По срокам хранения:

• временного хранения (3 года);

• длительного хранения (75 лет);

• постоянного хранения.

XV. По степени доступа информации:

• с ограниченным доступом;

• обычные.