29. Контроль в системе функций управления.

Контроль процесс наблюдения, регулирования различных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения орг. задач

Функции контроля:

• Преодоление ситуации неопределённости

• Предупреждение возникновения кризисных ситуаций

• Поддержание ситуации успеха

• Поддержание изменений/инноваций

• Позволяет своевременно выявить нарушения, ошибки, оперативно их предотвратить или устранить.

• дает возможность выявить резервы.

• обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи.

• позволяет оценить работу персонала за определенный период, эффективность и надежность системы управления.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами: 1) охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней; 2) непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности; 3) привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части; 4) наличие четкой стратегической направленности; 5) увязка с процессом планирования и преобразований в организации; 6) гибкость, приспособление к происходящим изменениям; 7) своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры; 8) ориентированность на конкретные результаты; 9) экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение; 10) индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц; 11) максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность; 12) соответствие характеру контролируемого процесса; 13) регулярное подведение итогов контроля.

Виды контроля:

1. Предварительный: контроль ресурсов в системе на входе (персонал, материал,информ, фин.)

Является обязательным по отношению к фин. И матер. Например составление бюджетов.

2. Текущий: контроль в процессе выполнения работы, он не проводится одновременно с процессом орг. Деят-ти, а построен на изменении фактических результатов достигнутых после завершения какого либо её этапа.

3. Заключительный: проводится после завершения орг. Дея-ти

- обеспечивает рук-во релевантной (достоверной, надёжной, качественной, своевременной) инфо, необходимой для оценки эф-ти орг. д-ти.

- способствует мотивации, используется как база для оценки вознаграждения персонала

- организац. ф-ция: позволяет настроить менеджеров и работников на дальнейшую деятельность

- на стратегич. ур. Обеспечивает высш. рук-во инфо, необх.для корректировки будущих планов орг-ции.

Этапы контроля:

1. постановка цели

2. установка стандартов; Стандарт-желаемый рез-т, по отн-ю к которому менеджеры могут сравнить последующую д-ть. Стандарты определяются целями орг-ции.

3. выработка критериев и показателей оценки («показатель результативности; по возможности в колич.форме»), определение размеров допустимых отклонений.

4. доведение критериев до сотрудников

5. измерение оценочных показателей, фактически достигнутых результатов: определение соотв-щих изменений (их выявление)

6. сравнение оценочных показателей с целевыми; рук-ль должен оценить насколько допустимы и безопасны обнаруженные отклонения д /этого в орг-ции д.б. установлен «масштаб допустимых отклонений»(рамки, в кот-х м.варьироваться отклонения от стандартов, поставленных целей). Незначит.отклонения д.игнорироваться.

7. осуществление корректирующего воздействия в том случае, если полученные результаты отличаются от установленных стандартов. Смысл корректировки заключ-ся в том, чтобы понять причины отклонений и добиться возвращения к правильному образу действия или в изменении стандартов (в случае, если цели оказались нереальными, так как, если требование выполнить невозможно, это сводит на нет мотивацию персонала).

Причины сопротивления контролю:попытка контролировать слишком много видов д-ти в орг-ции, контроль администрирования, излишнее увлечение контролем, отсутствие двустороннего общения при контроле

В рез-те в орг-ции м.сложиться тип поведения, ориентированный на контроль, и работники будут стремиться подчёркивать д-ть в тех сферах, где проводятся измерения и принебрегать теми, где измерения не проводятся.

Эф.контроль с т.зр. персонала: установление осмысленных стандартов, целей (сам персонал должен участвовать в выработке стандартов), установление двусторонних отн-ий, общение при контроле, контроль не д.б.чрезмерным,вознаграждение за достижение стандартов.

С т.зр.орг-ции: контроль д.носить стратегич.хар-р,д.соотв-ть контролируемому виду д-ти, ориентация на рез-ты, конечная цель контроля это не установление стандартов и сбор инфо, а реш-е задач,стоящих перед орг-цией.

Новое направление в менеджменте – контроллинг, вкл: администр. И технологич.контроль, ревизию и аудит. Объекты – конечная продукция, технологич. И управленч.реш-я. Администр.контроль- проверка и постоянное наблюдение за процессами РУР, сроками и кач-вом их выполнения. Технологич.контроль – проверка и постоян.наблюдение за используемыми технологиями при РУР. Ревизия – документ-я,фискальная проверка рез-тов РУР. Аудит – документ-я проверка рез-тов РУР, устанавливающая Ур.их соответствия опред.критериям,нормам и стандартам.

Современные тенденции развития контроля:

1. перераспределяются функции контроля: часть контрольных ф-ций передаётся в аутсорсинг (аудиторские фирмы), часть делегируется с верхних этажей на низшие (рутинный контроль), в ряде случаев пользователь услуг становится контролёром

2. улучшается информ.обеспеч-е контроля: развив-ся нов.информ.системы,позволяющие автоматизировать процесс К. исп-ся совр.телекоммуникац.технологии.

3. изменяется содержание контроля-смещение центра тяжести на измерение рез-тов.