2.3.1. Інформаційні системи і технології в обліку

На СФГ «Лотос» для автоматизації бухгалтерського обліку використовують програму 1С: Бухгалтерія 7.7. Програма 1С: Бухгалтерія 7.7 є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах. На СФГ «Лотос» бухгалтерський облік являється повністю автоматизованим.

Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях.

Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з уведенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості: зведені проводки; оборотно-сальдову відомість; оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку; картка рахунка; картка рахунка по одному об'єкту аналітичного обліку; аналіз рахунка (аналог головної книги); аналіз рахунка по датах; аналіз рахунка по об'єктах аналітичного обліку; аналіз об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках; картка об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того, даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовується більш широко ніж при ручній обробці даних, що обумовлено рядом факторів, основними з яких є: обробка і зберігання великої кількості однакових в структурному плані одиниць облікової інформації; здійснення вибірки інформації з великої кількості даних; виконання складних математичних розрахунків; одержання в лічені хвилини паперових копій будь-якого документу (первинних документів, форм звітності); багаторазове відтворення будь-яких дій.

Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності та оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, які необхідні для прийняття ефективних управлінських рішень.

Окрім цього повна автоматизація обліку має наступні переваги:

• Упорядкування бухгалтерського обліку.

• Збільшення кількості інформації, одержуваної з бухгалтерського обліку.

• Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пеню за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки.

• Підвищення оперативності бухгалтерського обліку.

Завдяки даній програмі можливо повністю автоматизувати облік виробництва продукції та надання послуг СФГ «Лотос».

Застосування комп'ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці. Організація бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації залежить у першу чергу від реалізованого на відповідних технічних засобах програмного забезпечення. Вибір програмного забезпечення є найважливішим моментом у створення комп'ютерних систем бухгалтерського обліку, оскільки відповідає вибору форми обліку на підприємстві. Видом програмного забезпечення на СФГ «Лотос» являється Windows XP.

Оскільки облік на СФГ «Лотос» повністю автоматизований і ведеться у програмі, адаптованій до умов сільського господарства, то усі складені первинні документи відповідають типовим формам і відображають специфіку господарських операцій на підприємстві, документи мають усі необхідні реквізити та зберігаються в належних умовах, а первинний облік вцілому забезпечує належний контроль за збереженням матеріальних цінностей.