4.3.2. Управление знаниями

Эксплуатация систем электронного документооборота, основанных на информационных хранилищах, привела к пониманию, что в документах содержится неструктурированная информация, представляющая до 80% корпоративных знаний. При этом системы электронного документооборота выполняют трансформацию (преобразование) и систематизацию явных знаний, преобразуя скрытые знания в явные. Поэтому возникли системы управления знаниями, базирующиеся на системах электронного документооборота.

В контексте излагаемого знания - это интеграция идей, опыта, интуиции, мастерства, обладающая потенциалом для повышения ценности предприятия, его персонала, продукции и услуг в глазах потребителей, клиентов и акционеров благодаря принятию информационно - обоснованных решений и эффективному и необходимых знаний, а также вытекающее из такого анализа планирование и обеспечивающего достижение целей предприятия. Короче, речь идет о реализации знаниями.

К традиционным функциям систем электронного документооборота:

• работа с составными документами (определение структуры, формирование содержания, опубликование);

• интеграция с внешними приложениями (офисными и предметными приложениями, электронной почтой).

К ним добавляются функции управления знаниями:

• сквозная автоматизация жизненного цикла документов, являющихся носителями корпоративных знаний;

• поддержка принятия решений.

Жизненный цикл представляет собой описание стадий использования документа в ходе делового процесса (история жизни документа) в целях управления этим процессом. Примерами стадий существования документа являются: создание документа, согласование, использование, редактирование, уничтожение, хранение в архиве и др.

Модуль управления жизненным циклом документа содержит объекты и инструментальные средства, используемые для описания всех стадий жизненного цикла документа и управления его "взрослением", начиная с момента его создания, применения, устаревания до архивного хранения. Для каждой стадии жизненного цикла указываются бизнес - процессы и критерии, используемые модулем для продвижения документа из одной стадии в другую.

Модуль поддержки принятия решений (Business Intelligence Services - BIS) реализует деловые интеллектуальные технологии получения аналитических данных и обеспечивает:

• извлечение и накопление информации из внешних источников (файл-серверов, серверов баз данных, почтовых систем, Web-серверов, принадлежащих различным информационным службам университетов, правительственных органов и даже конкурентов, доступным по интернету);

• анализ собранной информации с целью определения ее надежности и соответствия бизнесу на основании собственных внутренних баз данных;

• формирование и предоставление интеллектуального капитала сотрудникам предприятия в нужное время в требуемом формате и в соответствии с их ролями и задачами в контексте бизнеса для принятия решений.

4.3.3. Управление новациями

Основоположник теории современного менеджмента П. Друкер [5] сказал: " Когда мы применяем знания к задачам, которые уже умеем решать, мы называем это производительностью. Когда же учимся применять знания к новым задачам, мы называем это инновациями". Именно поэтому приложения, основанные на использовании систем управления документами и знаниями, назвали инновационными. Инновационные приложения развиваются по следующим направлениям:

• маркетинг и сбыт продукции;

• управление качеством;

• управление исследованиями;

• управление финансовыми рисками;

• управление проектами и командами разработчиков.

Отметим, что все последние разработки ориентированы на интернет/интрапет технологии и Web-клиентов.

Во всех перечисленных направлениях работ требуется сбор и анализ «внешней» информации, такой как спрос, конкуренты, поставщики, ресурсы, заказчики, состояние исследований и новых разработок и т.д. Этим занимаются специальные службы на предприятии.

В то же время модуль поддержки принятия решений системы управления знаниями позволяет получить требуемую информацию из внешних источников, сравнить ее с внутренней информацией предприятия (производственные мощности, финансовые возможности, наличие складов, конкурентная способность продукции и т.д.) и передать проанализированную информацию соответствующим службам для принятия обоснованных решений. Этим и объясняется расширение круга новых задач, решаемых с использованием систем управления знаниями. Заметим, что как только эти направления будут реализованы, они перестанут быть инновационными, а им на смену придут другие.

Автоматизация процессов сбора и распространения знаний внутри предприятий и между ними позволяет глобальным компаниям значительно повышать конкурентоспособность и быстро извлекать выгоду из возможностей, предоставляемых рынком.

Вопросы для самопроверки

1. Какие операции выполняет система управления документами 2. Чем отличается атрибутивная индексация от полнотекстовой

3. Какие операции выполняет система массового ввода

4. Для чего предназначена система автоматизации деловых процессов

5. Что содержат карты деловых процессов

6. Что делают АДП - приложения

7. Почему система управления знаниями базируется на системе электронного документооборота

8. Чем отличается маршрут движения документа от жизненного цикла

документа

10. Почему появились инновационные приложения