6.2.3. Трехуровневая структура

Служба логистики на предприятии, состоящая из трех уровней уп­равления, является наиболее распространенной

Первый уровень: общее управление (планирование), осуществля­емое вице-президентом фирмы по логистике. Основные функции: про­верка всей системы и при необходимости корректировка планов, уточ­нение структуры системы, оценка деятельности отдельных подсистем и всей системы; координация политики и деятельности службы логисти­ки с другими подразделениями фирмы, установление затрат и стандар­тов сервиса.

Исходной информацией «на входе» этого уровня являются деятель­ность в широком масштабе, общие проблемы подсистем и внешние факторы (возрастание или снижение конкуренции на рынке, а также другие изменяющиеся условия).

Поступающая информация используется для исследования, анали­за и оценки, предоставляя «на выходе» различного рода решения, ка­сающиеся вопросов корректировки действий отдельных подсистем и службы логистики в целом, новой политики фирмы, а также различных направлений ее деятельности.

Второй уровень: программное управление (планирование по про­грамме). На этом уровне управления один или несколько менеджеров контролируют две и более индивидуальные подсистемы. Они управляют складским хозяйством, обработкой заказов, операциями с материалами, их отгрузкой, реализуют политику руководства средствами подсистем; устраняют возможные несоответствия между различными компонентами подсистем; подводят итоги и отчитываются перед высшим руководством о своей деятельности.

Принимаемые на этом уровне решения ограничены возможностя­ми и инициативой менеджеров. Они руководствуются установленными нормами затрат, прибыли или сервиса. Сталкиваясь с проблемой в одной или нескольких подсистемах (например, отгрузка и складирова­ние продукта), менеджер должен выяснить причины ее возникновения и найти оптимальное решение.

При необходимости он вносит изменения в деятельность подсисте­мы и координирует взаимосвязанные функции во всех других. Менеджер также может привлекать незначительное количество персонала для про­верки подсистем, проводить исследования в целях улучшения их работы.

Третий уровень: оперативное управление (оперативные компонен­ты). Это работа с поставщиками материальных ресурсов, по которым нарушается график; подготовка и предоставление на уровень про­граммного управления информации о зафиксированных нарушениях; управление в рамках заданного времени и затрат, отчет о результатах конкретной деятельности.

Каждая из подсистем этого уровня имеет одну или несколько стро­го ограниченных целей. Например, основные функции отдела отгрузки в службе логистики заключаются в организации процессов отгрузки продукции, экспедировании ее с соответствующей сопроводительной документацией; заключение взаимовыгодных контактов с внешними партнерами в сфере перевозок; оперативная робота.

Деятельность этого уровня управления измеряется в тоннах отгру­женных партий продукции или единицах продукта в каждой партии; общих затратах на отгрузку, включая убытки от повреждения продук­ции. На этом уровне скапливается информация о рациональном рас­пределении накладных расходов отдела отгрузки: прямая заработная плата; обязательные отчисления на социальное страхование; счета за телефонную связь; различная документация справочного характера.

В подсистеме предусмотрена обратная связь и оперативный кон­троль. Так, управляющий отделом проверяет отчеты о положении дел «на выходе» и дает разрешение на отгрузку. Прежде всего осуществ­ляются поставки, требующие оперативного контроля в процессе транс­портировки. Далее, фиксируется время подготовки отгрузки, самого ее процесса, а затраты на нее сравниваются с установленной нормой или желаемым стандартом.

Управление на этом уровне является рутинным процессом и вклю­чает только специфический контроль и административную деятельность, поскольку каждая возникающая здесь проблема имеет определенный и утвержденный метод решения.

Определенное значение в распределении, как средство контроля эффективности логистики, имеет аудит. Он основывается на информации об обслуживании покупателей и влияет но формирова­ние исходных данных по запасам, транспорту, хранению товаров на скла­дах и их отгрузке потребителям. Аудит по функциональному назначе­нию включается во второй уровень управления службой логистики на предприятии.

6.2.4. Информационные системы

Особое место в трехуровневой структуре организации и управле­ния службой логистики на фирме занимают информационные системы. При этом иерархия их использования имеет, как правило, четыре само­стоятельных уровня, на каждом из которых информационный поток вы­полняет свои строго определенные функции. Рассмотрим поочередно все уровни.

Оперативный уровень. Информационный поток имеет довольно широкий диапазон. Здесь осуществляется реализация оперативных решений как реакция на новую нормативную, справочную, аналитичес­кую или другую информацию.

Уровень контроля. Информационный поток также достаточно ши­рок Информация здесь, как правило, используется для оперативного планирования по различным направлениям деятельности службы логистики, а также для осуществления контроля за решениями, принятыми на оперативном уровне управления.

Средний уровень. Диапазон информационного потока несколько уже, чем на двух предыдущих уровнях, но информация сгруппирована и обработана. На этом уровне концентрируется чисто управленческая информация для осуществления тактического планирования и принятия решений по различным процессам производственной деятельности в подразделениях предприятия.

Высший уровень. Весь информационный поток на этом уровне уп­равления максимально сконцентрирован. Справочная, оперативная, нормативная и аналитическая информация предназначена для осуще­ствления стратегического планирования на предприятии. По аналити­ческой информации принимаются глобальные перспективные решения развития фирмы.

Характеризуя использование основных информационных потоков в различных системах логистики на предприятии, следует отметить, что информация является основой принятия решений на всех уровнях уп­равления.