Практичне заняття № 8 Регламентація організації процесу управління

8.1 Мета заняття:

Набуття практичних навиків щодо розробки регламентації організації процесу управління.

8.2 Теоретичні відомості

8.2.1 Регламентування організації процесу управління

Формальна організаційна структура може ефективно функціонувати тільки за наявності ряду документів, що регламентують відносини, зв’язки та процедури управління, на яких заснований організаційний механізм. Їх можна розділити на дві групи:

• нормативно-правові акти та положення, що визначають відносини між працівниками апарату управління в процесі виконання постановлених задач;

• нормативно-технологічні регламенти, які визначають процедурну сторону виконання окремих управлінських робіт, операцій та процесу управління в цілому.

До першого виду документів відносяться статути підприємств і організацій та їх, самостійних в правових відносинах, виробничо-господарських ланок, положення про підрозділи виробничого та управлінського апарату (цехи, відділи та iн.), положення про посади. До другого типу документів відносять спеціальні інструкції, правила, маршрутні та операційно-технологічні карти, матриці повноважень щодо прийняття рішень, документограми, органіграми та ін.

Найбільш важливу роль у регламентуванні системного розподілу відповідальності та повноважень, що визначають сутність управління, є положення про посади (в основу розробки яких покладені нормативно-технологiчнi регламенти, які завдають процедурну сторону процесу управління). Вони є основним та універсальним документами, за допомогою яких будуються організаційно економічні відносини між керівниками, спеціалістами та технічними виконавцями.

У залежності від методів формування організаційних структур використовуються різні правила побудови положень про посади. Всі посади поділяються на категорії в залежності від їх місця та ролі у процесі управління:

• керівники організації, її підсистем, виробничих та функціональних ланок, внутрішніх підрозділів;

• функціональні спеціалісти; технічні виконавці.

Для кожної категорії посад існують єдині права та відповідальність, обумовлені трудовим законодавством та господарським правом, організаційними задачами, виробничою та технологічною дисципліною, спеціальними умовами діяльності підприємства.

Загальна частина посадового регламенту розробляється для всієї системи і, як правило, не повинна мати індивідуальних відхилень.

Проте розв’язок конкретних задач управління потребує виділення специфічної відповідальності та прав кожної посадової особи. В зв’язку з цим вводяться чотири регламентуємих та контрольованих параметри, які забезпечують цільову орієнтацію кожного працівника та умови його ефективної діяльності:

• сфера відповідальності;

• задачі, функції;

• критерії ефективної діяльності (досягнення цілей),

• права.

При цьому основними принципами розробки положення про посади є:

• конкретність кожного параметру, що регламентується, можливість його однозначного розуміння виконавцем та відповідного контролю керівником;

• персональний розподіл всіх задач управління, уникнення дублювання відповідальності за їх виконання;

• достатність прав для розв’язку поставлених задач та реальність цих прав, тобто незалежність працівника при їх реалізації від оточуючих дій та умов.

Хоча технологія виконання управлінських функцій вторинна по відношенню до об’єктивних цілей, але розподілення відповідальності та прав серед працівників у відповідності до попередньо розроблених матричних класифікацій, документограм, і т. ін. повинно повністю відповідати розробленій та регламентованій технології організації процесів управління.

Сфера відповідальності кожного працівника визначається функціональними межами об’єкта управління, але на їх діяльність також впливає і відповідна посадова особа. Для забезпечення збалансованості усіх сфер відповідальності, які окреслені положенням про посади, необхідно провести багатоступеневу класифікацію об’єктів управління.

В якості ознаки загального розподілу сфер відповідальності необхідно визначити належність об’єкту управління до одного з типових елементів виробничого процесу:

• готової продукції чи послуг;

• ресурсів – матеріальних, енергетичних, фінансових, людських;

• засобів виробництва – устаткування, інструментів, будівель;

• інформації.

В якості ознаки одиничного розподілу на сфери відповідальності приймається відповідність об’єкта управління до одного з типових процесів, що здійснюються в організації:

• до основної діяльності;

• до забезпечення та обслуговування;

• до управління.

В якості ознаки одиничного розподілу сфери відповідальності приймаються межі (масштаби) об’єкту управління, які визначаються його місцем в організаційній структурі:

• організація загалом;

• її підсистема;

• конкретний підрозділ.

Завдання кожної посадової особи встановлюються виходячи із розробленої системи цілей для того структурного рівня, який відповідає прийнятій сфері відповідальності. Разом з цим, для функціональних спеціалістів та технічних виконавців визначаються задачі, що вже приблизно сформульовані в структурованій системі цілей. Це пояснюється одиничним розділом праці в процесі прийняття рішень та інформаційного обслуговування. Для цих категорій службовців основним пунктом при розподілі задач є організаційні моделі та технологічні карти.

Критерієм ефективної діяльності для кожної посадової особи є рівень досягнення нею результатів, що сприяють досягненню цілей, які знаходяться на вищому рівні ієрархії системи. Це дуже важливе положення, оскільки не всі операційні задачі можуть бути визначені та сформульовані достатньо конкретно, що ускладнюється їх динамічним характером. Тому в організації процесу управління велику роль відіграє регламентований зв’язок задач усіх працівників з цілями підрозділів та служб, в яких вони працюють.

Права посадової особи можуть бути практично регламентовані можливостями її участі в прийнятті рішень, які впливають на розв’язок поставлених задач чи на умови, в яких протікає цей процес. Ці можливості піддаються достатньо суворій класифікації у відповідності з універсальною структурою процесу прийняття рішень та основними типами відносин управління.

Оскільки більшість рішень фіксується в документах, то права зазвичай регламентуються в термінах деяких операцій. Наприклад, право затверджувати документ визначає можливість прийняти рішення, пов’язаного з розпорядженням ресурсів, які визначені сферою відповідальності. Право погоджувати документ відповідає можливості перешкоджати чи ні певним діям, чи прийняттю певних рішень. Право брати участь у розробці документа зазначає можливість пропонувати свої особисті альтернативні рішення та оцінювати інші запропонованим альтернативам, які не можуть бути відкинуті без формального обговорення. Право контролювати визначає можливість впливати на поведінку об’єкта управління.

Основними проектно-аналітичними документами, за допомогою яких формулюються специфічні права посадової особи, є функціональні матриці, органіграми виконання управлінських задач, функцій та інші документи.

Регламентовані значення чотирьох перерахованих параметрів фіксуються на карті специфічних прав та відповідальності, яка включена, як один з головних розділів у положенні про посади.

З практики відомо, що при достатньо високій динамічності виробництва, та великій кількості організаційно-управлінських задач, проблем та умов їх вирішення, при поєднанні формальних та неформальних відносин прийняття та виконання управлінських рішень являє собою в значній мірі творчій процес. В ньому дуже часто оригінальність мислення та інтуїція окремих керівників та спеціалістів можуть впливати на ефективність роботи не менше, ніж чітке дотримання процедур та нормативних приписів. Тому цільова орієнтація та стимулювання творчої активності управлінських робітників потребує мінімальної стандартизації та нормування їх діяльності.

Таблиця 8.1 – Фрагмент карти специфічних прав та відповідальності керівника цільової технічної програми

Сфера відпо-відальності	Задачі	Критерії досягнення цілей	Права
Готова продукція (вказується найменування конкретної машини чи комплексу ма-шин, виробниц-тво яких впро-ваджується на основі цільової програми)	Забезпечити своєчасне виготовлення продукції у відповідності до поставлених вимог	Вказуються ті чи інші характеристики цілей комплексної програми, яким необхідна максимізація (мінімізація): продуктивність машини її функціональне призначення, енерговитрати, надійність і т. ін.	Затверджувати: а) технічні вимоги на вузли, деталі, комплектуючі; б) конструкторсько-технологічну документацію на вузли, деталі, комплектуючі; в) звіти про виробничі та експлуатаційні випробування готової продукції та її систем. Брати участь у розробці: а) технічних вимог на вироби та його системи; б) принципових, конструкторських та технологічних рішень
Відповідальні виконавці програмних заходів	Забезпечити виконання програмних заходів щодо обсягів та термінів, відповідність прийнятих рішень цілям програми	Мінімальні відхилення від запланованих термінів та нормативів, повних технічних вимог	Узгоджувати а) кандидатури відповідальних виконавців; б) заходи покарання та стимулювання; Підтверджувати: а ) рахунки про виконання річних та квартальних планів
Фінансові ресурси (централізована частина)	Забезпечити фінансування незапланованих обсягів робіт та компенсацію грошових витрат виконавців програми на забезпечення потрібної якості та термінів	Мінімізація грошових витрат при повному виконанні цілей програми	Затверджувати: а) поточний розподіл резервних фондів на незаплановані роботи; б) фінансові звіти про витрати централізовано виділених коштів на програмні заходи; Контролювати: а) використання фінансових ресурсів за прямим призначен-ням, аргументувати грошові витрати б) дотримання норм та тарифів при грошових виплатах

8.3 Зміст завдання

8.3.1 Розробити посадову інструкцію для посадових осіб (додаток Д) Презентувати роботу мікро-груп.

2. Оформити звіт.

8.4 Порядок виконання завдання

8.4.1 Вивчити теоретичні відомості.

8.4.2 Виконати практичне завдання.

8.4.3 Презентувати роботу мікро-груп перед аудиторією.

8.4.4 Оформити звіт.

8.4.5 Відповісти на контрольні питання.

8.4.6 Захистити роботу індивідуально.

8.5 Оформлення і захист індивідуального завдання

У звіті про виконання відображається найменування практичного заняття, мета, вихідні данні, результати розрахунків і висновки.

При захисті індивідуального завдання студент повинен надати письмовий звіт, відповідно вимогам [17], про виконання роботи, обґрунтовано захистити обраний варіант рішень за висновками і відповісти на контрольні запитання.

8.6 Контрольні запитання

1. Що являє собою регламентація організації процесу управління?

2. В чому полягає основна мета регламентації?

3. Назвіть основні принципи розробки посадових положень?

4. За допомогою яких проектно – аналітичних документів оформлюються специфічні права посадових осіб?