6.3 Зміст завдання
6.3.1 Розглянути конкретну ситуацію з життя і визначити тип процесу управління, який найбільше підходить до неї?
6.3.2 Розробити мікро-групою ситуації за всіма типами процесу управління за власним розсудом.
6.3.3 Привести приклади індивідуально обраних ситуацій, розписати їх за всіма схемами типології процесу управління.
6.3.4 Результати роботи мікро-груп оформити на аркушах формату А4 у вигляді звіту.
Результати індивідуальної роботи оформити у робочому зошиті для практичних занять.
6.4 Порядок виконання завдання
6.4.1 Вивчити теоретичні відомості.
6.4.2 Виконати практичне завдання.
6.4.3 Презентувати роботу мікро-групи перед аудиторією.
6.4.4 Оформити звіт.
6.4.5 Відповісти на контрольні питання.
6.4.6 Захистити роботу індивідуально.
6.5 Оформлення і захист індивідуального завдання
У звіті про виконання індивідуального завдання відображається найменування практичного заняття, мета, вихідні данні, результати розрахунків і висновки; результати прийнятих групових рішень та їх обгрунтування. Надається оцінка пропозицій кожного учасника обговорення за висновками кчасників-експертів та узагальнюється особою, яка приймає остаточне рішення.
При захисті індивідуального завдання студент повинен надати письмовий звіт, відповідно вимогам [17], про виконання роботи, обґрунтовано захистити обраний варіант рішень за висновками і відповісти на контрольні запитання.
6.6 Контрольні запитання
Що дає знання типології процесу управління?
Що характеризує лінійний тип процесу управління?
Що характеризує коректуємий тип процесу управління?
Що характеризує розгалужений тип процесу управління?
Що характеризує ситуаційний тип процесу управління?
Що характеризує пошуковий тип процесу управління?
Практичне заняття №7 Циклічність процесів управління
7.1 Мета завдання
Набуття практичних навичків з аналізу та синтезу явищ, що протікають в організації, розкриття змісту циклів процесу управління.
7.2 Короткі теоретичні відомості
Процес управління соціально-економічними об’єктами, що здійснюється апаратом управління, має циклічний безперервний характер і протікає у часі та в просторі. За своїми часовими параметрами він може вимірюватися тривалістю від декількох хвилин до кількох місяців. Просторові характеристики процесу управління можуть простиратися від груп, бригад виконавців до підприємства в цілому. Таким чином, цикл управління характеризується двома видами вимірів: часом циклу і просторовими рамками циклу.
Управлінська діяльність передбачає реалізацію послідовного ряду процедур, що починаються з визначення цілі, а завершуються виконанням задач, детермінованих цими цілями. Тривалість процесів управління (циклів управління) складається з часу:
на збір, передачу й обробку інформації,
вироблення і прийняття рішень;
організацію виконання рішень.
Фактор часу в управлінні соціально-економічними системами відіграє важливу роль. Тому, необхідно скорочувати час на виконання окремих операцій, спрощувати організаційні і документальні процедури, використовувати технічні засоби для виконання ряду управлінських операцій.
Управління розглядається як змінюючі один одного управлінські цикли, кожен з яких включає певні робочі операції. Управлінський цикл – це своєрідне системне утворення, що складається з певних повторюваних частин – елементів в кожному циклі. Оскільки кожний управлінський цикл має часовий проміжок, то його елементи можуть бути у вигляді етапів, стадій, процедур та операції процесу управління. Один елемент переходить в інший, попередній є основою для реалізації та здійснення наступного. Циклічний характер управління полягає також у тому, що процес управління – є і процесом кругообігу циркулюючої інформації.
Управлінський цикл це − повторювана сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу управління.
В теорії управлінння існують різні точки зору щодо визначення елементів процесу управління. Так, болгарський вчений М. Марков, управління визначає наступною формулою:
У = М – ПС – УР – СВ (7.1)
де У – управління, М – мета; ПС – проблемна ситуація; УР – управлінське рішення; СВ – спосіб вирішення. Оптимізація мети потребує розробки та затвердження відповідних процедур та операцій. Зміст технології управління представлений у таблиці 7.1.
Таблиця 7.1 – Зміст технології управління
Зміст технологічних елементів ПС – УР |
Зміст технологічних елементів УР – СВ |
|
|
Технологія абстрагується від змісту процесу та від конкретних дій, необхідних для його розвитку. Зміст технологізації полягає у визначенні найбільш доцільного способу розподілу порядку процедур, що забезпечують хід даного процесу або класу процесів.
Ця особливість технології дозволяє її однаково застосовуватися для управління різними за змістом процесами. Так, наприклад, незалежно від того, в якій сфері розв'язується проблема – в матеріальному виробництві, сфері культури або боротьбі зі злочинністю, – вона обов’язково має пройти певні технологічні фази, де будуть використані операції і процедури, притаманні процесу:
визначення мети,
аналіз проблемних ситуацій,
обробку та аналіз інформації,
обговорення можливих варіантів та зіставлення їх за вибраними критеріями,
вибір рішення та підготовка до виконання обраного рішення.
М. Марков розглядає управлінський процес як сукупність п’яти стадій [12] (рисунок 7.1).
Рисунок 7.1 − Стадії управлінського циклу
При розробці управлінських циклів доцільно вкористовувати метод моделювання на основі програмно-цільового і комплексного підходу, який:
1) відображає реальний управлінський процес і, разом з тим, є засобом його подальшого вивчення і освоєння, привнесення нововведень. Відокремлені тут стадії відповідають процедурам, що реально здійснюються суб’єктами управління при ухваленні рішень та їх виконанні.
2) інтегрує найбільш важливі досягнення теорії управління. Акцентування домінуючого значення мети модифікує всі наступні стадії і процедури, дозволяє використовувати інноваційний потенціал для ухвалення оптимальних рішень.
3) надає можливість замкнути цикл управління, що забезпечує логічний перехід від ретроспективної стадії одного циклу до цільової стадії іншого циклу та узгодженість і послідовність управління. Точно визначені етапи (стадії) управлінського циклу та їх зміст закладають підгрунття для проектування технології управління.
Поняття "стадія управлінського циклу" включає відносно відособлену частину процесу вирішення управлінських завдань, в рамках якої здійснюються певні процедури, тобто, обов’язковий порядок послідовних дій. Окрема дія, що розглядається в її внутрішньому зв'язку з рештою елементів процедури, може бути охарактеризована як операція.
1 стадія – Цільова – включає наступні процедури і операції:
виявлення головної, пріоритетної проблеми,
усвідомлення необхідності її рішення,
формулювання мети.
Виявлення проблеми, яку необхідно вирішити, є пізнавальним процесом. Особливо важливе значення тут має оволодіння суб’єктом управління усім арсеналом методів наукового пізнання: спостереження, порівняння, експеримент, абстрагування, системний аналіз, синтез, "мозковий штурм", моделювання, прогнозування, проектування, інноваційні ділові ігри тощо. Свідоме і цілеспрямоване використання всього комплексу пізнавального інструментарію сучасної науки дає можливість суб’єктові управління зробити правильні висновки. Специфіка цих висновків в області управління полягає у визначенні головної проблеми, вирішення якої диктується необхідністю інноваційного прориву.
Одна з найважливіших умов ефективності управління – своєчасність виявлення й усвідомлення проблем, які потребують вирішення. Найбільш частою помилкою менеджера є несвоєчасність ухвалення рішення. Аналіз залежності між тривалістю циклу і ефектом управління показує, що чим менше цикл, тим ефективніше рішення.
Ухваленню управлінського рішення передують певні зміни як об’єкта, так і суб’єкта управління. В соціально-економічній діяльності невпинно виникають нові явища і процеси. Правильне формулювання завдань управління потребує:
зібрати інформацію про соціальні, соціально-економічні, політичні, організаційно-технічні та інші процеси, які можуть привести до виникнення певних проблем;
підготувати інформацію, яка відображає взаємозв’язок між цими процесами і причинно-наслідковими залежностями, а також дає можливість зробити необхідні висновки і умозаключення;
проаналізувати назрілі, але ще не вирішені проблеми;
сформулювати проблему, порівнюючи зміст ухвалених рішень з досягнутими результатами.
Цільова фаза управлінського циклу включає також наступні види діяльності:
оцінка актуальності проблеми;
аналіз наявної і бажаної структури суб’єкта і об’єкта управління;
початковий опис ситуації, що виникла.
Найважливішою процедурою на цій стадії управлінського циклу є визначення мети, побудова “дерева” цілей. У зв'язку з цим зростає знання теорії і технології цільового управління.
У типових ситуаціях суб’єкт управління формулює своє рішення на основі досвіду і встановлених правил в організації. У таких випадках достатньо інтуіції і досвіду, щоб адекватно відреагувати на проблему.
Інший підхід потрібний, коли необхідно ухвалювати стратегічні рішення в умовах високого ступеня невизначеності. В цьому випадку завдання суб’єкта управління полягають у тому, щоб подолати цю невизначеність, забезпечити ухвалення максимально обгрунтованого рішення. Найбільш істотна частина цього завдання – збір і обробка необхідної інформації. Рішення задачі відбувається на другій стадії управлінського циклу, яка може бути названа дескриптивною (описовою).
Ефективність рішення, що виробляється, визначається не тільки кількістю, але і якістю інформації. Саме інформаційно-аналітичні служби покликані заздалегідь виявити цінність наявної інформації, її глибину і змістовність, ступінь віддзеркалення реальних процесів, для прийняття рішення. Забезпечення достатньою за обсягом і якістю інформацією оберігає суб’єкти управління від істотних помилок.
Вироблення науково обгрунтованих рішень припускає всебічний аналіз об’єктів управління. Знання тільки окремих фактів недостатньо для виконання цієї вимоги. Тому переробка інформації включає не просто збір даних, але і грамотне використання аналітичних моделей: структурних, динамічних, типологічних, факторних, соціально-технологічних та соціально-економічних. Це обумовлює необхідність системного підходу при підготовці і ухваленні управлінських рішень.
Освоєння інформації, необхідної в різних ситуаціях за сучасних вимог управління, повинне відбуватися не емпірично або інтуїтивно, а на основі відповідних норм. Тому необхідно нормувати інформацію, що потрібна на різних рівнях системи управління.
Важливим питанням на сучасному етапі є розвиток і вдосконалення уміння керівних кадрів користуватися наявною інформацією і вміння трансформувати її в ефективні управлінські рішення. Це припускає систематичне навчання кадрів методам і формам аналізу інформації, фільтрації, виокремлення з неї тих компонентів, які сприяли б підвищенню наукового рівня управлінських рішень.
2 стадія управлінського циклу – дескриптивна. В ній здійснюється опис реальної ситуації. Суб’єкт управління не реєструє механічно всі сигнали, що йдуть з навколишнього середовища, а проводить селекцію, відбір відповідно до поставлених перед системою цілей.
3 стадія управлінського циклу – прескриптивна. Вона охоплює всі види діяльності, пов’язані з трансформацією інформації. Головне на цій стадії − вироблення і ухвалення управлінських рішень.
Поняття "управлінське рішення" має два основні значення. По-перше, ним позначається майбутня дія, а, по-друге, вибір однієї із найкращих імовірних альтернатив дії в проблемній ситуації.
Управлінське рішення, визначається як соціальний акт, підготовлений на основі варіативного аналізу і оцінки, прийнятий в установленому порядку. Управлінське рішення має директивне загальнообов’язкове значення, містить постановку цілей і обгрунтування засобів їх здійснення, організує практичну діяльність суб,’єктів і об’єктів управління.
Основнми причинами неефективних рішень є:
недостатньо точно і повно розкрито об’єктивні умови протікання процесу управління;
брак достовірної і своєчасної інформації, кваліфікації персоналу та відсутність глибокого наукового аналізу;
невдалий вибір самої проблеми управління, що зумовлює неефективність рішення;
наявність необгрунтованих гіпотез та постановка нереальних цілей;
недостатньо визначені сфери правового регулювання.
Разом з гносеологічними існують і соціально-психологічні причини ухвалення неправильних рішень. Нерідко не враховується те, що в умовах ринкової економіки суспільні, державні, корпоративні, групові, особисті та приватні інтереси часто не співпадають.
4 стадія управлінського циклу – реалізаційна. На цій стадії відбувається оргаізація процесу управління. Визначення дієвих шляхів реалізації мети є складною конструктивною і логічною діяльністю, яка включає:
вибір оптимального варіанту дії, згідно даних критеріів;
найбільш ефективний розподіл засобів, ресурсів і сил;
програмування конкретного ходу процесу, який переводить керований об’єкт з одного стану в інший;
розподіл відповідальності між виконавцями і таке інше.
5 стадія управлінського циклу – ретроспективна, основний зміст якої полягає в узагальненні та аналізі результатів виконання управлінського рішення. Оцінка реалізації даного рішення дозволяє встановити дійсну ситуацію на об’єктах управління, виявити нові проблеми та започаткувати новий цикл.
Для реалізації ретроспективної стадії управлінського циклу необхідна розробка системи науково обгрунтованих критеріїв оцінки отриманих результатів. На цій стадії повинно здійснюватися:
порівняння запланованих результатів з фактично досягнутими;
оцінка доцільності рішення;
обгрунтування необхідності нових або додаткових рішень.
Для такої оцінки доцільно застосувати наступну технологію, яка включає:
1) аналіз результату діяльності системи і повторна оцінка обгрунтованості цілей (завдань), що стоять перед нею в даний період. Якщо між ними буде певна невідповідність, то це потребує внесення певних коректив до критеріїв оцінки.
2) аналіз взаємозв’язків між системою, що оцінюється і інших підсистем на різних рівнях управління та фіксується вплив, який вони спричинюють на кінцевий результат.
3) аналіз дій суб’єкта управління.
Важливою методологічною вимогою оцінки управлінської діяльності є єдність кількісних і якісних критеріїв. Кожен з цих критеріїв має конкретний зміст, що динамічно змінюється, у залежності від етапу розвитку соціально-економічного об′єкту, від цілей, які ставляться, від досягнень науки і техніки, від характеру і значення відповідного процесу або явища.
Сучасна концепція щодо змісту циклів управління включає їх алгоритмизацію, тобто точну розробку технології управлінського процесу. Сучасні досягнення науки дають можливість деталізувати алгоритм управління, визначивши місце різних процедур й операцій в управлінні.
Необхідність розробки алгоритму управління соціально-економічними системами визначається недостатністю одних тільки нормативних документів, що регламентують механізм суб’єктивного управління системи.
Алгоритм − розпорядження, що визначає зміст і послідовність операцій, які приводять вхідні дані до визначеного результату. Алгоритм управління дозволяє суб’єкту управління обрати найбільш короткий і результативний шлях вирішення певних завдань; інтегрує в управлінському процесі найбільш важливі і перспективні методи аналізу і управління; створює можливість за допомогою формалізації певних процедур раціонально використовувати електронно-обчислювальну техніку, інформаційні мережі в управлінні.