12.2. Предупреждение безответственности

Нечеткая регламентация функций подразделений предприятия приводит к дублированию, а чаще — к невыполнению ряда функций и операций, путанице в учете, потере информации, а в результате — к убыткам. Функции подразделений должны быть подробно регла­ментированы в Положениях об отделах, цехах, службах. На многих фирмах сотрудники работают «на энтузиазме», так как просто нет проработки функций подразделений, должностных обязанностей, основ отношений с клиентами, описаний технологических процес­сов и т.д. Но по мере роста предприятия устные указания, личная добросовестность и энтузиазм уже недостаточны для эффективной работы и исполнения усложнившихся задач. Необходима формали­зация всех производственных отношений и деловых связей, следует разработать множество материалов, в том числе должностные ин­струкции. Качественно подготовленные должностные инструкции содержат информацию, которая необходима в процессе управления персоналом и может использоваться в нескольких целях:

1. в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудо­ вых отношениях;

2. на основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником;

3. может возникнуть ситуация, когда нерадивого работника необ­ ходимо наказать или даже уволить за неисполнение важных обя­ занностей, которые не были указаны в договоре. Если в этом случае работник не был ознакомлен с должностной инструкцией либо не расписывался в ней, любое дисциплинарное взыскание, особенно увольнение, может повлечь за собой судебное разбира­ тельство, а впоследствии — проигрыш дела в суде.

118

Должностная инструкция разрабатывается непосредственным руководителем сотрудника, кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При ознакомлении с инструкцией работник ставит свою подпись и дату. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (заместителя директора) предприятия. Долж­ностная инструкция — это руководство к действию для самого ра­ботника: в ней сообщается, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, она дает ориен­тиры для повышения уровня профессиональной квалификации ра­ботника. Участие в обсуждении должностной инструкции предостав­ляет работнику возможность влиять на условия, организацию, кри­терии оценки своего труда. Должностная инструкция — основа для оценки результатов трудовой деятельности работника, для решения о его продвижении в должности и переподготовке (перемещении, увольнении, зачислении в резерв, направлении на дополнительное обучение и т.п.). Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке соответствия требованиям организации кандидатов на вакантные должности. Она используется при ранжировании работ или должностей и последующей разработке внутрифирменных сис­тем оплаты труда.

Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) дает информацию, необходимую для совершенствования ор­ганизационной структуры, планирования мероприятий по повыше­нию производительности труда. Первый экземпляр должностной инструкции для каждого работника хранится в отделе кадров, второй экземпляр — у руководителя, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с поло­жением о подразделении. В комплекте должностных инструкций должны быть описаны все функции подразделения, а нагрузка долж­на быть распределена между работниками с учетом уровня их квали­фикации и задач, решаемых подразделением. Ответственность за полноту комплекта должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров. В должностной инструкции должны быть описаны все функции, выполняемые работником. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все ее пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф, заверяющий ее утверждение, дату, подпись ра­ботника об ознакомлении. Должностная инструкция должна содер­жать информацию по следующим вопросам:

• наименование должности;

• наименование структурного подразделения;

• назначение должности;

119

• подотчетность, место должности в рамках организационной структуры (кем руководит, кому подчиняется работник, занима­ ющий эту должность);

• перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам;

• критерии эффективности труда (качественные и количественные). Для каждой должности предусматриваются квалификационные

и личностные требования. Деятельность, например, специалиста по управлению персоналом предусматривает должную организацию работы для обеспечения качественного делопроизводства, обеспече­ния подразделения трудовыми ресурсами требуемого уровня профес­сионализма, к его квалификации предъявляются высокие требова­ния. Для назначения на эту должность кандидат должен иметь за­конченное высшее образование по специальности «Управление персоналом» и иметь приобретенную опытом работы квалификацию, необходимую для работы с людьми. Кандидат должен иметь ровный характер и открытость, чтобы внушать доверие персоналу, организа­торские способности, чувство ответственности за свои обязанности. Специалисты рекомендуют составлять примерный психологический портрет для каждой должности, чтобы при подборе людей ориенти­роваться на него.

Практикум по теме (1)