Тема 5. Складання фінансової звітності підприємств з використанням ппп................

План

1. Побудова звітів

2. Робота з документами

3. Створення резервних копій баз даних

1. Побудова звітів

Для одержання бухгалтерських результатів, а також іншої зведеної або детальної інформації в програмі “1С: Бухгалтерия 7.7” використовують звіти.

Кількість і склад звітів, що можуть бути отримані при використанні системи, цілком визначається при конфігуруванні.

Звіти, які використовують на практиці можна умовно розділити на декілька типів:

1) стандартні звіти

Звичайно вони входять до складу типової конфігурації. Стандартні звіти призначені для використання в будь-яких організаціях і для будь-яких розділів обліку. Вони відображають облікові підсумки в різноманітних розрізах для будь-яких рахунків, видів субконто, валют. До стандартних належать такі звіти, як “Оборотно-сальдовая ведомость”, “Шахматка”, “Анализ счета”, “Карточка счета” та інші. Такі звіти використовуються дуже широко безпосередньо під час ведення господарських операцій для аналізу зведених даних на рівні рахунків, субрахунків, валют, об'єктів аналітики, протягом різноманітних періодів і в розрізі різних проводок.

2) регламентовані звіти

Ці звіти призначені для подання до різних контролюючих інстанцій. Склад і зміст цих звітів визначаються державними органами. Зрозуміло, їх склад залежить від країни, у якій використовується програма. Дані звіти для Росії розробляються фірмою “1С”, а для інших країн – її регіональними партнерами. Крім того, окремі регламентовані звіти можуть створюватися іншими організаціями і користувачами програми, наприклад, це може стосуватися специфічних галузевих або місцевих звітних форм.

3) спеціалізовані звіти

Ці звіти створюються, звичайно, у конкретній конфігурації безпосередньо для даної організації і вирішують більш вузькі задачі. Спеціалізовані звіти звичайно орієнтовані на конкретний розділ обліку і специфічну настройку рахунків і аналітики в даній конфігурації. Вони створюються при необхідності одержати специфічні вибірки інформації або особливий вид друкованої форми.

4) зовнішні звіти

В програмі “1С:Предприятие” існує спеціальний механізм зовнішніх звітів. Зовнішні звіти за призначенням і способом використання нічим не відрізняються від звичайних звітів. Проте, на відміну від звичайних звітів, що зберігаються в конфігурації, зовнішні звіти зберігаються в окремих файлах. Зовнішні звіти використовуються в спеціальних випадках, коли звіт не може бути включений до конфігурації. Для виклику зовнішнього звіту використовується пункт Открыть меню Файл головного меню програми. При звертанні до цього пункту викликається стандартний діалог відкриття файлів. У ньому слід вибрати необхідний файл зовнішнього звіту. Файли зовнішніх звітів мають розширення “ert”. Вони можуть міститися в папці “ExtForms”, яка підпорядкована папці інформаційної бази, або в будь-якоій іншій папці. При повторному відкритті зовнішнього звіту він може бути обраний із списку раніше використаних файлів у меню Файл головного меню програми.

При виборі файлу зовнішнього звіту його форма відкривається так само, як і форма звичайного звіту, і надалі їх використання нічим не відрізняється.

Незважаючи на суттєві розбіжності в призначенні звітів різних типів, в програмі “1С: Бухгалтерия 7.7” їх створення, зміна і використання нічим не відрізняються. Програма має єдиний механізм роботи зі звітами. Всі звіти, незалежно від того, хто їх створив, можуть бути змінені засобами Конфігуратора і мають однакові принципи використання. Настройки і склад інформації, що міститься в звіті, визначається його формою й алгоритмом, тому опис властивостей і призначень конкретних звітів повинен міститися в описі конфігурації або в самому вікні звіту.

2. Робота з документами

Документи і журнали документів

У програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” інформація про господарські операції, що відбуваються на підприємстві, може вводитися за допомогою документів і зберігатися в журналах документів. При налагодженні конфігурації здійснюється настройка документів і створюються необхідні журнали для їх збереження. На відміну від бухгалтерських операцій, документи поділяються на види, кожний з яких призначений для збереження специфічної інформації про господарську операцію певного типу (наприклад, видачу грошей із каси).

Введення документів

Будь-яка операція господарської діяльності підприємства може бути зафіксована шляхом введення інформації в документ відповідного виду і запису цього документу до журналу. При настройці визначається структура документів, вид діалогів для їх введення, друкарські форми, а також алгоритми відображення даних, які містяться в документі, в бухгалтерському обліку.

Документ будь-якого виду має номер і дату. Документ може мати дві основні частини: шапку і табличну частину. До шапки входять реквізити, що є спільними для документа (наприклад, для такого документа як рахунок, це: назва клієнта, реквізити клієнта і, можливо, розмір знижки).

Таблична частина документа є списком однотипних даних, які можуть зустрічатися більше одного разу в документі (це, наприклад, список товарів з кількістю і номенклатурою для того ж рахунку).

У загальному випадку таблична частина є сукупністю рядків визначеної структури. У деяких документах таблична частина може використовуватися як вихідні дані для розрахунку загальної суми (наприклад, загальної вартості виписаних по рахунку товарів). Документ у програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” може містити тільки одну табличну частину.

Проведення документа

Проведенням документа називається дія, що виконує зміни інших даних системи на підставі інформації документа. Насамперед, для документів програми “1С:Бухгалтерия 7.7” проведення використовується для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції за введеним документом.

Зауважимо, що для деяких видів документів проведення може не використовуватись. Звичайно, це ті документи, за якими не формуються проводки.

Запит на необхідність проведення документа видається на екран при натисканні кнопки форми документа, яка здійснює проведення документа (звичайно це кнопка “ОК” або “Провести”).

Якщо на запит відповісти “ОК” – документ буде проведений. У журналі документів проведений документ буде позначений у крайньому лівому стовпчику спеціальним знаком.

Відповівши на запит “Нет”, ви можете відмовитися від проведення документа прямо зараз, а виконати проведення іншим часом. Але при цьому треба мати на увазі, що при відмові від проведення документа існуюча операція документа (якщо він проводився раніше) не зміниться.

В описаній вище ситуації існує потенційна можливість розбіжності даних документа і сформованих ним проводок. Проте в конфігурації для окремих видів документів може бути заборонений запис проведеного документа без його обов'язкового перепроведення.

Щоб зробити документ непроведеним, слід в меню Действия головного меню програми вибрати функцію Сделять документ непроведенным. Після підтвердження позначка проведеного документу зміниться на іншу.

При скасуванні проведення документа скасовуються всі дії, що він виконав у процесі проведення. Насамперед це стосується проводок, записаних при проведенні документа. Також може бути знищена операція, сформована документом, якщо вона була сформована тільки при проведенні, що визначається в конфігурації. Крім того, якщо документ при проведенні змінював значення періодичних реквізитів довідників, то зміни, зроблені цим документом, також будуть знищені.

Непроведений документ можна відкоригувати, записати, провести (або не проводити), а знак у крайньому лівому стовпчику журналу буде правильно відображати поточний стан документа.

3. Створення резервних копій баз даних

Для виконання настройки програми “1С:Бухгалтерия 7.7” необхідно здійснити кофігурування системи (режим “Конфигуратор”)..

Для виконання дій, які називають конфігуруванням програми, необхідно закрити програму, що виконується, і запустити програму в режимі “Конфигуратор”. Перед тим, як виконувати якісь дії, що змінюють конфігурацію, треба вжити заходів безпеки. Не зайвим буде зберегти існуючу конфігурацію, щоб у випадку невдалої спроби можна було повернутися до первісного стану. Для зберігання поточної інформаційної бази треба через меню Администрирование – Сохранить данные звернутися до режиму архівації поточної бази даних. Архівація забезпечує збереження всіх описів типової конфігурації, а також усіх даних, введених в режимі ведення бухгалтерського обліку. При зверненні до режиму архівації на екран буде виведене вікно “Архивирование”, у якому є декілька полів. У першому приведений список типів файлів, які архівуються. Можна його скоротити, знищивши деякі типи файлів, але тоді, відповідно, не вся інформація буде збережена і щось не вдасться відновити при поверненні до вихідного стану.

Другий важливий момент полягає у необхідності зазначити диск, папку та ім'я файла, куди повинна бути розміщена архівна копія. Ім'я файла і шлях до нього вказують в полі “Архивировать в…”. За замовчуванням файл одержує розширення “zip”.