Тема 3. Загальна характеристика ппп для складання фінансової звітності. Засоби реєстрації та введення обліково-фінансової інформації

План

1. Загальна характеристика ППП

2. Запуск програми 1С- Бухгалтерия

3. Робота з Меню програми

1. Загальна характеристика ППП

Використання пакетів прикладних програм у навчальному процесі студентів економічних спеціальностей є однією з умов підготовки фахівців вищої кваліфікації. Комп’ютерні технології використовуються як на лабораторних та практичних заняттях, так і в виконанні курсових і дипломних робіт. Широко розповсюджені пакети прикладних програм: “1С – Бухгалтерия”, “Акцент”, “Project Expert” та ін. Провідне місце серед цих програм займає програма “1С:Бухгалтерия 7.7.”

Програма “1С:Бухгалтерия 7.7” працює в операційній системі Windows. Після запуску програми “1С:Бухгалтерия” на екрані з'явиться вікно запуску режимів системи, в якому потрібно вибрати режим “1С:Предприятие”, і в полі “Информационные базы” обрати потрібну інформаційну базу. На екрані з’явиться головне вікно програми. Студенти, у рамках відповідних дисциплін кафедри комп’ютерних технологій вивчають основні пункти головного меню програми та освоюють такі технічні прийоми роботи з програмою: через меню; за допомогою екранних кнопок і піктограм; за допомогою “гарячих” клавіш на клавіатурі комп'ютера.

В константах міститься необхідна для роботи з документами і ведення обліку інформація. До основних властивостей константи належать ідентифікатор і тип значення. Перелік констант, включених у типову конфігурацію виводиться на екран за допомогою команди ”Операции” – ”Константы”.

Робочий період встановлюється в режимі ”Управление бухгалтерскими итогами”. Увага студентів акцентується на технології визначення періоду розрахунку підсумків у програмі “1С:Бухгалтерия 7.7”, який дорівнює кварталу. Після вибору кварталу потрібно натиснути кнопку ”Установить расчет”.

На початку роботи потрібно відкрити план рахунків і ознайомитися з переліком існуючих рахунків та їх характеристиками. Важливою відмінністю при настройці бухгалтерських рахунків від інших даних в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” є те, що рахунки можуть вводитися як на стадії конфігурації, так і при роботі користувача з інформаційною базою. Для того, щоб увійти в режим настройки плану рахунків, необхідно виконати наступні дії: меню ”Операции” – ”План счетов”.

Довідник в програмі 1С: Бухгалтерія представляється списком деревоподібної структури, у вузлах якого зберігається інформація про різні об'єкти. Студент може працювати з довідником, використовуючи: меню "Действия"; панель інструментів; контекстне меню, що з'являється при натисканні правою кнопкою миші на рядку довідника.

Увага студентів звертається на те, що при встановленні програми на підприємстві, на якому вже ведеться бухгалтерський облік, необхідно ввести початкові залишки.

Порядок дій при початку ведення обліку: визначити дату початку обліку; визначити дату введення початкових залишків; ввести операції для формування початкових залишків; перевірити правильність введення початкових залишків; ввести операції від дати початку обліку до поточної дати.

Всі факти господарської діяльності організації в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” зберігаються у вигляді операцій. Для введення в систему інформації про господарські операції існує два режими: введення операції вручну і автоматична генерація операцій на підставі документів, що вводяться користувачем.

Для одержання бухгалтерських результатів, а також іншої зведеної або детальної інформації в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” використовують звіти. Кількість і склад звітів, що можуть бути отримані при використанні системи, цілком визначається при конфігуруванні.

Звіти, які використовують на практиці можна умовно розділити на декілька типів: стандартні звіти; регламентовані звіти; спеціалізовані звіти; зовнішні звіти

Незважаючи на суттєві розбіжності в призначенні звітів різних типів, в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” їх створення, зміна і використання нічим не відрізняються. Програма має єдиний механізм роботи зі звітами. Всі звіти, незалежно від того, хто їх створив, можуть бути змінені засобами “Конфігуратора” і мають однакові принципи використання. Настройки і склад інформації, що міститься в звіті, визначається його формою й алгоритмом, тому опис властивостей і призначень конкретних звітів повинен міститися в описі конфігурації або в самому вікні звіту.

Будь-яка операція господарської діяльності підприємства може бути зафіксована шляхом введення інформації в документ відповідного виду і запису цього документу до журналу. При настройці визначається структура документів, вид діалогів для їх введення, друкарські форми, а також алгоритми відображення даних.

Під час виконання лабораторних робіт студенти автоматизують на базі використання програми “1С:Бухгалтерия 7.7” ведення обліку по конкретним навчальним задачам.

2. Запуск програми

Програма “1С:Бухгалтерия 7.7” працює в операційній системі Windows 95. Найпростіше запустити програму за допомогою меню Пуск. При установці програми “1С:Бухгалтерия 7.7” на комп'ютер у меню Пуск у групі Программы автоматично створюється нове підменю (група) 1С:Предприятие. В цю групу входить програма запуску компонент системи, що також має назву “1С:Предприятие”. Процес запуску програми “1С:Бухгалтерия” в операційних системах Windows 9х показаний на рисунку 1. Він передбачає виконання такої послідовності дій:

1) курсором миші натиснути екранну кнопку Пуск;

2) у меню, що відкрилось, вибрати пункт Программы;

3) у відповідному підменю вибрати пункт 1С:Предприятие;

4) у переліку режимів запуску вибрати модуль запуску системи: 1С:Предприятие або 1С:Предприятие-монопольно.

Режим “1С:Предприятие-монопольно” призначений для запуску мережевої версії програми в монопольному (однокористувацькому) режимі. Після виконання зазначеної послідовності дій на екрані з'явиться вікно запуску режимів системи “1С:Предприятие”, показане на рисунку 2.

Вікно містить такі поля й елементи управління:

В режиме – у даному полі виконується вибір одного з можливих режимів роботи користувача із системою: “1С:Предприятие”, “Конфигуратор”, “Отладчик”. Для вибору необхідного режиму роботи слід натиснути мишею на даному полі і в списку, що з'явився, вибрати бажаний режим.

Поле Информационные базы містить список інформаційних баз, доступних для роботи. Повний шлях до папки з обраною інформаційною базою вказується в нижній частині вікна.

Поле Монопольно міститься у вікні запуску тільки при використанні мережевої версії системи “1С:Предприятие”. Це поле використовується для встановлення монопольного режиму роботи з програмою, тобто такого режиму, коли обрана для роботи база даних стає недоступною для інших користувачів мережі. Натискання мишею на даному полі призводить до появи або зникнення позначки (прапорця) у вигляді “галочки”. Наявність позначки свідчить про те, що встановлений монопольний режим роботи.

Перед тим, як почати знайомство з реалізацією спеціальних функцій, розглянемо основні технічні прийоми роботи з програмою. Програма реалізує деякий набір основних і допоміжних функцій. Виклик необхідної функції можна здійснити такими способами:

1) через меню;

2) за допомогою екранних кнопок і піктограм;

3) за допомогою гарячих клавіш на клавіатурі комп'ютера.

3. Робота з Меню програми

Меню в програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” – багаторівневе. Перший рівень меню називають головним меню. Головне меню розташоване у верхній частині головного робочого вікна і є рядком, що містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню є назвою групи режимів або функцій програми. У головне меню можна увійти за допомогою клавіатури (клавіші <Alt> або <F10>). Після цього перший пункт меню Файл буде виділений кольором. Маніпулювання клавішами стрілок < > і < > призведе до переміщення виділення кольором від одного пункту меню до іншого. Вибір необхідного пункту здійснюється натисканням клавіші <Enter>. Тоді на екрані з'являється (“випадає”) залежне підменю, що розкриває перелік функцій, які входять в обрану групу. На рисунку 4 показаний момент, коли в головному меню обраний пункт Документы, якому відповідає підменю, що містить перелік доступних документів. Якщо пункт у підменю не є кінцевим, то праворуч від його назви є значок, який свідчить про наявність наступного рівня. Наприклад, вибір пункту Документы із головного меню призведе до розгортання підменю, яке містить декілька пунктів, причому праворуч пункту Ввод остатков розташований значок, який говорить про те, що даний пункт не є кінцевим, він має підпункти. Отже, натискання клавіші <Enter> на такому пункті меню призведе до розгортання чергового підменю. Розгортаючи послідовно підпорядковані рівні меню, на якомусь етапі досягаємо кінцевого пункту, що реалізує деяку дію.

У наступному тексті вибір функції за допомогою меню будемо позначати послідовним перерахуванням через тире підпунктів, що вибираються, починаючи з головного меню, наприклад, Отчеты – Шахматка. Слід пам'ятати, що набір функцій у тому самому меню може відрізнятися в різні моменти роботи з програмою. Так, у головному меню пункт Действия з'являється тільки при роботі з екранними формами документів. В залежності від поточного режиму роботи, відповідне йому підменю може містити різноманітний набір дозволених команд; назви деяких пунктів меню можуть бути “погашені” (зображені неяскраво). Це свідчить про те, що виконання даної дії зараз заборонено (через її недоречність або безглуздість). Наприклад, знищення запису зі списку є недоречним у випадку відсутності записів. Швидке переміщення до потрібного пункту головного меню або підменю можна здійснити не тільки використанням клавіш зі стрілками, але і натисканням літерних клавіш, що відповідають першим буквам назви даного пункту або буквам, виділеним підкресленням. Наприклад, у пункті головного меню Операции виділена буква “р”, а в пункті Сервис – “С”. Ліворуч від назв деяких пунктів меню є зображення піктограм, за допомогою яких може бути обрана дана функція або режим роботи.

Потрібний пункт меню або підменю можна швидко вибрати і без клавіатури за допомогою маніпулятора “миша”. Для цього необхідно навести курсор миші на необхідний пункт меню і натиснути ліву кнопку миші. В той же час при роботі з мишею часто використовується подвійне натискання лівою кнопкою. За допомогою миші, зручно здійснювати вибір команд через контекстне меню. Звернення до контекстного меню здійснюється натисканням правої кнопки миші. В результаті поруч із курсором миші з'являється меню, що містить ті команди, які можуть бути виконані з об'єктом, на якому встановлений курсор миші. Як правило, це ті самі команди, які містяться в групі Действия головного меню.