Тема 3 формальні та неформальні відносини і виникнення формальних і неформальних груп у фінансових службах
3.1. Різні види відносин та їх вплив на формування груп всередині фінансових служб.
3.2. Необхідність і методи управління різними групами працівників.
3.1. Різні види відносин та їх вплив на формування груп всередині фінансових служб.
Група — це сукупність людей, об'єднаних за певним принципом для досягнення конкретних цілей.
Групи можуть бути формальними і неформальними. За ознакою виконання формальною групою суспільно-значущої роботи виділяють таке поняття, як «трудовий колектив».
Колектив — це стійке об'єднання людей, які прагнуть до загальної мети, що характеризується груповою згуртованістю.
Елементами колективу є: члени колективу, що володіють певними особистими рисами та особливостями; цілі; засоби досягнення цілей; механізми здійснення внутрішніх і зовнішніх контактів, підтримки згуртованості.
Організаційні можливості колективу: колективний підхід є ознакою сильного і рішучого стилю управління; колективом краще вирішуються великі або міждисциплінарні задачі, зокрема такі, котрі не можуть бути вирішені простою сумою зусиль членів групи; колектив — діючий регулятор поведінки робітників; колективна діяльність зменшує стресові ситуації; у колективі виробляється більше ідей і зростає інноваційна здатність групи; як правило, у колективі більш успішно вирішуються проблеми, що виникають у зв'язку з нечітким розподілом обов'язків і низьким особистим внеском; колектив дозволяє швидко інтегрувати нових робітників і стабілізувати культуру підприємства.
До ознак колективу належать: наявність загальної цілі у членів колективу; психологічне визнання членами групи один одного та ототожнення себе з нею; особиста практична взаємодія людей у процесі досягнення їхньої спільної мети; сталість взаємодії протягом усього часу існування групи.
Кожен колектив виробляє свою систему соціального контролю — сукупність засобів впливу на своїх членів через переконання, розпорядження, заборони, визнання заслуг та ін., за допомогою яких їхня поведінка приводиться у відповідність зі сформованими цінностями і стандартами.
Процес створення трудового колективу являє собою послідовну зміну дій керівників вищої і середньої ланки, спрямованих на формуванню персоналу підприємства.
Процес створення трудового колективу складається з наступних етапів: встановлення конкретних цілей; складання графіку робіт; узгодження різних видів робіт (проведення експерименту); організаційна робота з розподілу повноважень; обговорення проблем, проведення дискусій; аналіз ходу і результатів роботи; забезпечення зворотного зв'язку.
В процесі свого розвитку трудові колективи проходять через ряд послідовних етапів (стадій): формування (зародження) колективу, становлення, зрілість, старіння колективу.
Формальна структура трудового колективу являє собою систему офіційної співпідпорядкованості працівників. Вона визначає рівні влади, задачі і спеціалізацію працівників.
Серед формальних груп виділяють: команди (супідрядні групи керівника-лідера і його співробітників), робочі групи (створюються з метою і на час виконання певних задач), комітети (спеціальні і постійні групи, яким делеговані окремі повноваження щодо управління, координації діяльності і т. п.).
Неформальні групи формуються спонтанно для задоволення тих індивідуальних потреб працівників, які по тим чи іншим причинам не задовольняються у межах формальної групи (потреби в причетності; у розумінні причин прийнятих рішень; у захисті; в участі; у спілкуванні; в інформації).
Особливості неформальних груп: величина, як правило, не перевищує 7-8 осіб; індивіди спілкуються один з одним безпосередньо; відносини людей побудовані на єдності інтересів і відносній стабільності зв'язків у межах групи і поза нею; у випадку виникнення стійких відмінностей в оцінці явищ, ворожості, навіть просто байдужості, а також нових сильних зв'язків із зовнішнім середовищем група може самоліквідуватися; неформальні групи неоднорідні, вони мають свою структуру, у якій є лідер; неформальні групи постійно контролюють поведінку кожного свого члена.
Неформальні групи поділяються на: групи інтересів (формуються для реалізації певного загального інтересу), дружні групи (формуються на основі особистих симпатій).
Неформальні групи можуть виконувати: конструктивні функції (допомагають гуманізувати роботу, пристосувати організацію роботи до потреб і чекань людей); деструктивні функції (можуть вступати в конфлікт із цілями підприємства, відволікати увагу та енергію робітників, сприяти розвитку конфліктів і знижувати ефективність роботи в цілому).
До основних характеристик групи належать: склад (залежить від виду групи і може бути визначений сукупністю тих чи інших характеристик, параметрів); структура (може бути визначена з позицій реалізації відносин «влада — підпорядкованість», переваг, міжособистісних відносин, розподілу праці, комунікацій у процесі загальної роботи і т. її.); процеси (це процеси комунікації, інтеракції (статус, роль, положення членів групи), перцепції (сприйняття членами групи інших членів і інших груп), атракції (привабливість), а також організаційні процеси — створення групи, формування, лідерство, організація загальної діяльності, прийняття рішень); цінності; система норм, санкцій (це елементи групової культури, правила належної з погляду групи поведінки для кожного статусного рівня, а в деяких випадках — і для кожного члена групи).
Найефективнішою групою є та, чий розмір відповідає її задачам, яка є різнорідною за складом, чиї норми сприяють досягненню цілей підприємства і створенню духу колективізму, де існує здоровий рівень конфліктності, гарне виконання як цільових, так і підтримуючих ролей і де члени групи, які мають високий статус, не домінують.
Людина потребує спілкування з собі подібними і тому більшість з нас активно шукає взаємодії з іншими людьми. Саме тому сьогодні люди, як правило, працюють у складі групи, з'єднаної за якимсь принципом, наприклад спільності території, професії, соціальних умов, випадкових обставин, в яких вони опинилися. Головне тут — включеність в певну систему між особових відносин. В рамках груп можуть утворюватися коаліції — підгрупи, прагнучі зробити вплив на групову поведінку. Група може виступати як управляюча, керована або самокерована структура з різним ступенем згуртованості її членів.
На сьогоднішній день існує багато підходів до визначення груп, оскільки це достатньо гнучке і схильне до впливу обставин явище. Проте широко використовується загальний погляд на групу як відносно відособлене об'єднання невеликої кількості людей, що знаходяться в достатньо стійкій взаємодії і здійснюючих спільні дії протягом довгого проміжку часу. Взаємодія членів групи базується на загальному інтересі і може бути пов'язана з досягненням спільної мети .
Інші визначення є більш обмеженими, вужчими і характеризують лише окремі аспекти груп:
• група - це дві особи або більше, які взаємодіють одна з одною так, що кожна особа впливає на інших і одночасно перебуває під впливом інших осіб;
• група - це певна кількість працівників (з адміністрації, або така, що не належить до управлінського персоналу), яка дотримується певних норм і прагне задовольняти свої потреби досягненням групової мети.
Слід звернути увагу на характерні ознаки будь-яких груп: наявність спільної мети, взаємний вплив членів групи один на одного та на поведінку групи в цілому. Ще однією ознакою групи можна вважати наявність певної культури, вираженої в загальних цінностях, символіці, нормах і правилах поведінки.
Група змінює людину, оскільки їй доводиться вчитися жити і працювати в оточенні інших людей, пристосовувати до них свої бажання, прагнення, інтереси. У свою чергу, людина також намагається впливати на неї, робити її більш «зручною» для себе.
Результат такої взаємодії залежить від сили обох сторін. Сильна особа може підпорядкувати собі групу, у тому числі і в результаті конфлікту з нею; слаба, навпаки, сама їй підкоряється і розчиняється усередині групи.
Всі групи можна класифікувати за певними ознаками:
1. За статусом:
а) офіційні - оформлені юридично і діють в рамках правового простору;
б) неофіційні - базуються на бажанні людей співробітничати один з одним.
2. За характером внутрішніх зв′язків:
а) формальні групи - це такі групи, що створюються за наказом керівництва для виконання конкретних виробничих або управлінських функцій. В основу формування таких груп покладено розподіл праці по вертикалі (рівні менеджменту) та по горизонталі (підрозділи, відділи, служби на одному управлінському рівні);
б) неформальні групи - це такі групи, створення та функціонування яких не передбачалося. Вони виникають спонтанно.
3. За строком існування:
а) тимчасові - призначені для вирішення разової задачі;
б) постійні.
4. За розмірами:
а) малі - члени таких груп підтримують між собою не просто безпосередні, але ще і емоційно забарвлені дружні контакти;
б) великі – вони продуктивніші за малі, але в них менше згоди між учасниками і менше конформізму, частіше спостерігається нерівність і труднощі в налагодженні контактів.
Формальні групи - це такі утворення в межах організації, які створюються за рішенням керівництва для виконання певних виробничих або управлінських функцій. Вони мають формально призначеного керівника, певну формальну структуру ролей, посад і позицій усередині групи, а також формально закріплені за ними функції і задачі.
Керівництво створює групи через виробничу необхідність, коли здійснює розподіл праці по горизонталі (підрозділи) та по вертикалі (рівні управління). Взагалі велика організація може складатися буквально з сотень або навіть тисяч груп. Первинною функцією формальних груп є виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей.
Об’єднання робітників в групи дозволяє вирішити низку задач:
1) максимально використовувати творчий потенціал;
2) залучати робітників до процесу управління;
3) підвищувати почуття їх відповідальності в цілому;
4) підвищувати кваліфікацію.
В організації існує три основні типи формальних груп:
► групи керівників (командні групи);
► цільові виробничі групи;
► комітети.
1. Група керівників складається з керівника і його безпосередніх підлеглих, які, у свою чергу, також можуть бути керівниками. Президент компанії і старші віце-президенти – ось типова група керівників.
2. Цільова виробнича група. Вона зазвичай складається з осіб, разом працюючих над одним і тим же завданням. Хоча у них є загальний керівник, ці групи відрізняються від командної групи тим, що у них значно більше самостійності в плануванні і здійсненні своєї праці. Такі групи є вузькоспеціалізованими, щодо них застосовують окремі елементи цільового стимулювання.
3. Комітет – це група, якій організація делегує повноваження для виконання конкретного завдання (детальніше буде розглянутий нижче).
Особливості формальної групи:
1. Вона раціональна, тобто в основі її лежить принцип доцільності, свідомого руху до відомої мети;
2. Вона безособова, тобто розрахована на індивідів, відносини між якими встановлюються за складеною програмою.
У формальній групі передбачені тільки службові зв'язки між індивідами, і вона підкоряється лише функціональній меті. Формальні групи можуть бути сформовані для виконання регулярної функції, як, наприклад, бухгалтерія, а можуть бути створені для вирішення певної цільової задачі, наприклад комісія по розробці якого-небудь проекту.
Всі командні і робочі групи, а також комітети повинні ефективно працювати – як єдиний злагоджений колектив. Немає необхідності доводити, що ефективне управління кожною формальною групою усередині організації має вирішальне значення.. Чим краще розуміє керівник, що таке група і які існують чинники її ефективності, і чим краще він володіє мистецтвом ефективного управління групою, тим більше вірогідності, що він зможе підвищити продуктивність праці підрозділу і організації в цілому.
Неформальна група – це спонтанно створена група людей, які вступають в регулярну взаємодію для досягнення певної мети,. Як і у формальних групах, ця мета є причиною існуванні такої неформальної групи. Важливо зрозуміти, що у великій організації існує не одна неформальна група. Для утворення таких груп особливо сприятливе трудове середовище. Завдяки формальній структурі організації і її задачам, одні і ті ж люди звичайно збираються разом щодня, іноді протягом багатьох літ. Саме завдяки цій інтенсивній соціальній взаємодії виникають неформальні групи.
До основних ознак неформальних груп відносять:
1. Вони складаються з членів формальної групи.
2. Такі групи більш соціальні ніж професійні.
3. Неформальні групи спроможні впливати на перебіг будь-яких подій більш ніж формальні як в позитивному так і в негативному напрямках.
4. Їм властива психологічна спорідненість, спільність інтересів, що не стосуються основної діяльності.
У неформальних груп багато спільного з формальними, вони в деякому сенсі організовані так само, як і формальні групи – у них є ієрархія, лідери і задачі. В спонтанно виниклих групах також є неписані правила, звані нормами, які служать для членів організації еталонами поведінки. Ці норми підкріплюються системою заохочень і санкцій. Специфіка в тому, що формальна група створена по наперед продуманому плану. Неформальна ж швидше є спонтанною реакцією на незадоволені індивідуальні потреби. На рис.3.1. показана схема утворення формальних і неформальних груп.
Рис. 3.1 Схема утворення формальних і неформальних груп
Для чого люди вступають в групи? Люди зазвичай знають, чому вони вступають у формальні групи. Як правило, вони або хочуть здійснювати мету організації, або їм потрібна винагорода у вигляді доходу . У людей також є причини і для вступу до неформальних груп, але вони часто не усвідомлюють Приналежність до неформальних груп може дати людям психологічні вигоди не менш важливі для них, ніж одержувана зарплата. Найважливіші причини вступу до групи: відчуття приналежності, взаємодопомога, взаємозахист, тісне спілкування і зацікавленість.
1. Приналежність. Це найперша причина вступу до неформальної групи. Люди, чия робота не дає можливості встановлювати і підтримувати соціальні контакти, схильні бути незадоволеними. Але, не дивлячись на те, що потреба в приналежності широко признається, більшість формальних груп свідомо позбавляє людей можливостей соціальних контактів. Тому робітники часто вимушені звертатися до неформальних груп, щоб ці контакти знайти.
2. Допомога. Підлеглі повинні мати нагоду без жодних труднощів звертатися до свого безпосереднього начальства за порадою або для обговорення своїх проблем. Але, багато людей вважають, що їх начальник у формальній групі погано про них подумає, якщо вони питатимуть його, як їм виконати певну роботу. Інші бояться критики. В цих і інших ситуаціях люди часто вважають за краще вдаватися до допомоги своїх колег. Отримання допомоги від колеги корисно обом: і тому, хто отримав її, і тому, хто її надав. В результаті надання допомоги даючий її придбаває престиж і самоповагу, а одержуючий - необхідне керівництво до дії.
3. Захист. Усвідомлена потреба в захисті є важливою причиною вступу людей в ті або інші групи. Хоча в наші дні дуже рідко можна говорити про існування реальної фізичної небезпеки на робочих місцях, найперші профспілки зародилися саме в соціальних групах, які збиралися в пивних і обговорювали свої претензії до начальства. І сьогодні члени неформальних груп, що складаються з працівників низових рівнів, захищають один одного від заподіюючих їм шкоду правил.
4. Спілкування. Люди хочуть знати, що відбувається навкруги них, особливо, якщо це зачіпає їх роботу. Та все ж в багатьох формальних організаціях система внутрішніх контактів досить слаба, а іноді керівництво навмисно приховує від своїх підлеглих певну інформацію. Тому однією з важливих причин приналежності до неформальної організації є доступ до неформального каналу надходження інформації – чуткам, пліткам і іншій інформації, яка або зовсім не поступає з офіційних джерел, або йде по формальних каналах дуже поволі.
5. Зацікавленість. Люди часто приєднуються до неформальних груп просто для того, щоб бути ближче до тих, кому вони симпатизують. На роботі люди схильні взаємодіяти з тими, хто поряд. Людей зазвичай тягне до тих, хто, на їх думку, може задовольнити їх потреби в приналежності, компетентності, захисті, пошані і т.д.