Документальний контроль в бюджетних установах

При перевірці формування статутного капіталу необхідно враховувати організаційно-правову форму підприємства, що перевіряється. Тому вивчення операцій з власним капіталом доцільно починати з перевірки юридичного статусу та права здійснення статутних видів діяльності, складу засновників (учасників), структури і управління підприємства, а також фінансових можливостей для досягнення поставлених цілей діяльності.

В бюджетних установах спеціальних документів для фіксації господарських операцій з власним капіталом не передбачено, але зміни фондів і результатів діяльності оформлюються документами.

Документальний контроль операцій з власним капіталом в бюджетних установах необхідно здійснювати шляхом:

- перевірки наявності кошторису доходів і видатків та відповідності змісту вимогам законодавчих і нормативних актів;

- перевірки наявності та виконання розпорядження (наказу) керівника бюджетної установи;

- встановлення правильності відображення в обліку господарських операцій з необоротними активами, МШП;

- оцінки результатів виконання кошторисів за загальним і спеціальним фондами тощо.

Ревізору слід встановити наявність відповідних документів і дотримання процедури затвердження та державної реєстрації бюджетної установи, документів, що підтверджують реєстрацію в органах податкової служби, Пенсійного фонду, фондах соціального страхування.

В госпрозрахункових та недержавних підприємствах, зокрема, в акціонерних товариствах статутний капітал складається з номінальної вартості акцій товариства, придбаних акціонерами; в товариствах з обмеженою відповідальністю - з вартості внесків його учасників.

Документальний контроль в госпрозрахункових та недержавних підприємствах

Ревізор повинен враховувати те, що складові власного капіталу відображаються в бухгалтерському обліку одночасно з відображенням активів або зобов'язань, які призводять до зміни структури власного капіталу.

В ході перевірки ревізору необхідно вивчити наступні питання.

1. Перевірка засновницьких документів щодо формування статутного капіталу. Така перевірка здійснюється в наступному порядку:

- перевірка наявності і форми установчих документів і встановлення відповідності змісту вимогам законодавчих і нормативних актів;

- вивчення повноти і дотримання строків здійснення внесків до статутного капіталу;

- перевірка грошової оцінки вартості майна, що вноситься засновниками в оплату акцій при створенні акціонерного товариства;

- перевірка правильності оподаткування коштів, переданих до статутного капіталу суб'єкта господарювання його засновниками;

- встановлення законності видів діяльності;

- визначення відповідності розміру статутного капіталу даним установчих документів і чинному законодавству;

- перевірка повноти і правильності формування статутного капіталу;

- встановлення реальності внесення сум до статутного капіталу;

- визначення обґрунтованості змін величини статутного капіталу.

Ревізору слід встановити наявність відповідних документів і дотримання процедури затвердження та державної реєстрації суб'єкта господарювання. Оскільки юридична особа вважається створеною не з моменту прийняття засновниками рішення про її створення, а з моменту її державної реєстрації, потрібно перевірити наявність свідоцтва про державну реєстрацію та перереєстрацію, якщо до засновницьких документів вносились зміни.

Ревізор повинен вивчити порядок виходу учасників з підприємства, що повинен бути передбачений статутом, а також документи, що підтверджують згоду сторін. Зокрема, співвласник повинен подати співзасновникам нотаріально засвідчену письмову заяву про свій вихід, а загальні збори учасників, у разі прийняття позитивного рішення, - видати копію протоколу або виписку з книги протоколів учаснику, який вибув з товариства. Такі документи разом з іншими документами подаються для реєстрації змін в установчих документах.

Ревізор повинен приділити належну увагу цим питанням, так як відомі факти отримання засновником від підприємства великих позик з подальшим виходом не тільки зі складу засновників цього підприємства, а і його ліквідацією.

2. Перевірка правильності розрахунків з учасниками. Перевірка операцій по розрахунках з учасниками передбачає вивчення наступних питань:

- чи своєчасно і в якому розмірі засновники внесли свою частку до статутного капіталу підприємства;

- в якому вигляді внесено частки учасників до статутного капіталу і чи правильно оформлено документи на ці операції;

- чи правильно проводиться нарахування доходів від участі в капіталі підприємства;

- чи дотримується відповідність записів в первинних документах записам у журналі 7 по рахунку 46 і Головній книзі (при журнальній формі обліку).

Перевірка наявності і правильності оформлення документів, що підтверджують факти розрахунків з учасниками. Реальність внесків до статутного капіталу ревізор встановлює шляхом дослідження наявності та правильності оформлення документів, що підтверджують факти розрахунків з учасниками. В підтверджуючих документах повинно міститися посилання на формування статутного капіталу, що важливо не тільки для цілей бухгалтерського обліку, але і для цілей оподаткування - обґрунтування правильності застосування пільг по податках.

При перевірці надходження основних засобів і нематеріальних активів як внеску до статутного капіталу слід обов'язково проаналізувати договори про внесення необоротних активів, впевнитись у тому, що вартість необоротних активів, відображена в бухгалтерському обліку, відповідає вартості, зазначеній у договорі.

За деякими видами необоротних засобів, що вносяться в рахунок внесків до статутного капіталу, необхідна наявність документів, що підтверджують право власності на таке майно (нерухомість, земельні ділянки, транспортні засоби, інтелектуальна власність тощо).

Статутний капітал може поповнюватися за рахунок прибутку від господарської діяльності, а при необхідності - додатковими внесками його учасників. Формування статутного капіталу здійснюється по-різному, залежно від форм власності та організаційно-правової форми суб'єкта господарювання: в акціонерних товариствах - за рахунок підписки на акції акціонерів; в товариствах з обмеженою відповідальністю - за рахунок внесків кожного учасника; на державних підприємствах - за рахунок майна держави, закріпленого за ними.

3. Перевірка дотримання строків оплати статутного капіталу. Фактичне надходження внесків засновників перевіряється на підставі первинних документів і записів в облікових регістрах за рахунком 46. Дебетове сальдо за цим рахунком показує заборгованість, яка обліковується за акціонерами (учасниками) з оплати підписки на акції (внесків до статутного капіталу). При цьому слід перевірити своєчасність погашення заборгованості по внесках до статутного капіталу та реальність дебетового сальдо.

4. Перевірка обґрунтованості змін величини статутного капіталу. Якщо ревізору слід встановити правомірність таких змін, а також правильність та своєчасність записів в бухгалтерському обліку. Слід також враховувати, що зміни можуть проводитись в добровільному і примусовому порядку. Збільшення статутного капіталу здійснюється, як правило, на добровільній основі з метою додаткового залучення власного капіталу.

Під час перевірки виявляються джерела збільшення статутного капіталу, які можливі тільки за рахунок:

- коштів, отриманих акціонерним товариством від продажу своїх акцій понад їх номінальну вартість (емісійний дохід);

- нерозподіленого прибутку за результатами попереднього року;

- дивідендів.

Якщо товариство в звітному періоді зменшило статутний капітал, необхідно з'ясувати причину прийняття такого рішення. В будь-якому випадку слід перевірити наявність фактів, які вимагають згідно з чинним законодавством зменшення статутного капіталу. При цьому необхідно пам'ятати, що загальні збори акціонерів не можуть приймати рішення про зменшення статутного капіталу, якщо його величина менша від встановленої законодавством.

5. Вивчення рівності сум та узгодженості показників. Здійснюючи перевірку, ревізору слід перевірити тотожність величини капіталу, що відображена суб'єктом господарювання в формі звітності № 1 "Баланс" за статтею "Статутний капітал" (рядок 300), розміру статутного капіталу, зафіксованому в статуті. Така відповідність є контрольною, а її необхідність випливає з діючого порядку обліку.

6. Вивчення операцій з пайовим капіталом. У сільськогосподарських підприємствах з колективною формою власності виділяються частки (паї) кожного учасника в загальній колективно-пайовій власності. У цих господарствах загальна вартість основних і оборотних засобів ділиться на майнові паї учасників залежно від їх трудового вкладу. Загальний розмір цих майнових паїв (з врахуванням майна, яке не розпайоване) утворює пайовий капітал підприємства.

Перевірка операцій з пайовим капіталом передбачає встановлення достовірності сальдо рахунку в Балансі, Звіті про власний капітал, Головній книзі зі зведеною відомістю пайового капіталу, до якої записуються підсумки по книгах аналітичного обліку пайовиків. Ревізору слід перевірити повноту оприбуткування початкових внесків в спеціальній відомості і своєчасність оформлення на них прибуткових касових ордерів. Для цього ревізор вибірково порівнює кооперативні книжки пайовиків, відомості прийому пайових внесків і книги аналітичного обліку.

Ревізору слід також перевірити правильність розрахунку відрахувань від нерозподіленого прибутку на пайові внески і законність їх виплати членам кооперативу. Якщо на підприємстві частина збитку згідно з річним звітом покривалась за рахунок коштів пайового капіталу, то необхідно перевірити наявність постанови загальних зборів членів кооперативу, точність визначення суми, що підлягає списанню з особових рахунків членів кооперативу, оформлення записів в членських книжках про списання пайових внесків на покриття збитку.

7. Перевірка правильності безоплатної передачі активів. При перевірці безоплатного надходження основних засобів та нематеріальних активів слід перевірити документи з надходження активів, щоб впевнитися в дійсному безоплатному надходженні. При необхідності також можна отримати роз'яснення підприємства, чому нематеріальні активи, які надійшли, були відображені саме як нематеріальні активи та оцінити, чи є ці пояснення виправданими, а також встановити, чи проводилася оцінка активів, які надійшли, експертами.

8. Ревізія операцій з додатковим капіталом включає наступні етапи: встановлення правильності створення додаткового капіталу на підприємстві: а) шляхом приросту вартості майна при переоцінці; б) шляхом безоплатного отримання майна; в) шляхом додаткової емісії акцій або підвищення їх номінальної вартості за рахунок різниці між продажною та номінальною вартістю акцій при реалізації у випадках, якщо продажна перевищує номінальну.

9. Вивчення джерел формування та правильності витрачання резервного капіталу. Резервний капітал є зарезервованою на певні цілі частиною нерозподіленого прибутку (власного капіталу) для покриття можливих збитків, непередбачених витрат і зобов'язань. Його величина залежить в основному від отриманого підприємством фінансового результату, а також рішення засновників про його розподіл і може змінюватися з року в рік.

Відповідно до законодавства підприємства повинні створювати резервний капітал з метою покриття невиробничих втрат і збитків, а також виплат доходів (дивідендів) учасникам при відсутності або недостатньому розмірі прибутку звітного року.

При ревізії необхідно з'ясувати джерела формування резервного капіталу, його величину згідно з установчими документами та відповідність законодавчо встановленим нормам.

10. Вивчення формування і використання нерозподіленого прибутку. За підсумками звітного року у суб'єкта господарювання утворюється прибуток (збиток), який є кінцевим фінансовим результатом діяльності.

При проведенні такої перевірки значну увагу слід приділити вивченню правильності формування прибутку (збитку) та його відповідного відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Досить важливим є вивчення використання прибутку, при цьому слід встановити, на що буде здійснюватися його використання, відповідність нормативним документам, правильність відображення в обліку.

11. Перевірка правильності формування чистого прибутку та його використання. Ревізор перевіряє законність та правильність відображення в обліку нарахованого податку на прибуток.

При перевірці чистого прибутку та його використання слід приділити значну увагу наступним питанням:

- відповідність даних Звіту про фінансові результати (ф. № 2 рядок 220) даним аналітичного та синтетичного обліку. Перевіряється шляхом арифметичного розрахунку та співставлення даних Звіту про власний капітал (ф. № 4) з даними Головної книги;

- правомірність списання збитків від розкрадання, винні особи по яких не були встановлені. Ревізор повинен впевнитись, що виявлені як в ході перевірки, так і підприємством самостійно, і в результаті інвентаризації недостачі майна або в межах норм природного убутку віднесені на витрати підприємства, а понад норм - за рахунок винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні збитків з них, то збитки від недостачі майна та його псування відносяться на фінансові результати підприємства.

Встановлення правомірності та правильності використання прибутку ревізор повинен почати з перевірки правильності відображення в бухгалтерському балансі в рядку "Прибуток нерозподілений" залишку прибутку, що залишився в розпорядженні підприємства за результатами господарської діяльності за минулий звітний період та прийнятих рішень з його використання. Ревізору слід впевнитись, що в річному бухгалтерському балансі відповідні дані показані з врахуванням підсумків діяльності за звітний рік відповідно до прийнятих рішень про покриття збитків за звітний рік, виплату дивідендів про створення та поповнення резервного капіталу.

Ревізія операцій з формування, розподілу та використання нерозподілених прибутків (непокритих збитків) включає не тільки перевірку нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) звітного року і минулих років, але також і вивчення фондів спеціального призначення. Це означає перевірку:

- змін нерозподіленого прибутку за декілька звітних періодів;

- правильності перенесення нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) зі звітних даних минулого року;

- обґрунтованості перенесення непокритого збитку та можливість його покриття в минулому році за рахунок коштів резервного капіталу;

- законності створення фондів спеціального призначення відповідно до установчих документів або рішення засновників і прийнятої облікової політики.