• Индивидуальное задание № 3.

Каждая подгруппа, занимаясь «созданием» своего предприятия, выполняет все изученные документы по «созданному» предприятию и помещает их в заведенную ранее папку.

 Контрольные вопросы:

1. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления?

2. В чем сходство и различие в составлении распорядительных документов?

Практическое занятие 3 Составление документов из группы по личному составу предприятия

Цель работы: овладение навыками разработки «заготовок»

и исполнения на персональном компьютере

документов по личному составу.

Исходные положения по документам из группы документов по личному составу предприятия

Документ 8. Приказ по личному составу, выписка из него

Приказами по личному составу оформляется прием на рабо­ту, перемещение по службе, увольнение, предоставление от­пусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, уволь­нительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессии – записками. Приказы по личному составу являются основанием для внесения со­ответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные вари­анты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).

2. Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кад­рам.

3. Заглавие - "По личному составу".

4. Констатирующей части в приказе может не быть.

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разря­дов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в свя­зи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В ор­ганизациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудни­ка, докладная записка, распоряжение и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоян­ная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по со­вместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).

Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе указывают вид отпуска, общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами к тексту приказа. По личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кад­рам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, да­та ознакомления.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Срок хранения приказов 75 лет.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

• наименование министерства или ведомства (если есть);

• название организации;

• ПРИКАЗ- название вида документа;

• место издания (город);

• дата, номер;

• заголовок;

• текст (может делиться на пункты).

Первый вариант - пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буква­ми, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки - фа­милия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде.

Второй вариант - оформление текста: распорядительные пункты начинаются фамилией, именем, отчеством сотрудника, затем глагол - пе­ревести, принять, уволить и далее текст пункта:

• основания к пунктам;

• подпись;

• визы согласования заинтересованных лиц;

• подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

• отметка о направлении в дело.

Часто ИЗ ПРИКАЗА делаются выписки.

Выписка из приказа - копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки:

• наименование министерства или ведомства, название организа­ции, автора документа, пишется крупно;

• ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА - название вида документа;

• дата и номер подлинного документа (приказа);

• место издания (город);

• заголовок;

• констатирующая часть (если есть);

• постановляющая часть - тот пункт приказа, который необходим;

• подпись - (наименование должности лица подписавшего ПРИ­КАЗ, вместо личной росписи - слово подпись, расшифровка подписи: ини­циалы и фамилия);

• заверительная надпись (через 3 интервала ниже реквизита "под­пись").

Заверительная надпись состоит из слова "Верно", пишется от на­чального поля с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания. Наименование должности сотрудника, заверившего выписку, пишут от на­чального (левого) поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).

Дата заверительной надписи (пишется от начального поля).

Домашнее задание № 8. Составьте приказ по личному составу для Вашего предприятия.

Документ 9. Трудовые контракты (договоры)

Контракт – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, с подчинением трудовому распорядку, а учреждение, предприятие обязу­ется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, соглашением сторон.

КЗоТ употребляет: термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают наименование.

Различают основные и дополнительные условия трудового до­говора (контракта).

Основные условия договора (контракта) включают соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), квалифи­кации, месте работы (предприятие, структурное подразделение, их место­нахождения), срок действия и вид трудового договора (контракта), условия оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов труда, со­циально-бытового обслуживания работника. Могут быть включены, на­пример, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных ре­зультатов труда,

Контракты заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу,

- на определенный срок не более пяти лет,

- на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой контракт (договор) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет по­стоянного характера (замещение работника находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке). День вы­хода такого работника на работу считается днем окончания срочного тру­дового договора замещающим работником. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

По статье КЗоТ трудовой контракт (договор) должен заключаться в письменном виде. Это дает гарантии сторонам в реализации достигнутых договоренностей.

В контрактах (договорах) рекомендуется указывать следующие ос­новные условия:

• место работы (предприятие его адрес),

• конкретная работа по профессии, должности,

• дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров),

• оплата труда,

• обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон:

• испытательный срок,

• совмещение профессий,

• дополнительный отпуск,

• повышение квалифика­ции и т.д.

В контракте (договоре) определяются обязанности или дается ссыл­ка на должностную инструкцию.

В контракте (договоре) не могут быть установлены следующие ус­ловия: основания увольнения работника, взыскания не предусмотрены за­коном, полная материальная ответственность, кроме случаев, предусмот­ренных КЗоТ (ст. 121).

Контракт составляется в 2 экземплярах, подписывается руководите­лем и работником, заверяется печатью организации (1 экз. - в организации, 2 - у работника). Трудовые контракты включаются в состав личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту.

Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует при­каз поличному составу или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Домашнее задание № 9. Составьте договор о приеме на работу сотрудника на Ваше предприятие.

Документ 10. Личная карточка работающих и служащих

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих.

Форма карточки типовая (форма Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. личная карточка

1. Заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

2. Состоит из вопросов, и ответов на них.

3. Используется для анализа состава и учета движения кадров. Имеют типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

4. Заполняется в одном экземпляре. Все изменения, предусмотрен­ные формой» должны отражаться в личной карточке своевременно.

5. Ставится в алфавитную картотеку работающих.

При использова­нии компьютеров могут вводиться данные о сотрудниках, затем на их ос­нове распечатываться по форме Т-2.

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственном за документы по личному составу после подписания приказа о приеме на работу. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, на­циональность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке. В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью со­ответствующих технических средств.

Домашнее задание № 10. Составьте образец личной карточки вновь прибывшего сотрудника.

Документ 11. Трудовая книжка

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

Трудовая книжка - основной документ подтверждающий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее.

Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях не зави­симо от формы собственности. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свы­ше 5 дней. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о по­следнем занятии уволенные из рядов Вооруженных сил - военный билет.

Оформление трудовой книжки.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в уч­реждениях и организациях". Это основной справочный материал для со­трудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки, впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносятся данные:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием, перевод, увольнение;

• сведения о награждениях и поощрениях;

• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобре­тениях и рационализаторских предложениях.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа, не позднее недельного срока, при увольнении - в день увольнения. Записи со­ответствуют тексту приказов; производятся аккуратно, перьевой или шари­ковой ручкой черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - на основании диплома, аттестата, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой учебного заведения, зачетной книжкой.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Работник организации своей подписью заверяет правильность вне­сения сведений, ставит печать.

Вкладыш к трудовой книжке.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополня­ется вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен. О вкладыше на титульном листе трудовой книжке вверху ставиться надпись "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Вкла­дыш вшивается в трудовую книжку, ведется в том же порядке. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить владельца книжки под расписку.

Дубликат трудовой книжки.

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. При заполнении дубликата вносятся записи о работе, награждениях, поощ­рениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, то при за­полнении раздела "Сведения о работе" делается запись об общем стаже ра­боты до поступления на данное предприятие, подтвержденном документа­ми. Общий стаж записывается суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Затем общий стаж подтвержденный документами, записывается по периодам работы (наименование предприятия, где рабо­тал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения.

Указывается наименование, дата и номер документа на основании которого произведены записи в дубликате.

Администрация обязана содействовать работнику в получении до­кументов, подтверждающих стаж работы, до поступления в данное уч­реждение.

Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе тру­довой книжки, пришедшей в негодность, пишут: "Взамен выдан дубликат". Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дуб­ликат трудовой книжки.

Внесение изменений в записи трудовой книжки.

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, об образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листке книжки.

Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, записывается новая.

Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя или сотрудника, ве­дущего кадровую документацию, ставится печать организации или отдела кадров.

Обнаруженные неправильные записи о работе, переводе на работу, о поощрениях исправляются администрацией предприятия, где эта за­пись была сделана. Если организация, сделавшая неправильную запись, ли­квидирована, исправление делает организация правопреемник, при ее от­сутствии - вышестоящая организация, которой подчинялась ликвидиро­ванное предприятие.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику при­каза. В случае утраты приказов исправление вносится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ. В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях зачеркивание неточных записей не разрешается. Чтобы внести изменения, после неверной записи в графе 3 пишется: "Запись за №_ недействительна. Принят по профессии маляр". В графе 4 повторяется дата, и номер приказа запись, из которого сделана неправильно. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу, если увольнение или перевод не законны.

Выдача трудовой книжки при увольнении.

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудо­вую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Издается новый приказ о новом дне увольнения. При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награж­дениях и поощрениях внесенные в трудовую книжку во время работы в ор­ганизации, фирме заверяются подписью руководителя или начальника от­дела Кадров (если он есть) и печатью.

Пересыпка трудовой книжки почтой допускается только с согла­сия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки бли­жайшим родственникам и под расписку или высылается почтой по их требо­ванию. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, админист­рация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о не­обходимости получения трудовой книжки. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работника, последний расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.

Учет трудовых книжек

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек. Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Есть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходную книгу ведут в бухгалтерии предприятия (кассир). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за обеспечение кадровой деятельности документами. В книге регистрируются все трудо­вые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши выданные вновь.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скрепле­ны подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалте­рии, как документы строгой отчетности и выдаются по заявке под отчет от­ветственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.

По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, о суммах, полу­ченных за заполнение книжки и вкладыши. На испорченные бланки со­ставляется акт. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров отдельно от ос­тальных трудовых книжек. Затем, невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в уста­новленном порядке.

Домашнее задание № 11. Заведите трудовую книжку на себя и сделайте необходимые записи, согласовав их с преподавателем.

Документ 12. Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих, необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на рабо­ту. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, предприятия по разному решают вопросы их ведения. Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.

Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правиль­ное оформление личных дел.

Документы рекомендуется включать в личное дело в такой последо­вательности:

• внутренняя опись документов дела,

• дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров),

• заявление о приеме на работу, ,

• анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров),

• трудовой договор (если есть),

• приказ о приеме на работу (копия),

• документы об образовании (копия),

• характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства аттеста­ционные листы и т.п.). Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каж­дый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и под­писывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по за­просу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руково­дителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись яйца получившего дело. При возвращении дела в кон­трольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольне­нии номер дела используется для личного дела вновь принятого работника. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт. Хранятся личные дела в специальных шкафах. Дела располагаются по порядку номеров слева направо, сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или межведомственный архив по личному составу, о чем дела­ется отметка в журнале учета личных дел. Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и лис­та заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным, карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются от­дельно. В конце личного дела помещается "заверительная надпись", состав­ленная на "ЛИСТЕ-ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА" (оформляется по установленной форме). "Лист заверитель" - служит для учета количества листов в деле и фиксирует особенности их нумерации и физическое состояние. Заверительная надпись подписывается ее составителем. Все изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Заверительная надпись пишется только на листе-заверителе, но не на обложке дела или на обороте листа последнего документа.

Домашнее задание № 12. Заведите личное дело на Вашего лучшего друга (подругу).

Документ 13. Характеристика

Характеристика - документ, который содержит описание ха­рактерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация и общественные органи­зации (если они есть), предприятия, по просьбе работника, по запросу дру­гих организаций, по инициативе работника.

Характеристика составляется на стандартном листе бумаги в произ­вольной форме. Реквизиты характеристики:

• наименование вида документа;

• текст;

• подписи;

• дата;

• печать.

Текст, как правило, состоит из двух частей: вводной, где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии; основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками. Завершающая фраза: "Характеристика выдана для предос­тавления...".

Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то дается ссылка на дату и номер протокола засе­дания, собрания. Характеристику подписывает руководитель предприятия, структур­ного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной ор­ганизации. Подпись заверяется печатью. Характеристика составляется в двух экземплярах.

Данные вводной части характеристики могут оформляться после 32 печатных знаков от левого поля (45 деление линейки печатной машинки, 4 положение табулятора), столбиком через I интервал или с красной строки (пять ударов от левого поля), через 1,5 интервала.

Документ 14. Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров (анкета) - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельно­сти, семейном положении и т.д.

Личный листок по учету кадров заполняется от руки работником при поступлении на работу. Личный листок должен быть проверен сотрудником ответст­венным за документационное обеспечение кадровой деятельности. Ответы на вопросы даются полностью без сокращений, пропусков, исправлений согласно личных документов (паспорта, трудовой книжки, документов об образовании). Отрицательные ответы пишутся без повторения вопросов - "не знаю", "не имею", "не владею", "не был".

В графе "ОБРАЗОВАНИЕ" указывают: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "началь­ное" согласно документа об образовании работника.

В графе - "ВЫПОЛНЯЕМАЯ РАБОТА С НАЧАЛА ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ" указывают сведения о работе в соответствии с трудо­вой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечаются в данной графе. Здесь же указывается информация о перерывах в работе (учеба, бо­лезнь, иждивение, отпуск).

Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них,

В графе СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ указываются сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляются члены се­мьи, с указанием степени родства, проживающие вместе с работником (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо указать фамилию, имя, отчество, год рождения, чем занимается каждый член семьи.

Анкета - аналогичная форма "Личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Могут входить дополнительные сведения (вопрос об изменении фа­милии).

Анкета подписывается поступающим на работу и лицом, ответст­венным за документы по кадрам. Личный листок подписывает поступаю­щий на работу. Заполняются в одном экземпляре. Прилагаются копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, фотография.

Дополнение к личному листку.

В дополнении к личному листку (анкете) - отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (ан­кеты). Документ имеет табличную форму. Указывается фамилия, имя отче­ство работника и два раздела. Первый раздел - фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, указывается соответст­вующий документ; второй раздел - фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличии воинского звания, пребывании в загранко­мандировках, награждении, участии в выборных органах власти, повыше­нии квалификации.

Bсе изменения подтверждаются документами: приказами по лично­му составу, документами ЗАГСа, документами учебных заведений и т.д. Дополнение к «личному листку» (анкете) заполняет работник, веду­щий документы по кадрам. Обязательным реквизитом "Дополнения к личному листку" является отметка о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметка пишется на оборотной стороне листка, состоит из надписи: "Личное дело проверено", даты и подписи.

• Индивидуальное задание № 4.

Каждая подгруппа, занимаясь «созданием» своего предприятия, выполняет все изученные документы по «созданному» предприятию и помещает их в заведенную ранее папку.

• Контрольные вопросы:

1. Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

2. В чем особенности составления документов по личному составу?

Практическое занятие 4