1. Общие положения по выполнению практических занятий, индивидуальны работ и домашних заданий

1.1.Использование формуляра-образца при создании конкретных документов

Каждый документ состоит из отдельных составляю­щих его информационных элементов, которые называют­ся реквизитами (подпись, печать, текст, название документа). Реквизиты - это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность дос­тупа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основ­ном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гри­фы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она на­зывается постоянной частью, т.е. постоянные реквизи­ты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Дополняющая, конкретизирующая информация вно­сится при этом только при оформлении конкретного до­кумента и называется переменной частью, т.е. перемен­ные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

При подготовке к оформлении документов использу­ют следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 1 А) и Б) ).

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

А Б
01 02 03 13		01 02 03 13
06 07 14 15		06 07 04 05 08
04 05		09 10 11 12
Заголовочный блок Заголовочный блок 08		14 15
09 10
11 12
18 17 16		18 17 16
Информационный блок Информационный блок
19		19
Оформляющий блок Оформляющий блок
20 21 24		20 21 24
22 23 25		22 23 25
26		26
27 28 29		27 28 29

Рис.1. Общая структура документа