Побудова змісту

Зміст — це список заголовків документа всіх рівнів з відповідними номерами сторінок. Найпростіший спосіб побудови змісту — використання стандартних стилів заголовків. Після цього залишається тільки вибрати місце для автоматичної побудови змісту і виконати відповідні команди з меню редактора.

Щоб вставити зміст в існуючий документ, необхідно:

• вибрати команду меню Вставка→Зміст й покажчики;

• вибрати вкладку "Зміст", встановити в разі потреби перемикачі "Показати номера сторінок" та "Номера сторінок по правому краю" у місці розташування номерів сторінок, вибрати кількість рівнів, які будуть використані у змісті (наприклад, два з трьох можливих за текстом), і вибрати заповнювач рядка між назвою заголовка і номером сторінки;

• натиснути клавішу <Enter>.

Після автоматичної побудови змісту документ можна редагувати.

Для адекватної зміни змісту не потрібно знову будувати його. Достатньо виділити цей об'єкт і обновити його, натиснувши клавішу <F9>.

Побудова предметного покажчика

Предметний покажчик використовують при опрацюванні великого за обсягом документа для пошуку в ньому необхідного матеріалу.

Під час пошуку необхідного поняття доцільніше замість змісту використовувати предметний покажчик. Оскільки предметний покажчик великий, то будувати його вручну і редагувати після змін у документі дуже важко.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення його елементів (слів, фраз або символів) у документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і скласти його. Редактор Word автоматично знайде всі позначені елементи, встановить їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить покажчик у документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчика складається з двох етапів:

• позначення елементів покажчика;

• вставки предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчика в існуючому документі необхідно виконати такі дії:

1. виділити елемент тексту;

2. виконати команду меню Вставка→Зміст й покажчики. Після чого на екрані з'явиться діалогове вікно "Зміст й покажчики", в якому слід вибрати вкладку "Покажчик";

3. натиснути кнопку "Позначити". На екрані з'явиться діалогове вікно "Визначення елементів покажчика", в якому треба натиснути на кнопку "Позначити" для одного виділеного елемента або кнопку "Позначити все" для всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

4. вікно "Визначення елементів покажчика " залишиться на екрані, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для покажчика і повторити дії 3) і 4) потрібну кількість разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вставить у документ поле типу "ХЕ" (поле покажчика) з виділеним словом як аргументом, що має вигляд {ХЕ "Слово "}. Це поле має атрибут "схований”, тобто його не видно в документі у звичайному режимі, але він з'являється в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати так званий конкорданс. Перевага його використання полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

Для використання словника треба виконати команду Вставка→Зміст й покажчики. На екрані з'явиться діалогове вікно "Зміст й покажчики", в якому треба вибрати вкладку "Показчик" і натиснути кнопку "Автопозначка". Потім у вікні відкриття файлу треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку "ОК".

Щоб вставити предметний покажчик в існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

• вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

• виконати команду меню Вставка→Зміст й покажчики й у вікні "Зміст й покажчики" вибрати вкладку "Показчик";

• вибрати зі списку форматів "Вид" відповідний спосіб оформлення покажчика і змінити в разі потреби інші опції, натиснути кнопку "ОК".

Аналогічно будується список ілюстрацій.