6.2. Прогнозування остаточних витрат

Одним із найважливіших елементів контрольного циклу є аналіз перебігу виконання проекту. Раніше найпоширенішим був аналіз відхилень, який проводився за формулою:

ΔП = Пфакт – Пплан , (6.1)

де ΔП - відхилення показника;

Пфакт - фактичний рівень показника;

Пплан - запланований рівень показника.

Найчастіше визначались відхилення:

• фактичної дати початку від запланованої;

• фактичної дати кінця від запланованої;

• фактичної тривалості виконання від запланованої;

• фактичних витрат від запланованих;

• фактичної трудомісткості від запланованої;

• фактичних затрат підрозділу від запланованих;

• фактичного відсотка завершення від запланованого.

Наприклад, на певну дату планові витрати за проектом становлять 480 тис. грн., а фактичні - 510 тис. грн., тобто відхилення - 30 тис. грн. Але це не дає нам інформації про те, чи є затрати на виконаний обсяг вищими або нижчими від запланованих; якими будуть кінцеві витрати на проект; як іде виконання робіт стосовно планового графіка; яким буде ймовірний час завершення проекту.

Порівнянням цих показників за наведеною методикою визначають відсоток виконання, проте дуже часто ці оцінки є нереалістичними і ненадійними.

Підсумовуючи, можна виокремити такі недоліки цього методу:

• аналізує минуле і не спрямований у майбутнє;

• не визначає рівня виконання чітко і просто;

• недостатньо гнучкий і чутливий, аби визначити проблему на ранній стадії;

• неефективно використовує усі наявні дані;

• визначення відсотка виконання має високий ступінь суб’єк­тивності й ненадійності;

• не визначає тренди;

• не інтегрує календарне планування і плани витрат, тому змішуються ефекти відхилень у часі й витратах та їх взаємодія;

• не структурований і не персоніфікований, аби сприяти індивідуальній звітності й відповідальності.

Щоб запобігти цим недолікам, у сучасному управлінні проектами широко застосовують метод скоригованого бюджету (earned value), який базується на обчисленні планового, скоригованого і фактичного бюджетів виконання проекту. Алгоритм використання даного методу є наступним.

1) Визначається скоригований бюджет. Скоригований бюджет - це планові витрати, що їх обчислено на фактично виконаний на певну дату обсяг робіт.

= * (6.2);

= * (6.3),

де - плановий бюджет на певну дату;

- плановий бюджет на весь проект (або роботу);

- запланований обсяг робіт на певну дату, %;

- фактичний бюджет на певну дату (береться зі звіту);

- скоригований бюджет на певну дату;

- фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату, % (береться зі звіту).

2) Оцінюємо хід виконання проекту стосовно бюджету за допомогою коефіцієнта по витратах K_в:

K_в = / (6.4)

3) Знаходимо прогнозну вартість усього проекту:

С^прогн. = / K_в (6.5)

де - прогнозна оцінка вартості усього проекту.

4) Даємо оцінку своєчасності виконання проекту. Вона дається за відповідним коефіцієнтом K_t:

К_t = / (6.6)

5) Обчислюємо відставання або випередження у проект­них термінах. Ці параметри розраховується за формулою:

= Тв / К_t (6.7) ,

де - прогнозні терміни виконання проекту;

Тв – термін виконання проекту.

Крім аналітичного, ці дані можна використати для графічного аналізу проекту за допомогою так званих S-подібних кривих (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Визначення показників виконання проекту за допомогою S-подібних кривих

Як бачимо з графіка, якщо тенденції, що спостерігаються після завершення першого тижня проектних робіт, матимуть місце, то бюджет за проектом буде перевищено на 513 грн., а терміни збільшаться майже на тиждень.