2.3.2. Документальне оформлення банківських операцій

Надходження і витрачання (списання) грошей на поточному рахунку в національній валюті оформляється відповідними первинними документами.

Готівка з поточного рахунка видається банком на підставі чеків, які є розпорядженням підприємства банку видати вказану суму готівки з його поточного рахунку. Для одержання в банку чекової книжки, необхідно оформити відповідну заяву. Чеки заповнюються від руки чорнилом або кульковою ручкою. В них вказують: суму, дату видачі чека, назву одержувача, призначення коштів (на оплату праці, на виплату допомоги, господарські витрати тощо). Чеки підписують посадові особи, яким надано право першого і другого підпису, і скріплюють відбитком печатки. Реквізити чека переносяться в корінець, який залишається в чековій книжці. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах. Після прийняття чека банк повертає контрольну марку, по якій в назначений час отримують готівку.

Здача готівки на рахунки в банках провадиться за об'явою на внесок готівки. Цей документ складається з трьох частин. Верхня частина (об'ява) залишається у банку, середня частина (квитанція) передається касиру. Нижня частина об'яви (ордер) також повертається підприємству, але тільки після проведення банком відповідної операції разом з банківською випискою. На кожній з трьох частин зазначаються: дата, від кого прийнята готівка, банк одержувача і одержувач, призначення внеску, номер поточного рахунка і сума цифрами і прописом (в об'яві та квитанції).

Порядок проведення безготівкових розрахунків регламентується Інструкцією "Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті", затвердженою Постановою Правління НБУ від 29.03.2001р. №135. При здійсненні розрахунків можуть застосовуватись акредитивна, інкасова, вексельна форма розрахунків, а також форми розрахунків за розрахунковими чеками та з використанням розрахункових документів на паперових носіях та в електронному вигляді.

При здійсненні розрахункових операцій використовуються платіжні інструменти у формі:

• меморіального ордера;

• платіжного доручення;

• платіжної вимоги-доручення;

• платіжної вимоги;

• розрахункового чека;

• акредитива.

Підприємства (клієнти банків) самостійно обирають передбачені платіжні інструменти (за винятком меморіального ордера) і зазначають їх під час укладення договорів.

Розрахункові документи повинні відповідати вимогам встановлених стандартів і обов'язково містити такі реквізити:

• назву документа;

• дату і номер документа;

• назву, ідентифікаційний код (номер) платника та номер його рахунку;

• назву та код банку платника;

• назву, ідентифікаційний код (номер) одержувача та номер його рахунку;

• назву та код банку одержувача;

• суму цифрами і прописом;

• призначення платежу: назву товару (робіт, послуг), посилання на документ, що є підставою для здійснення операції (договір, рахунок, товарно-транспортна накладна), з вказівкою його номеру і дати;

• підрозділи бюджетної класифікації і строк платежу при перерахуванні коштів до бюджету;

• відбиток печатки і підписи платника або одержувача коштів (якщо вони передбачені формою документа).

Перший примірник розрахункового документа має містити відбиток печатки (якщо наявність печатки передбачена) та підписи відповідальних осіб.

Банки повертають без виконання розрахункові документи, якщо у розрахунковому документі не заповнено хоча б один із реквізитів, відсутні супровідні документи, надання яких разом з розрахунковим документом передбачено нормативними актами.

Розрахунковий документ (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків (але не менше ніж два), з використанням електронно-обчислювальних та друкарських машин, за один раз із використанням копіювального або самокопіювального паперу.

Розглянемо детальніше застосування окремих документів, які використовуються при безготівкових рахунках.

Меморіальний ордер – це міжбанківський розрахунковий документ, який складається банком під час здійснення розрахунків для документального оформлення операцій щодо списання коштів з рахунку платника, операцій з виконання письмового доручення платника або розпорядження стягувача щодо списання коштів з рахунку платника. Так, меморіальним ордером оформлюється часткова оплата розрахункових документів, перерахування банком коштів при закритті акредитива, за розрахунково-касове обслуговування, для вжиття заходів щодо виконання рішення суду, санкціонованої прокурором постанови слідчого, постанови державного виконавця про арешт коштів на рахунку.

Платіжне доручення – розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача. Платіжне доручення приймається банком платника до виконання протягом десяти календарних днів з дати його виписки.

Платіжні доручення застосовуються в розрахунках за товарними і нетоварними платежами:

• за фактично відвантажену / продану продукцію (виконані роботи, надані послуги тощо);

• у порядку попередньої оплати – якщо такий порядок розрахунків установлено законодавством або обумовлено в договрі;

• для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості підприємств;

• для перерахування підприємствами сум, які належать фізичним особам (заробітна плата та ін.), на їх рахунки, що відкриті в банках;

• для сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів або державних цільових фондів;

• в інших випадках.

У договорі про розрахунково-касове обслуговування банк і платник можуть передбачити можливість подання платником платіжного доручення в довільній формі, яка передбачається цим договором. Платіжні доручення в довільній формі застосовуються при розрахунках у разі: періодичного перерахування платником фіксованих сум одним і тим самим одержувачам коштів; перерахування підприємством заробітної плати, інших виплат на особисті рахунки одержувачів; інших випадків.

Якщо фізична особа не має рахунку в банку або розрахунки безпосередньо з фізичною особою чи підприємством через банк неможливі, то платник також може здійснювати розрахунки з ними через підприємство поштового зв'язку. Через підприємства поштового зв'язку здійснюються перекази:

• на ім'я окремих фізичних осіб – коштів, що належать їм особисто (аліменти, заробітна плата, витрати на відрядження тощо);

• підприємствам – коштів на виплату заробітної плати, для організованого набору працівників, заготівлі сільськогосподарської продукції тощо в тих населених пунктах, у яких немає банків.

Для перерахування коштів підприємству зв'язку платник подає до обслуговуючого банку платіжне доручення, в якому зазначає реквізити підприємства поштового зв'язку, з рахунку якого сплачуватимуться перекази їх одержувачам, та номери списків одержувачів коштів.

Платіжні вимоги-доручення можуть застосовуватися в розрахунках усіма учасниками безготівкових розрахунків. Платіжна вимога-доручення – розрахунковий документ, який складається з двох частин: верхньої – вимоги одержувача безпосередньо до платника про сплату визначеної суми коштів; нижньої – доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача. Верхня частина вимоги-доручення оформляється одержувачем коштів і передається безпосередньо платнику не менше ніж у двох примірниках. Доставку вимог-доручень до платника може здійснювати банк одержувача через банк платника на договірних умовах.

У разі згоди оплатити вимогу-доручення платник заповнює її нижню частину і подає до банку, що його обслуговує. Сума, яку платник погоджується сплатити одержувачу та зазначає в нижній частині вимоги-доручення, не може перевищувати суму, яку вимагає до сплати одержувач і яка зазначена у верхній частині вимоги-доручення.

Банк платника приймає вимогу-доручення від платника протягом 20 календарних днів з дати оформлення її одержувачем.

Розрахунки платіжними вимогами провадяться у разі здійснення примусового списання (стягнення) коштів з рахунків платників, відкритих у банках. Примусове списання (стягнення) коштів з рахунків платників дозволяється лише у випадках, установлених законами України, а саме: на підставі виконавчих документів, установлених законами України, визнаних претензій, а також на вимогу НБУ.

Розпорядження про примусове списання (стягнення) коштів стягувач оформляє на бланку платіжної вимоги не менше ніж у трьох примірниках. Банки виконують платіжні вимоги на примусове списання (стягнення) коштів з усіх рахунків підприємств (у тому числі поточних, депозитних, відкритих за рахунок цього підприємства для здійснення розрахунків за акредитивами).

Розрахунковий чек – розрахунковий документ, що містить письмове доручення власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту, в якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів. Банк-емітент – банк, що видав (чекову книжку) розрахунковий чек.

Розрахункові чеки використовуються у безготівкових розрахунках підприємств з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари (виконані роботи, надані послуги). Розрахункові чеки застосовуються тільки для безготівкових перерахувань з рахунку чекодавця на рахунок одержувача коштів і не підлягають сплаті готівкою. Вони брошуруються у чекові книжки по 10, 20,25 аркушів. Чекові книжки є бланками суворого обліку.

Для отримання чекової книжки підприємство подає до банку-емітента (той, що видає чекову книжку) заяву в одному примірнику, підписану особами, яким надане право підпису документів для здійснення розрахунково-грошових операцій, та засвідчену відбитком печатки.

У заяві та талоні до неї чекодавець ставить номер рахунку, з якого здійснюватиметься оплата чеків. Заява приймається банком протягом 30 календарних днів з дати її складання.

У разі потреби дозволяється одночасне надання підприємству за однією заявою кількох чекових книжок із зазначенням загальної суми ліміту за рахунок заброньованих чекодавцем коштів. На зворотному боці заяви чекодавець самостійно зазначає суму ліміту за кожною книжкою.

Разом із заявою на видачу чекової книжки чекодавець подає до банку-емітента доручення для перерахування коштів на аналітичний рахунок "Розрахунки чеками". Строк дії чекової книжки – один рік. Строк дії невикористаної чекової книжки може продовжуватися за погодженням з банком, про що він робить відповідну відмітку на обкладинці чекової книжки. Чекова книжка може видаватися для розрахунків з будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками.

Чеки заповнюються від руки чорнилом, кульковою ручкою або з використанням технічних засобів. Під час розрахунків за товари (роботи, послуги) у чеку зазначається назва отримувача, загальна назва товарів (виконаних робіт, наданих послуг), а також номер та дата рахунку, за оплату якого виписаний чек, та сума. Одночасно з виписуванням чека на його корінці вказується назва отримувача коштів, номери документів, що оплачуються, сума і залишок ліміту. Чеки підписує службова особа чекодавця, яка має право підпису. Чеки скріплюються відбитком печатки чекодавця. Будь-які виправлення в чеку не дозволяються.

Розрахунковий чек із чекової книжки пред'являється до оплати в банк чекодержателя протягом 10 календарних днів. Забороняється передавання чекової книжки її власником будь-якій іншій особі, а також підписання незаповнених бланків розрахункового чека і проставлення на них відбитка печатки юридичними особами.

Приймаючи розрахунковий чек до оплати за товари (роботи, послуги), чекодержатель перевіряє: правильність заповнення; відсутність виправлень; відповідність суми корінця чека сумі, зазначеній на самому чеку; строк дії; достатність залишку ліміту за чековою книжкою для оплати чека; наявність на ньому відбитка печатки банку. Після цього чекодержатель установлює особу пред'явника розрахункового чека за документом, що її посвідчує. Чекодержатель відриває (відрізає) розрахунковий чек від корінця, ставить на звороті чека та корінці календарний штемпель і підписує цей чек, а також робить відмітку у відомості про прийняті до оплати розрахункові чеки.

Розрахунковий чек, оформлений з порушенням вимог, до оплати не приймається.

Чекодержатель здає в банк розрахункові чеки разом з трьома примірниками реєстру чеків – якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкриті в одному банку, і в чотирьох примірниках – якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкриті в різних банках. Зробивши перевірку, банк-емітент на підставі першого примірника реєстру чеків списує кошти з рахунку чекодавця та перераховує їх на рахунок чекодержателя.

Невикористані розрахункові чеки після закінчення строку дії чекової книжки або використання ліміту підлягають поверненню до банку-емітента, який їх погашає. За бажанням клієнта банк може продовжити строк дії чекової книжки або клієнт може поповнити її ліміт у разі його використання.

Умови та порядок проведення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між бенефіціаром (особа, якій призначений платіж або на користь якої відкрито акредитив) і заявником акредитива.

Банк-емітент (банк, що відкрив акредитив) може відкривати такі види акредитивів:

• покритий – акредитив, для здійснення платежів за яким завчасно бронюються кошти платника в повній сумі;

• непокритий – акредитив, оплата за яким, у разі тимчасової відсутності коштів на рахунку платника, гарантується банком-емітентом за рахунок банківського кредиту.

Акредитив може бути відкличним або безвідкличним. Це зазначається на кожному акредитиві. У разі відсутності такої позначки акредитив вважається безвідкличним.

Відкличний акредитив може бути змінений або анульований банком-емітентом у будь-який час без попереднього повідомлення бенефіціара. Усі розпорядження про зміни умов відкличного акредитива або його анулювання заявник може надати бенефіціару тільки через банк-емітент, який повідомляє виконуючий банк, а останній - бенефіціара. Виконуючий банк не має права приймати розпорядження безпосередньо від заявника акредитива (за винятком, якщо банк-емітент є виконуючим банком).

Безвідкличний акредитив – це акредитив, який може бути анульований або умови якого можуть бути змінені тільки за згодою на це бенефіціара, на користь якого він був відкритий, і банку-емітента. Безвідкличний акредитив – це тверде зобов'язання банку-емітента сплатити кошти в порядку та в строки, визначені умовами акредитива, якщо документи, що передбачені ним, подано до банку, зазначеному в акредитиві, або банку-емітенту та дотримані строки та умови акредитива.

Для відкриття акредитива підприємство подає до банку заяву на акредитив не менше ніж у трьох примірниках, та в разі відкриття покритого акредитива – відповідні платіжні доручення на перерахування коштів для бронювання їх у виконуючому банку. Виконуючий банк – банк, який за дорученням банку-емітента здійснює платіж проти документів визначених в акредитиві. Виконуючий банк залежно від операції за акредитивом також може бути авізуючим банком. Авізуючий банк – банк, який за дорученням банку-емітента авізує (сповіщає) акредитив бенефіціару без будь-якої відповідальності за його оплату. Реквізити, що передбачені формою заяви на акредитив, є обов'язковими (крім реквізиту "Додаткові умови") і тому в разі відсутності одного з них акредитив не відкривається і заява повертається заявнику без виконання.

Акредитив вважається відкритим після того, як бенефіціару надіслано повідомлення про відкриття та умови акредитиву.

У разі відкриття покритого та непокритого акредитиву підприємство подає заяву, як правило, у чотирьох примірниках.

Після відвантаження продукції (виконання робіт, надання послуг) бенефіціар подає виконуючому банку потрібні документи, що передбачені умовами акредитива, разом з реєстром документів за акредитивом. Реєстр документів за акредитивом складається у чотирьох примірниках. Виконуючий банк ретельно перевіряє подані бенефіціаром документи щодо дотримання всіх умов акредитива і в разі порушення хоча б однієї з умов не проводить виплати за акредитивом.

Банки мають здійснювати контроль за строком дії акредитива, який зазначений у заяві. У день закінчення строку дії акредитива, невикористані кошти, які заброньовані у виконуючому банку, перераховуються за меморіальним ордером в банк-емітент на рахунок, з якого вони надійшли.

До розрахунків, що здійснюються як залік взаємної заборгованості платників, належать розрахунки, за якими взаємні зобов'язання боржників і кредиторів погашаються в рівнозначних сумах, і лише за їх різницею здійснюються платіж на загальних підставах. Ці розрахунки можуть здійснюватися шляхом зарахування зобов'язань між двома платниками або групою платників.

Підприємства, що мають господарські зв'язки за поставками товарів (виконаними роботами, наданими послугами), можуть здійснювати розрахунки періодично за сальдо зустрічних вимог.

У договорах між підприємствами передбачаються періодичність звіряння взаємної заборгованості зі складанням відповідного акта, строки та платіжні інструменти, із застосуванням яких здійснюватимуться розрахунки. Після складання акта звіряння взаємної заборгованості та сторона, на користь якої склалося кредитове сальдо взаємозобов'язань, виписує розрахунковий документ (платіжне доручення, вимогу-доручення) або оформляє вексель.

Для оперативного ведення підприємством своїх рахунків у банку та обміну технологічною інформацією підприємства можуть застосовувати систему "клієнт-банк". Розрахункові документи в електронному вигляді, що подаються клієнтом у банк, мають відповідати формату платіжних документів системи електронних платежів НБУ. Юридичною підставою для роботи підприємства за допомогою системи "клієнт-банк" і оброблення банком його розрахункових документів в електронному вигляді є окремий договір між ним і банком.

Більш перспективною формою безготівкових рахунків в Україні можуть стати розрахунки за допомогою пластикових карток.

Для юридичних осіб випускаються корпоративні картки, призначені для оплати витрат підприємства його працівниками (для розрахунків за товари (роботи, послуги), для оплати витрат по відрядженню та представницьких витрат.)

Корпоративна картка може бути:

• дебетна (дебетова) – надає можливість здійснювати операції в межах залишку коштів на картковому рахунку (наприклад, VISA Electron);

• кредитна – надає можливість здійснювати операції як за рахунок залишку коштів на картковому рахунку, так і в межах встановленого ліміту овердрафту за рахунком (наприклад, VISA Classic, VISA Gold).

Корпоративні картки не застосовуються для виплати заробітної плати, інших виплат соціального характеру, а також для оплати в іноземній валюті договорів (контрактів).

Корпоративну картку можна використати на цілі:

• одержання готівки у валюті України для здійснення розрахунків, пов'язаних з виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження у межах України;

• здійснення розрахунків у безготівковій формі у валюті України, пов'язаних зі статутною і господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України;

• одержання готівкової іноземної валюти за межами України для оплати витрат на відрядження;

• здійснення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України, пов'язаних з витратами на відрядження і витратами представницького характеру.

Для одержання корпоративної платіжної картки представник юридичної особи пред'являє паспорт або документ, що його замінює, і доручення на одержання ТМЦ, видане власником картрахунка – юридичною особою. Одночасно з карткою держателю вручають конверт з ПІН-кодом.

При видачі корпоративної картки співробітнику підприємству доцільно укласти з ним договір про відповідальність за витрачання коштів на картрахунку, її втрату або розголошення ПІН-коду, відшкодування сум, використаних понад надані у звіті, збитків, зазнаних через невиконання або неналежне виконання зобов'язань.

Держателями корпоративних карток можуть бути повнолітні дієздатні фізичні особи, які перебувають у трудових відносинах з юридичною особою - власником спеціального карткового рахунка. Кошти, які списані з картрахунка юридичної особи, вважаються виданими під звіт держателю платіжної картки. Використання коштів повинно бути підтверджене відповідними звітними документами. Контроль за цільовим використанням коштів з корпоративного картрахунка здійснюється власниками цих рахунків.

Перед тим як скористатися рахунком, на нього потрібно внести кошти. Поповнення картрахунка здійснюється його власником з поточного рахунка безготівковим шляхом у національній або іноземній валюті залежно від того, в якій валюті відкритий картрахунок. А також за рахунок готівки, що вноситься до каси банку-емітента, поверненої довіреною особою - держателем картки до каси підприємства як невикористаної або відшкодованої за кошти, використані понад встановлені норми витрат.

Видаткові операції як в готівковій, так і безготівковій формі за картрахунком провадяться тільки за допомогою платіжної картки. Щоб зняти готівку, можна скористатися банкоматом або звернутися до каси банку. При безготівковій формі картка пропускається через торговий термінал. Підтверджуючими документами таких операцій є сліп, квитанція платіжного термінала, чек касового апарата, чек банкомата. Ці документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• ідентифікатор банку або торговця чи інші реквізити, які надають можливість його ідентифікувати;

• дату здійснення операції;

• суму і валюту операції;

• реквізити платіжної картки;

• код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію у платіжній системі;

• номер банкомата – у чеку банкомата;

• вид операції (покупка, повернення) – у сліпі або квитанції платіжного термінала торговця;

• підпис касира (якщо це передбачено правилами платіжної системи) – у сліпі або квитанції платіжного термінала банку або торговця;

• підпис держателя платіжної картки – у сліпі або квитанції платіжного термінала банку або торговця.

Довірені особи підприємства, які одержали готівку з карткового рахунка з використанням корпоративної картки, використовують її за цільовим призначенням без оприбуткування в касі підприємства. Обмеження за розрахунками готівкою у сумі 10000 грн. протягом одного дня з одним підприємством (підприємцем) стосується і готівки, одержаної за корпоративними картками.

Документи, що підтверджують витрачання коштів повинні зберігатися і після відрядження здаватися до бухгалтерії підприємства разом з авансовим звітом у строки і порядку, що встановлені для підзвітних осіб.

Операції, що здійснюються на території України держателями платіжних карток, проводяться тільки у валюті України. Зняти за корпоративною карткою іноземну валюту з валютного картрахунка можна тільки у касах банку-емітента картки.

Один раз на місяць банк-емітент картки надає звіт про проведені операції і стан картрахунка (виписку про рух за рахунком) власникам рахунків. У звіті зазначається номер власника спеціального карткового рахунка і всі операції, які здійснювалися за ним протягом визначеного періоду – розрахункового циклу.

Підприємства також можуть використовувати платіжні картки для оплати праці своїх працівників ("зарплатні" картки). Слід відзначити, що власником такої картки є сам працівник, а не його роботодавець. Однак ініціатором подібної форми розрахунків виступає підприємство. Воно, як правило, оплачує послуги банку по виготовленню карток і обслуговуванню операцій з ними.

Банк приймає до виконання від платника доручення тільки в межах фактичних на його рахунку коштів.