2.2. Облік касових операцій

2.2.1. Основні правила ведення касових операцій

Всі підприємства незалежно від форм власності зобов'язані зберігати вільні кошти на рахунках у банках. У касі підприємства зберігають готівку лише в межах встановленого ліміту. Ліміти залишку готівки в касі – це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. Для встановлення загального ліміту каси, строків та порядку здавання готівкової виручки, підприємство подає до установи банку заявку-розрахунок з підписом керівника і головного бухгалтера підприємства і скріплену печаткою у двох примірниках. Дана заявка-розрахунок є невід'ємною частиною договору на розрахунково-касове обслуговування і оформляється як додаток до договору. Перегляд ліміту каси може здійснюватися як за ініціативою підприємства – при наявності обґрунтованих причин (зміни розмірів касових оборотів, режиму функціонування, умов здавання виручки тощо), так із ініціативи банку, який установив загальний ліміт каси.

Ліміт каси для кожного підприємства визначається установами банків з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, обсягу касових оборотів, наявності домовленості підприємства з установою банку на інкасацію та здавання готівкової виручки у вечірню касу банку тощо. Ліміт каси підприємствам установлюється установами банків за погодженням із керівниками підприємств на підставі розрахунку середньоденного надходження готівкової виручки або середньоденної видачі готівки.

Селянські (фермерські) господарства самостійно визначають розмір готівки, що постійно перебуває в їх касах, повідомляючи про нього обслуговуючим установам банків.

Установи банку з урахуванням специфіки виробництва та переробки сільськогосподарської продукції можуть за пропозицією сільськогосподарських товаровиробників різних організаційно-правових форм і переробних підприємств установлювати (переглядати) їм ліміт каси на період заготівлі та переробки сільськогосподарської продукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів за будь-які три місяці сезону виробництва (переробки) сільськогосподарської продукції попереднього року.

Понад встановлений ліміт в касі готівка може зберігатися тільки в дні виплати заробітної плати, заохочень, усіх видів допомог, компенсацій, стипендій – протягом 5 робочих днів, включаючи день одержання грошей в банку. Готівка, одержана у банку і не використана за призначенням, вільному розпорядженню не підлягає. Її необхідно або повернути до банку, або, залишаючи в межах встановленого ліміту в касі, направити на потреби, на які вона одержувалась. На осіб, які витратили гроші не за цільовим призначенням, накладається штраф у розмірі витраченої не за адресою готівки.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. Особи, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми не пізніше:

• за відрядженнями – 3 робочих днів після повернення з відрядження;

• на закупівлю сільськогосподарської продукції – 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

• на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі її під звіт.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видано готівку на відрядження та кошти для вирішення в цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (в тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй передбачена для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

Готівка, що видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси підприємства наступного дня після закінчення зазначених строків включається до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Здобута в результаті розрахунків сума порівнюється із встановленим лімітом залишку готівки в касі. На суму перевищення ліміту застосовуються фінансові санкції.

Основні правила ведення касових операцій на підприємствах визначені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджене постановою Правління НБУ №72 від 19.02.2001р. зі змінами та доповненнями.

На підприємствах для проведення розрахунків готівкою виділяється каса. Каса – це приміщення або місце, здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів. Особливих вимог до приміщення каси не пред'являється. Однак, на великих підприємствах з метою збереженості грошей і цінностей для каси відводиться ізольоване приміщення, яке спеціально обладнане. Каса повинна мати віконце для проведення операцій з клієнтами та працівниками, бути обладнаною охоронно-пожежною сигналізацією. Двері в приміщення під час проведення грошових операцій повинні бути зачинені з внутрішньої сторони. Доступ у касу особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється .

Вся готівка і цінні папери на підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, сейфах, які після закінчення роботи закривають ключем і опечатують печаткою. Ключі від металевих шафів і печатки зберігаються в касира, а дублікати в опечатаних касиром пакетах – у керівника підприємства. Зберігання в касі готівки й інших цінностей, які не належать підприємству, заборонено.

Перед відкриттям каси і металевих шафів касир зобов'язаний оглянути їх, впевнитися в справності сигналізації і, якщо помічено будь-які пошкодження, зобов'язаний сповістити про це керівництво підприємства, а воно у свою чергу – в органи внутрішніх справ і забезпечити охорону каси до появи працівників міліції.

За схоронність грошей і правильний облік готівки відповідальність несе касир, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Касир не має права передовіряти будь-кому свої обов'язки. У випадку необхідності тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладаються на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником заключається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира. Якщо касир несподівано залишив роботу (внаслідок хвороби і т.ін.), цінності, які знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, кому вони передаються, в присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або в присутності комісії у складі осіб, яких призначено керівником. Про результати перерахунку і передачі коштів та інших цінностей складається акт за підписами вказаних осіб. Якщо згідно штатного розкладу ця посада не передбачена, функції касира можуть бути покладені на головного бухгалтера або будь-якого працівника за письмовим розпорядженням керівника підприємства.

Керівникам підприємств при прийманні на роботу осіб на посаду касира рекомендується звертатися в органи внутрішніх справ та медичні заклади для одержання відомостей про цих осіб. Слід мати на увазі, що до виконання зазначених робіт не допускаються особи, які раніше притягалися до кримінальної відповідальності за зловмисні злочини, судимість у яких не погашена чи не знята в установленому порядку, особи з хронічними психічними захворюваннями та ті, що систематично порушують громадський порядок або зловживають спиртними напоями.

Керівник підприємства повинен обладнати касу, забезпечити касира транспортним засобом та охороною при транспортуванні грошей із банку або їх здачі. При транспортуванні грошових коштів касиру, супровідним його особам і водію транспортного засобу забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів, що перевозяться; допускати в салон транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки грошей; їхати попутним або громадським транспортом; відвідувати магазини, ринки та інші подібні місця; виконувати доручення, не пов'язані з транспортуванням коштів, та будь-яким іншим способом відволікатись від доставки грошей за призначенням.